Iron Mountain® Workflow Automation™

Hoe slim ze digitaal gezien ook bezig zijn, voor terugkerende taken vallen veel organisaties toch terug op e-mail. Maar e-mailbeheer kost veel tijd én er mist overzicht van informatie en uitgevoerde acties. Door de ongecontroleerde activiteiten voldoet het bedrijf vaak niet meer aan de externe regelgeving. Bovendien hebben omslachtige processen een negatieve invloed op de productiviteit en de klantervaring. Een gerenommeerde bank in Centraal-Europa vond het tijd voor verandering.

Waarborg uw gegevensbeveiliging en compliance

Een grote bank in Centraal-Europa werkte al samen met Iron Mountain voor archiefbeheer, het scannen van documenten en de opslag van back-up tapes en harde schijven.

Maar medewerkers waren nog enorm veel tijd kwijt aan het beheren van e-mails van klanten en collega’s, waarin allerlei informatie zat verstopt. Daardoor verliepen het afhandelen van schadeclaims, het regelen van reizen en evenementen en het beheren van output van bestuursvergaderingen erg moeizaam. En zonder centraal beheersysteem voor al deze taken werden vervolgacties en deadlines gemist.

Dat is waar Iron Mountain® Workflow Automation™ om de hoek kwam kijken. De oplossing is eenvoudig uit te breiden en omvat momenteel 22 workflows, 29 documenttypen en 660 metadata-indexen.

Voortaan worden binnenkomende e-mails bij de bank snel gelogd en als taak toegewezen binnen strakke digitale workflows. De verantwoordelijken krijgen regelmatig automatisch een seintje en kunnen indien nodig digitale handtekeningen invoeren. Bovendien voldoet Workflow Automation aan de strenge eisen van de bank op het gebied van gegevensbeveiliging en compliance.