Utvikling av digital forvaltning og digitalt drevne innbyggertjenester

Industry

Offentlig sektor

Utfordring

Forene kommuner, VA- og kraftselskaper og eiendomsmeglere med et felles verdiforslag som utnytter fordelene ved digital informasjon for å skape enestående innbygger- og medarbeideropplevelser.

Løsning

Arkivadministrasjon og digital skanning fra Iron Mountain® kombinert med Geomatikks nettbaserte informasjonssystemer – levert som én enkelt, totaladministrert tjeneste.

Verdi

• Reduserte utgifter og kontorarealer
• Effektiviserte arbeidsflyter og økt produktivitet
• Forbedret samarbeid på tvers av instanser
• Raskere og mindre krevende eiendomstransaksjoner
• Bedre stedskunnskaper for nødtjenestene

Utfordringer knyttet til eiendomsinformasjon

I Norden, som i de fleste land, spiller lokale myndigheter en viktig rolle for å sikre at prosessene knyttet til planlegging og utvikling av byggeprosjekter går som de skal. De må også svare på henvendelser om tomte- og eiendomsopplysninger fra VA-, kraft- og teleselskaper, politi og brannvesen samt advokater som håndterer tvister og eierskiftesaker.

Tradisjonelt har slike eiendomsplaner og tilknyttede opplysninger vært i papirformat og blitt distribuert til flere ulike arkiver. De må spores opp og hentes av interne medarbeidere eller eksterne lagringspartnere. Denne modellen for informasjonsstyring er både tid- og kostnadskrevende å opprettholde.

Samtidig har innbyggernes forventninger forandret seg drastisk, og det er nå mindre toleranse for kompliserte prosesser og lange ventetider. I stedet krever de praktiske og raske løsninger med sømløse, intuitive digitale opplevelser – av samme kvalitet som de møter i hverdagen ved kontakt med private virksomheter.

Overbevisende felles verdiforslag

Som svar har Iron Mountain® og Geomatikk forent ressurser, kunnskap og ekspertise for å levere et felles forslag som gir fordeler over hele verdikjeden. Det styrker de digitale fordelene for kommuner, eiendomsmeglere, VA- og kraftselskaper, teleleverandører, nødtjenester – og ikke minst for innbyggerne og sluttbrukerne.

Iron Mountain leverer en totaladministrert tjeneste der spesialistene samler inn papirdokumenter fra kontorene, logger dem og oppretter individuelle strekkoder for sporing. Deretter transporteres dokumentene til et Iron Mountain-skannesenter, der de digitaliseres. De blir så lastet opp til Geomatikks nettbaserte plattform, der de umiddelbart blir tilgjengelige for interne medarbeidere (via geoDoc-portalen) og innbyggere og sluttbrukere (via docTorg-portalen).

Til slutt blir de originale papirdokumentene enten lagret (returnert til kundens arkiver eller fraktet til et Iron Mountain-lokale for trygg oppbevaring) eller destruert i henhold til gjeldende retningslinjer for forskriftssamsvar og lagring.