Beleid
Zorg ervoor dat al uw werknemers toegang hebben tot de beleidsregels en laat zien waar ze deze regels op intranet kunnen vinden. Verwijs uw medewerkers bij twijfel door naar de regels omtrent:
- Registratie- en informatiebeheer
- Security
- Privacy
- HR-richtlijnen voor werken op afstand
- Beveiliging van apparatuur, waaronder:
- Acceptabel gebruik van apparaten en het omgaan met gegevens
- Gegevens die zijn gekopieerd naar een persoonlijk apparaat
- Gegevens die zijn verzonden naar een persoonlijk e-mailadres
- Printerstuurprogramma’s voor thuisgebruik
- Het gebruik van USB-opslaggeheugen
Zorg er daarnaast voor dat u bereikbaar bent en deel daarom uw contactgegevens zodat u vragen kunt beantwoorden en problemen kunt oplossen
Security
- Tijdens het thuiswerken moeten werknemers extra waakzaamheid betrachten met betrekking tot de beveiliging van gegevens en apparaten.
- Bewaar uw apparaten op een veilige plek zodat ze niet zomaar door derden kunnen worden gebruikt
- Deel geen apparaten en logingegevens met mensen uit uw huishouden
- Bewaar gegevens op de daarvoor aangewezen netwerkschrijven. Niet op uw bureaublad
- Informatie op uw bureaublad is niet veilig opgeslagen en beschermd
- Druk geen documenten af
- Mocht u toch moeten printen, bewaar deze documenten dan veilig
- Gooi documenten en dossiers van uw organisatie niet in de papierbak of bij het huisvuil.
- Bewaar dossiers en documenten tot u:
- Ze kunt vernietigen op kantoor middels de daarvoor geldende protocollen
- Ze kunt versnipperen in een persoonlijke shredder volgens het protocol van uw bedrijf.
- Of u nu thuiswerkt of op een openbare plaats, gebruik altijd een beveiligde verbinding.
- Maak gebruik van een privacyscherm om uw informatie te beschermen.
- Breng uw medewerkers op de hoogte van het feit dat cybercriminelen het Coronavirus gebruiken om phishing- en hackingcampagnes uit te voeren.
Privacy
Bij het behandelen en gebruiken van documenten met persoonlijke gegevens moet u rekening houden met de compliance-eisen. De informatie mag niet ter beschikking worden gesteld aan onbevoegden. Het is essentieel dat persoonlijke en gevoelige gegevens, evenals intellectueel eigendom, niet worden blootgesteld aan enig risico van mogelijke schending of misbruik van gegevens.
