Met hulp van de Project Governance Specialist van Iron Mountain stelde Mentor
Medical een werkomschrijving op voor de projectactiviteiten, tijdpaden en de
deliverables. Dat leidde tot een eerste pilot voor het scannen van 20 dozen met
productiedossiers. Sjaco Baas geeft aan: “Die pilot was erg leerzaam en stelde ons in
staat een uitgebreide werkinstructie van 35 bladzijden te ontwikkelen.”
Daarop volgde een tweede pilot. Hierbij werden met succes 50.000 dossierpagina’s
gescand, waarmee de werkinstructie zijn waarde bewees. Vervolgens werd een
voortgangsovereenkomst gesloten, waarbij Mentor Medical een audit uitvoerde in het
scancentrum van Iron Mountain.
“Het locatiebezoek hielp ons om het proces te visualiseren en de
beveiligingsvoorzieningen van Iron Mountain met eigen ogen te beoordelen,”
aldus Sjaco Baas.
Stap naar grootschalige digitalisering
Nu was aangetoond dat de procedure werkte en de bestandsstructuur was opgezet
kon Iron Mountain overgaan tot grootschalige digitalisering van het dossierarchief
van Mentor Medical. In luttele maanden produceerde Iron Mountain meer dan 1,6
miljoen PDF-beelden, die Mentor Medical via een beveiligde portal in het eigen
documentbeheersysteem kan downloaden.
Nu de catalogus van oudere dossiers volledig gedigitaliseerd is, worden voortdurend
nieuwe batchdossiers samengesteld en opgestuurd om te worden gescand. Iron
Mountain haalt maandelijks gemiddeld 20 dozen met dossiers op, die binnen tien
dagen worden omgezet naar zo’n 50.000 PDF-afbeeldingen en in de portal worden
geplaatst. Na het scannen worden de originele papieren dossiers gearchiveerd, zodat
ze altijd nog kunnen worden opgevraagd, mocht dat in het kader van bijvoorbeeld
een juridisch onderzoek noodzakelijk zijn.
“Nu al onze productiedossiers gedigitaliseerd zijn, hebben we binnen enkele
seconden werkkopieën beschikbaar, waar dat voorheen enkele dagen duurde,” zegt
Sjaco Baas. “Dat betekent dat we nu veel effectiever en efficiënter kunnen werken.”
Sterke zakelijke relatie
De samenwerking tussen Mentor Medical en Iron Mountain blijft zich verder
ontwikkelen. Zo bood Iron Mountain het bedrijf onlangs ondersteuning bij de sluiting
van een productielocatie op Mauritius; Iron Mountain catalogiseerde en vervoerde
rond 33.000 dozen met archiefstukken voor opslag in Nederland.
“Iron Mountain levert prima werk en we hebben een uitstekende relatie,” besluit
Sjaco Baas. “De kwaliteit en nauwkeurigheid van de scans is voortreffelijk. Dit project
is een geweldig voorbeeld van de manier waarop we onze samenwerking uitbouwen.”
Mentor Medical stelt zich ten doel mensen te helpen hun eigenwaarde en
zelfvertrouwen te herstellen en te behouden, zodat ze een gelukkiger leven kunnen
leiden. Iron Mountain is er trots op Mentor Medical te kunnen helpen daarbij de
hoogste kwaliteitsnormen te realiseren.
