Iron Mountain Digital Mail-løsningen

Forretningsutfordring

All inngående post, enten den er fysisk eller digital, er en virksomhetskritisk ressurs for organisasjonen. Dette omfatter alt fra fakturaer og juridiske skattedokumenter til kunde- og medarbeidersaker. Ansatte som har ansvar for å behandle inngående post, er ofte geografisk spredt og trenger sikker og rask tilgang til dokumentene. 

Postmottak som bygges og driftes internt, kan medføre betydelige driftskostnader, øke risikoen for feil og skape sårbarheter som kan føre til datainnbrudd. Disse manuelle prosessene kan også forsinke leveringen av tidssensitive dokumenter, for eksempel juridiske dokumenter og skattemeldinger, noe som kan føre til økonomiske tap og svekke kundeforhold. Manglende evne til å hente ut og utnytte verdifulle data hindrer innsikt som er nødvendig for å optimalisere viktige driftsprosesser, og bremser kritiske arbeidsflyter som behandling av boliglån, forsikringskrav og betalingsprosesser. Håndtering av fysiske dokumenter øker også risikoen for at sensitiv informasjon blir eksponert. Til syvende og sist avdekker disse utfordringene en grunnleggende svakhet: en avhengighet av foreldede systemer som ikke kan skaleres for å møte behovene til en moderne organisasjon i vekst.

Hva om du kunne

• Gjøre inngående post om til digitaliserte og handlingsrettede ressurser som gir sikker, rollebasert tilgang, samtidig som samsvar med virksomhetens og bransjens sikkerhetsstandarder og regelverk opprettholdes, spesielt når det gjelder sensitiv informasjon
• Redusere tidsbruk, arbeidsinnsats, kostnader og feil knyttet til manuell postsortering og distribusjon betydelig ved å automatisere ruting av inngående post til enkeltpersoner og avdelinger på en intelligent måte, basert på forretningsregler og kundenes behov
• Minimere investeringskostnadene og de totale eierkostnadene ved hjelp av en sikker, sentralisert, bransjetilpasset og KI-drevet plattform for digitalisering, lagring, automatisering og overvåking av postprosesser og etterfølgende arbeidsflyter, slik at du får bedre operasjonell innsikt og kan øke effektiviteten

Iron Mountain Digital Mail

Iron Mountain Digital Mail gir en sikker og helhetlig ende-til-ende-løsning for transformasjon av post, som effektiviserer hele postens livssyklus frem til endelig avhending.

Denne sentraliserte programvaren som en tjeneste (SaaS-løsning) fjerner ineffektiviteten i postavhengige prosesser ved å forvandle innkommende post til handlingsrelevante digitale ressurser og automatisere dokumentfokuserte arbeidsflyter. Løsningen benytter KI-drevet intelligent dokumentbehandling til å hente ut verdifulle data og automatisere rutingsprosesser. Dette gjør det mulig for organisasjoner å effektivisere driften, fremskynde kritiske prosesser (for eksempel godkjenning av boliglån og behandling av forsikringskrav) og få tilgang til viktig forretningsinnsikt.

 Digital Mail gjør det mulig for deg å:

• Gi sikker tilgang til post med en sporbar og dokumentert ansvarskjede. Våre kvalitetssikrede skanneeksperter og vår infrastruktur digitaliserer inngående fysisk post gjennom vårt omfattende globale nettverk av bildesentre. Oppbevar posten din innenfor Iron Mountains ansvarskjede og få full sporbarhet av posten – fra første henting til mottak hos den tiltenkte mottakeren i Digital Mail-løsningen. Etter digitaliseringen kan posten håndteres i henhold til organisasjonens retningslinjer, med alternativer som retur, oppbevaring eller sikker makulering. Iron Mountain InSight^®, en intelligent innholdsplattform, gir sikker, rollebasert tilgang til den digitaliserte posten døgnet rundt, slik at den kan lagres, søkes etter og hentes frem på en effektiv måte.
• Raskere dokumentbaserte arbeidsflyter med KI. Ved hjelp av intelligent dokumentbehandling identifiserer og klassifiserer Iron Mountain ulike dokumenttyper og henter ut viktige metadata. Denne innsikten danner grunnlaget for intelligente rutingsregler som fungerer sømløst sammen med distribusjonspolicyene for post, slik at posten kan leveres nøyaktig og automatisk til riktig person, team eller arbeidsflyt. For å redusere behovet for manuell inngripen ytterligere lærer KI-agentene våre for postruting av tidligere beslutninger som er tatt av medarbeidere, og forbedrer reglene for automatisert håndtering av unntak slik at de selvstendig kan håndtere tilsvarende rutingscenarioer.
• Integrer sømløst post i forretningsprosessene gjennom tilkoblinger til bedriftens systemer (f.eks ERP, CRM osv.). I tillegg til standard behandling av bedriftspost tilbyr vi løsninger for avdelings- og bransjespesifikke arbeidsflyter, for eksempel behandling av fakturaer, sjekker og forsikringskrav, validering av boliglånsdokumentasjon etter avsluttet låneprosess og støtte ved låneopprettelse. Dette gjør det mulig å automatisere kritiske prosesser og fremskynde finansielle transaksjoner, blant annet innskudd av sjekker og bokføring på hovedbokskontoer. Vi kan også utforme en skreddersydd løsning som dekker organisasjonens spesifikke behov, enten du ønsker å håndheve retningslinjer for oppbevaring og personvern på en systematisk måte eller forenkle utsendelse av post. Dette kan gjøres gjennom integrasjon med innholdsverktøyene dine, slik at du får effektive og kostnadseffektive tjenester for utskrift, innlegging i konvolutter, frankering og postutsendelse, med sporing i sanntid for full åpenhet. 

Fordelene med Iron Mountain

Denne løsningen kjører på InSight-plattformen vår og tilbyr et intuitivt brukergrensesnitt og omfattende funksjoner, blant annet innholdsstyring, automatisering av arbeidsflyter og informasjonsstyring, for å optimalisere driften. Med kapasitet til å skanne 2,6 milliarder bilder årlig ved 141 bildesentre i 45 land er vi dessuten en global leder innen digitalisering.

Fordelen med Iron Mountain ligger i vår unike skala og robuste, KI-drevne plattform. Gjennom en ende-til-ende-prosess har vi en helhetlig tilnærming der vi behandler all post, enten den er digitalt opprettet eller har fysisk opphav, som en verdifull dataressurs fra det øyeblikket den mottas. Fra mottak og KI-drevet datauttrekking til endelig avhending er hvert trinn sikret på høyeste nivå og i samsvar med krav som kan dokumenteres gjennom revisjon.

Kontakt Iron Mountain for å finne ut hvordan vi kan hjelpe deg med å effektivisere posthåndteringen.