Digital Mail-oplossing van Iron Mountain

De zakelijke uitdaging

Alle inkomende post, zowel fysiek als digitaal, vormt een cruciale asset voor uw organisatie. Post omvat alles van facturen en juridische belastingdocumenten tot klant- en medewerkersdossiers. Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van inkomende post werken vaak verspreid over verschillende locaties en hebben behoefte aan veilige, snelle toegang.

Intern opgezette en ondersteunde postkamers kunnen aanzienlijke overheadkosten met zich meebrengen, het risico op fouten vergroten en kwetsbaarheden creëren die leiden tot datalekken. Deze handmatige processen kunnen ook de bezorging vertragen van tijdgevoelige documenten, zoals juridische en fiscale mededelingen. En dit kan leiden tot financiële verliezen en klantrelaties schaden. Wanneer waardevolle gegevens niet kunnen worden ontsloten en benut, blijven bruikbare inzichten uit die nodig zijn om belangrijke operationele processen te optimaliseren. Hierdoor worden essentiële processen vertraagd, zoals het goedkeuren van hypotheken, het verwerken van verzekeringsclaims en het verwerken van betalingen per cheque. De verwerking van fysieke documenten vergroot ook het risico op het openbaar maken van gevoelige informatie. Uiteindelijk maken deze uitdagingen een fundamentele zwakte zichtbaar: een afhankelijkheid van verouderde systemen die niet kunnen meegroeien en daardoor niet kunnen voldoen aan de eisen van een moderne, groeiende organisatie.

Het kan ook anders

• Zet inkomende post om in gedigitaliseerde, bruikbare assets. Zo blijft u voldoen aan de beveiligingsnormen en regelgeving van je organisatie en de sector, ook bij het verwerken van gevoelige informatie.
• Verlaag de tijd, moeite, kosten en fouten bij het handmatig sorteren en bezorgen van post aanzienlijk door de inkomende post op intelligente wijze te automatiseren en deze door te sturen naar personen en afdelingen op basis van bedrijfsregels en klantbehoeften.
• Minimaliseer uw kapitaaluitgaven (CapEx) en de totale eigendomskosten via een veilig, gecentraliseerd, AI-gestuurd platform dat aan de branchevoorschriften voldoet. Via dit platform worden postprocessen en de daaropvolgende workflows gedigitaliseerd, opgeslagen, geautomatiseerd en bijgehouden, waardoor u operationele inzichten verkrijgt en de efficiëntie verhoogt.

Digital Mail-oplossing van Iron Mountain

De Digital Mail-oplossing van Iron Mountain biedt een veilige, uitgebreide end-to-end-oplossing voor posttransformatie, waarbij de volledige levenscyclus van post tot en met de uiteindelijke afhandeling wordt gestroomlijnd. Deze gecentraliseerde SaaS-oplossing (Software-as-a-Service) pakt de inefficiënties van postafhankelijke processen aan door inkomende post om te zetten in bruikbare digitale assets en documentgerichte workflows te automatiseren. Het systeem maakt gebruik van intelligente documentverwerking op basis van AI om waardevolle gegevens te extraheren en doorstuurprocessen te automatiseren.

Zo kunnen organisaties hun activiteiten stroomlijnen, cruciale acties (zoals hypotheekgoedkeuringen en claimafhandelingen) versnellen en essentiële bedrijfsinformatie verkrijgen.

Met de Digital Mail-oplossing kunt u:

• Veilige toegang tot post bieden met een controleerbare beheerketen: Onze gescreende scanexperts en infrastructuur zetten uw inkomende fysieke post om naar digitale vorm via ons uitgebreide netwerk van internationale beeldverwerkingscentra. Beheer uw post binnen de chain of custody van Iron Mountain en zorgen voor volledige traceerbaarheid van de post, vanaf de eerste ophaling tot de ontvangst door de beoogde ontvanger in de Digital Mail-oplossing. Na digitalisering zijn er afhandelingsopties beschikbaar die aansluiten op het beleid van uw organisatie, zoals terugzending, opslag of veilige vernietiging. Iron Mountain InSight, een intelligent contentplatform, biedt veilige, 24/7 rolgebaseerde toegang tot uw gedigitaliseerde post, waardoor efficiënte opslag, zoeken en ophalen mogelijk zijn.
• Documentgerichte workflows versnellen met AI: Met behulp van intelligente documentverwerking identificeert en classificeert de Digital Mail-oplossing van Iron Mountain documenttypes en extraheert belangrijke metagegevens. Deze inzichten vormen de basis voor intelligente doorstuurregels, die naadloos aansluiten op uw beleidsregels voor postverwerking. Dit maakt een nauwkeurige, geautomatiseerde toewijzing aan de juiste persoon, het juiste team of de juiste workflow mogelijk. Om handmatige handelingen verder te beperken, leren onze AI-agenten voor het doorsturen van post van eerdere menselijke beslissingen. Zo verfijnen ze de geautomatiseerde regels voor het afhandelen van uitzonderingen, waardoor ze vergelijkbare doorstuurscenario's zelfstandig kunnen beheren.
• Post naadloos integreren in bedrijfsprocessen via koppelingen met uw bedrijfssystemen (bijvoorbeeld ERP, CRM, enz.): Naast de standaardverwerking van zakelijke post bieden we oplossingen voor afdelings- en branchespecifieke workflows, zoals facturering, cheque- en claimverwerking, validatie na het afsluiten van hypotheken en ondersteuning bij het afsluiten van leningen. Zo worden cruciale processen geautomatiseerd en financiële transacties versneld, waaronder het storting van cheques en het bijhouden van het grootboek.

We kunnen ook een oplossing op maat ontwerpen die voldoet aan de unieke eisen van uw organisatie, of u nu beleidsregels voor bewaartermijnen en gegevensprivacy systematisch moet toepassen of de verwerking van uitgaande post wilt vereenvoudigen. Dit doen we door integratie met uw contenttools. Zo maken we efficiënte en kosteneffectieve services voor afdrukken, invoegen, frankeren en verzenden mogelijk en worden die allemaal in realtime worden bijgehouden voor volledige transparantie.

De voordelen van Iron Mountain

Deze oplossing draait op ons InSight-platform en biedt een intuïtieve gebruikersinterface en uitgebreide mogelijkheden, waaronder contentbeheer, workflowautomatisering en informatiebeheer, om uw bedrijfsvoering te optimaliseren. Bovendien zijn we wereldwijd marktleider op het gebied van digitalisering dankzij onze capaciteit om jaarlijks 2,6 miljard afbeeldingen te scannen via 141 beeldverwerkingslocaties in 45 landen.

Het voordeel van Iron Mountain ligt in onze ongeëvenaarde schaalgrootte en ons robuuste, AI-gestuurde platform. In een end-to-end-traject is onze aanpak echt allesomvattend: we behandelen elk poststuk, of het nu digitaal of fysiek is, vanaf het moment van ontvangst als een waardevolle gegevensasset. Elke stap is streng beveiligd en voldoet aan alle auditvereisten, van de invoer en AI-gestuurde gegevensextractie tot de uiteindelijke verwerking.

Neem contact op met Iron Mountain om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen uw postverwerking te stroomlijnen.