UWV versterkt dienstverlening met tijdige en meer accurate informatieverstrekking

Sector

Overheid

Uitdaging

Het UWV zocht een kosteneffectieve manier om interne en externe documentarchivering te bundelen, zonder concessies aan strenge privacy- en andere regelgeving.

Oplossing

Iron Mountain® archiefbeheerdiensten met onder meer prioritering, verzameling, indexering, verpakking, veilige externe opslag en opvraag van documenten.

Waarde

• Snellere afhandeling van uitkeringsaanvragen en betalingen.
• 20% tot 30% kostenbesparing.
• Archivarissen herplaatst naar meer bevredigende functies.
• Beter zicht op aflopende bewaartermijnen.
• Continuïteit van governance en compliance geborgd.

Mensen weer op weg helpen

Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) werkt nauw samen met gemeenten, werkgevers en andere organisaties om mensen aan werk te helpen en ze minder afhankelijk van uitkeringen te maken. De 22.000 medewerkers spannen zich in om werkzoekenden te ondersteunen met (re)integratie- en omscholingsprogramma’s.

Efficiënt dossierbeheer is cruciaal om die doelen te bereiken. Het UWV verwerkt jaarlijks miljoenen gevoelige documenten met informatie over arbeidsverleden, gezondheidsstatus, eerdere aanvragen, sociale uitkeringen en andere zaken.

Integratie van fysieke en digitale dossiers

Met succesvolle scanprojecten heeft het UWV het afgelopen jaar 2,5 miljoen documenten gedigitaliseerd.

Toch is de instelling wettelijk verplicht ook tal van fysieke documenten te bewaren, en in de praktijk van alledag is papierloos werken lang niet altijd haalbaar. Voorheen werden die papieren dossiers verdeeld over verschillende UWV-locaties en gebouwen van externe opslagpartners. Dat bemoeilijkte en vertraagde de opvraag en raadpleging van die documenten.

Met het oog op groeiende papierhoeveelheden en snel afnemende opslagruimte besloot het UWV een aanbesteding uit te schrijven. Het voorstel van Iron Mountain® werd als beste beoordeeld.

Jennifer Kortzorg, Contract- en Leveranciers Manager van het UWV, licht toe: “Iron Mountain heeft een uitstekende reputatie, en scoorde het hoogst op de kritische criteria, zoals kwaliteit, prijs en compliance- en beveiligingscertificeringen. Ook de daaropvolgende bijeenkomsten verliepen positief, waarbij duidelijk werd dat hun mensen goed luisteren en begrijpen wat we nodig hebben.”