Stap 1: Eerst uitzoeken, dan pas digitaliseren
In een ideale wereld zou elk stukje informatie dat HR aanraakt digitaal zijn. Maar wist u dat 63% van de HR-professionals personeelsgegevens nog steeds op papier bewaart?
Digitale transformatie betekent niet dat u meteen al uw papieren informatie moet gaan scannen.
Voor een stevig digitaal fundament van uw HR-afdeling, raden we u aan om te beginnen met bepalen wat u moet bewaren, opslaan en vernietigen. Dit bespaart uw team op de lange termijn tijd en geld.
Omdat HR-teams met gevoelige werknemersinformatie werken, worden er op die afdelingen regelmatig informatie-audits uitgevoerd. In 34% van de gevallen één keer per jaar, 22% laat één audit per kwartaal uitvoeren. Zonder een digitale manier om informatie te beheren, kosten deze routinecontroles veel tijd. En hoe groter de organisatie, hoe meer tijd medewerkers kwijt zijn aan het voorbereiden op elke audit. Van de HR-professionals die we hebben ondervraagd, gelooft 65% dat het invoeren van digitaal informatiebeheer het auditproces zal vereenvoudigen.
Door oude HR-dossiers te ordenen, verlopen de audits en workflows straks veel soepeler.
Stap 2: Alles gesorteerd? Scannen maar
Wanneer de overbodige informatie veilig is weggegooid en de belangrijke documenten klaar zijn om gescand te worden, begint het echte werk. Door te digitaliseren wat nodig is, hoort u bij 67% van de HR-professionals die een verbeterd zicht op personeelsgegevens ervaart.
Dat verbeterde inzicht in HR-dossiers helpt om de gevoelige informatie van werknemers beter te beschermen. En wanneer die gegevens veilig zijn, vindt 49% van de HR-professionals het veel eenvoudiger om werknemers op afstand te ondersteunen.
Met digitale personeelsdossiers krijgt de productiviteit van HR-professionals een boost. Ze hoeven namelijk geen oude archiefkasten meer door te spitten of naar een kantoor aan de andere kant van de stad te rijden om een bepaald document te vinden. Bovendien komt er door het elimineren van papieren documenten ook ruimte vrij op kantoor.
Stap 3: De juiste digitale opslag kiezen
Alle documenten waarvan een digitaal bestand nodig is, zijn gescand. Maar hoe gaat u de digitale dossiers opslaan?
Welke vorm van digitale opslag slim is voor een ander, is misschien niet goed voor úw organisatie. Het hangt af van uw branche. Misschien vereist uw branche bijvoorbeeld zeer strenge beveiliging of een strikt bewaarbeleid. Maar liefst 69% van de HR-professionals zegt dat hun personeelsgegevens beter beveiligd zouden kunnen worden. Gezien de hoeveelheid papieren HR-dossiers is dit niet verrassend.
Het is van cruciaal belang om de gevoelige informatie van werknemers goed op te slaan en zo te beschermen. Dit zijn de opslagmogelijkheden:
- Op uw locatie
- Een colocatie-datacenter (extern)
- In de cloud
- Archiefopslag
We raden u aan om de belangrijke personeels- en bedrijfsdocumenten op te slaan in een veilig platform voor informatiebeheer, met specifieke toegangsrechten voor collega’s wereldwijd. Zo heeft u een centrale en beveiligde digitale opslag, oftewel één bron van waarheid voor personeelsgegevens. Deze opslag is te integreren met standaard bedrijfsapplicaties en maakt het mogelijk om processen te automatiseren.
Stap 4: Minder handwerk dankzij HR-automatisering
Goed bezig! U bent al flink op weg, maar de echte transformatie begint nu pas: automatiseren. Want zonder geautomatiseerde workflows en processen gaat er nog te veel tijd verloren.
Door documentgerichte taken te automatiseren zijn er minder handmatige processen nodig. Zo vindt 77% van de respondenten uit ons onderzoek dat meer tijd en efficiëntere processen voor HR de belangrijkste voordelen zijn van het invoeren van technologie.
Met een automatiseringssysteem voor uw gedigitaliseerde HR-dossiers kunt u makkelijker bewaartermijnen en het bewaarbeleid hanteren. Uit ons onderzoek blijkt dat 66% van de HR-professionals regels heeft voor het bewaren van personeelsgegevens. Slechts 55% vindt dat HR de gevoelige gegevens op tijd verwijdert. Maar 68% van de HR-professionals zegt dat informatietechnologie, zoals automatisering, helpt om aan de regelgeving te voldoen. Bedenk maar eens hoe vaak wetten en regels veranderen en wat HR-professionals allemaal moeten updaten om ervoor te zorgen dat uw organisatie aan de regels blijft voldoen. Automatisering kan dat werk uit handen nemen.
Dus als u uw informatiebeheer echt wilt verbeteren, is automatiseren een noodzaak.
Stap 5: Informatie is macht, dus grijp die macht
Er is nog één stap te gaan in de digitale transformatie van uw HR-dossiers.
Want ook al heeft u een aantal alledaagse processen geautomatiseerd, de technologie heeft u nog meer te bieden. Zo zegt 57% van de HR-professionals dat technologie helpt om trends in personeelsgegevens te ontdekken en zo beslissingen te beïnvloeden. Onze laatste stap is dan ook: analyses doen voor extra inzichten.
Dankzij analytics in uw informatiebeheer kan uw HR-team makkelijker zien wat wel en niet werkt, en u helpen beslissen waar de organisatie zich op moet richten. Wij geloven, net als 50% van de HR-professionals, dat dit soort informatietechnologie u helpt om de totale kosten voor uw organisatie te verlagen.
Door deze vijf stappen van digitale transformatie te doorlopen met een partner die u in alle fases ondersteunt, kan uw HR-team sneller veranderingen doorvoeren en het werk stroomlijnen. Gaat u met meerdere leveranciers samenwerken dan loopt u het risico om te vervallen in oude patronen vol verspreide stukken informatie. Door één partner te kiezen voor dit hele digitale transformatieproces, weet u zeker dat uw HR-team alle relevante informatie kan beheren en inzien in één centrale bron van waarheid.
Benieuwd hoe we u kunnen helpen? Lees meer over onze SaaS-oplossing Iron Mountain Human Resources.
