Efficiënter werken dankzij HR-automatisering
Op iedere Human Resources-afdeling
wemelt het van de documenten.
Onboarding, verlofaanvragen,
administratie van secundaire
arbeidsvoorwaarden, beoordelingen,
onkostenvergoedingen: HR verwerkt
het allemaal. Een grote organisatie
heeft vaak aparte groepen die
zich bezighouden met bepaalde
onderdelen van de HR-administratie.
De detailhandelaar in deze klantcase
merkte dat die groepen in de loop der
tijd elk hun eigen manier van werken
hadden ontwikkeld. Het HR-team wist
precies wat de afdeling nodig had:
- Efficiënte manier van werken
- Centrale toegang tot alle
HR-documenten
- Werkwijzen gelijktrekken
en automatiseren
- Continue technische
ondersteuning
- Een vlotte overstap
voor medewerkers
Het aanpakken van de verschillende
werkwijzen en het stroomlijnen
van HR-processen was een van de
belangrijkste doelen. Alle informatie
moest ook centraal beschikbaar
worden, want de HR-documenten waren verspreid over verschillende
groepen en harde schijven.
HR-documenten bevatten een schat
aan persoonlijk identificeerbare
informatie. Maar omdat de informatie
verspreid was over meerdere
plekken, was het lastig om alle
persoonsgegevens te traceren en
beschermen. Het kostte te veel tijd
om documenten te vinden en het
bewaarbeleid hanteren was moeilijk.
Het handmatige proces was zo
omslachtig en foutgevoelig, dat een
nieuwe centrale opslag van cruciaal
belang was.
De juiste tool voor HR-taken
Het is nooit makkelijk om op
een hele nieuwe manier te gaan
werken. Daarom wilde het bedrijf
een platform met een hoog niveau
support. Hun eigen IT-personeel
had het al druk met andere interne
projecten. Daarnaast wilden ze
ook profiteren van beschikbare
automatiseringstechnologieën.
Om de investering in het herzien van
de hele afdeling de moeite waard te
maken, wilde de organisatie zeker
weten dat ze het nieuwe platform
konden aanpassen aan de complexiteit
van hun eigen HR-teams. De SaaSoplossing Iron Mountain Human
Resources voldeed aan al hun eisen.
Samen naar een oplossing op maat
Een nieuwe oplossing kiezen is de
eerste stap, maar het moeilijkste
deel is het implementeren van die
oplossing. Die implementatiestrijd
komt vaak doordat er maar weinig
tijd is om een hele afdeling te
herstructureren volgens een
totaal nieuw systeem. In dit geval
werden veel van de zorgen over
een nieuw systeem vermeden,
omdat het platform aan te
passen was aan de specifieke
behoeften van de organisatie.
Maar om de ideale oplossing op maat
uit te werken moet elke organisatie
wel een collega aanwijzen die
samenwerkt met een Iron Mountainsolutions architect. De interne expert
moet goed bekend zijn met het
oude systeem en de gebruikers, het
potentieel van de software herkennen
en snappen hoe het nieuwe systeem
moet werken. Zo halen we samen
het maximale uit het platform.
De interne expert van de retailer en
het Iron Mountain-team creëerden
samen een op maat gemaakt
platform. De HR-medewerkers kregen
veel tijd om vertrouwd te raken met
het systeem voordat het live ging.
Dankzij de aanpassingen en een lange
trainingsperiode verliep de overgang
naar de nieuwe oplossing soepel.
Meer tijd voor mensen
De retailer in deze case liet een
verouderd, handmatig systeem achter
zich en stapte over op een efficiënter,
moderner platform waarmee
iedereen digitaal kan werken.
De statistieken en analyses in het
dashboard geven de afdeling nu
veel meer inzichten. De processen
zijn gestroomlijnd en voor de
hele afdeling gelijkgetrokken.
HR-documenten zijn nu centraal
en digitaal opgeslagen, zodat ze
makkelijker te vinden en beheren
zijn. De marge voor menselijke
fouten is aanzienlijk verkleind. Er zijn
ook beveiligingen ingebouwd zodat
wanneer er toch fouten worden
gemaakt, problemen meteen worden
gemarkeerd en gecorrigeerd.
Voortaan kunnen HR-medewerkers
zich op de mensen focussen in
plaats van op het papierwerk.
