e-Doręczenia – czym są i co warto wiedzieć?

e-Doręczenia są kolejnym krokiem w kierunku digitalizacji przedsiębiorstw. W najbliższym czasie przedsiębiorcy będą musieli stawić czoła kolejnemu wyzwaniu: cyfryzacji korespondencji z urzędami. Sprawdź, co mówią przepisy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, kogo dotyczą i od kiedy należy dostosować się do zmian?

e-Doręczenia – co to? O co chodzi z tym rozwiązaniem?

e-Doręczenie jest usługą, która umożliwia elektroniczny odbiór i wysyłkę korespondencji głównie pomiędzy przedsiębiorstwami a podmiotami sektora publicznego. Stanowi odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

e-Doręczenia to pewnego rodzaju platforma, na której przedsiębiorcy, instytucje publiczne czy też osoby fizyczna (jeśli chcą) są uczestnikami elektronicznego obiegu dokumentów. Co ważne, jest to usługa zaufania – zapewnia pełną skuteczność prawną.

Według Pawła Michalskiego, Solutions Architect w Iron Mountain Polska:

„(…) nowe przepisy zrewolucjonizują funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. (…) długofalowo mogą okazać się również kołem zamachowym dla cyfrowej transformacji, a także zaowocują wzrostem dojrzałości technologicznej firm w Polsce (…).”

System e-Doręczeń – dlaczego poczta elektroniczna to dobre rozwiązanie?

Elektroniczna poczta to obecnie jeden z najważniejszych kanałów komunikacji w instytucjach publicznych i prywatnych. Jej rozwój przyczynił się do powstania nowoczesnych rozwiązań, w tym systemu e-Doręczeń, wspierających transformację cyfrową.

Dlaczego wdrożenie e-Doręczeń jest korzystnym krokiem w rozwoju organizacji?

• automatyzacja procesów komunikacyjnych – znacząco ograniczysz ręczne czynności związane z przygotowywaniem, adresowaniem i wysyłaniem dokumentów (system zarządza cyklem życia dokumentu – od utworzenia po potwierdzenie odbioru);
• znaczne przyspieszenie obiegu dokumentów – skrócisz czas dostarczania pism, wniosków czy decyzji (dokumenty docierają do adresata niemal natychmiast, niezależnie od pory dnia);
• redukcja kosztów operacyjnych – obniżysz wydatki związane z drukiem, papierem, kopertami, przesyłkami pocztowymi oraz archiwizacją (system eliminuje konieczność fizycznej obsługi korespondencji);
• zgodność z obowiązującym i nadchodzącym prawodawstwem – spełnisz wymagania m.in. ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz rozporządzenia eIDAS2 (ustanawiającego Europejskie Ramy Tożsamości Cyfrowej), unikniesz ryzyka sankcji prawnych oraz zapewnisz interoperacyjność usług;
• poprawa dostępności informacji dla interesariuszy – zwiększysz efektywność obsługi poprzez łatwiejszy dostęp do dokumentów i szybsze reakcje na zgłoszenia (użytkownicy mogą odbierać dokumenty bez wychodzenia z domu);
• możliwość skalowania rozwiązania – systemy e-Doręczeń dopasowują się do rozmiaru i potrzeb organizacji, zarówno w małych jednostkach, jak i rozbudowanych strukturach (platforma obsługuje rosnące wolumeny dokumentów i użytkowników);
• łatwa integracja z innymi narzędziami cyfrowymi – e-Doręczenia łączą się z systemami ERP, ePUAP, EZD lub aplikacjami branżowymi (zapewnisz w konsekwencji spójność cyfrowego ekosystemu i zminimalizujesz ryzyko błędów).

e-Doręczenia – skrzynka. Jak zacząć korzystać z elektronicznej poczty?

Aby skorzystać z elektronicznej poczty w swojej firmie, musisz:

1. Założyć i aktywować adres poprzez
   • biznes.gov.pl (opcja tylko dla prywatnych przedsiębiorstw) – umożliwia korzystanie z usług Poczty Polskiej S.A.),
   • gov.pl (dla podmiotów publicznych).
2. Po wpisaniu się do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), urzędy, które korzystają z e-Doręczeń, będą prowadziły z Twoją firmą korespondencje wyłącznie drogą elektroniczną.
3. Wyznaczyć osobę lub firmę, która zajmie się prowadzeniem darmowej skrzynki na Koncie Przedsiębiorcy.

Jeśli Twoja firma jest wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), możesz samodzielnie pracować ze skrzynką lub wyznaczyć do tego zadania profesjonalnego administratora.

Jeśli widniejesz w Krajowym Rejestrze Sądowniczym (KRS), masz obowiązek mianować administratora Twojej skrzynki od e-Doręczeń.

e-Doręczenia – od kiedy wchodzi obowiązek elektronicznej korespondencji?

Nowa ustawa e-Doręczenia jasno wskazuje terminy, po których korzystanie z adresu do e-Doręczeń będzie obligatoryjne dla każdego przedsiębiorcy. Terminy e-Doręczeń zostały podane w komunikacie Ministra Cyfryzacji z 29 maja 2023 r. Tam też oczywiście są podmioty zarejestrowane w CEIDG. Według założeń ustawy e-Doręczenia mają stać się powszechną formą korespondencji dla wszystkich podmiotów wpisanych do CEIDG.

Jakie daty wdrożenia e-Doręczeń obowiązują poszczególne podmioty?

Termin obowiązku założenia skrzynki do rejestrowanego doręczenia elektronicznego:

Od 01.01.2025 r.

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, ZUS, KRUS, NFZ oraz urzędy kontroli państwa.
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe.
• Zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy; notariusz wykonujący zawód.

Polecana lektura: Dlaczego powinieneś przejść na ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej online?

Od 01.01.2025 r.

Podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do 31.12.2024 r.

Od 01.04.2025 r.

Podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 01.01.2025 r.

Od 01.10.2029 r.

Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

e-Doręczenia – czy warto prowadzić korespondencję elektroniczną

Posiadanie adresu do przesyłek elektronicznych (ADE) niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści. Dzięki elektronicznej korespondencji:

• obniżasz koszty działalności (koszty związane z przygotowaniem, pakowaniem czy wysyłką tradycyjnej korespondencji);
• oszczędzasz czas pracowników na obsługę poczty tradycyjnej;
• e-Doręczenia cechują się domniemaniem integralności danych;
• masz pewność co do wiarygodności dostawcy i odbiorcy danych;
• zapewniasz bezpieczeństwo przesyłki i chronisz swoją firmę przed nieużyteczną korespondencją;
• zabezpieczasz dokumenty przed malwersacją i niepożądanymi zmianami – każda zmiana jest sygnalizowana nadawcy i odbiorcy przesyłki;
• kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu czuwa nad integralnością korespondencji;
• Twoje dokumenty oznaczone są konkretną datą wysyłki i otrzymania (masz pełną kontrolę nad terminowością, ułatwiasz swoim pracownikom szybkie odnajdywanie określonych przesyłek); posiadasz dowody nadania i odebrania przesyłek.

Sprawdź również: Czym jest automatyzacja procesów biznesowych? 

Zapamiętaj!

Od 1 stycznia 2025 r., urzędy będą zobowiązane do doręczania korespondencji na adres do e-Doręczeń tylko wtedy, gdy taki adres został podany przez odbiorcę. Oznacza to, że tradycyjna korespondencja nadal będzie dopuszczalna, o ile odbiorca nie zażąda innego rozwiązania.

Digital Mail – obsługa korespondencji firmowej

Usługa Digital Mail (kancelaria cyfrowa) jest idealnym rozwiązaniem. Polega na automatyzacji procesów związanych z pocztą przychodzącą i wychodzącą.

Iron Mountain – wykorzystując najnowsze technologie – prowadzi cyfryzację korespondencji oraz automatyzuje jej klasyfikację i dystrybucję w obrębie przedsiębiorstwa. W ramach rozwiązania zarządza korespondencją tradycyjną i elektroniczną, dzięki czemu przedsiębiorstwo w łatwy sposób może prowadzić ujednolicenie i standaryzację w obiegu dokumentów.

W Digital Mail Twoja papierowa korespondencja jest skanowana i digitalizowana, aby udostępnić ją w formie elektronicznej Twoim pracownikom. Monitorowanie, odpowiednie formatowanie i sortowanie dokumentów elektronicznych zapewniają dostęp do spraw, dokumentów co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.

Korzyści wypływające z zarządzania pocztą w modelu Digital Mail

Obsługi Klienta	Szybko i sprawnie zapewniasz dostęp do całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Praca personelu	Automatyzacja korespondencji podnosi jakość wykonywanych obowiązków i skraca znacząco jej czas.
Wydajność	Cyfryzacja i ujednolicenie poczty przekładają się na procesowanie znacznie większej ilości dokumentacji bez konieczności zwiększania ilości pracowników.
Koszty pracy	Redukuje wydatki związane z czasem pracy czy ilością zatrudnionych pracowników.
Błędy	Automatyzacja znacząca zmniejsza ilość błędów, które pojawiają się w tradycyjnym modelu pracy na dokumentacji papierowej.
Bezpieczeństwo danych	Sklasyfikowana i zaindeksowana korespondencja jest przechowywana w sposób bezpieczny, a Ty chronisz ją przed jakimikolwiek oznakami fałszerstwa czy malwersacji.

Wprowadzenie przejrzystości w dokumentacji firmowej, ich archiwizacja według optymalnych kryteriów oraz digitalizacja w dużym stopniu ułatwi i przyspieszy przejście pełnej transformacji cyfrowej dokumentów, w tym akces do usługi e-Doręczeń.

Poczta elektroniczna w postaci systemu e-Doręczeń – komu ją proponujemy?

System e-Doręczeń jest przeznaczony dla osób reprezentujących podmiot zobowiązany do korzystania z nowoczesnych kanałów komunikacji urzędowej lub prowadzącym działalność gospodarczą wymagającą formalnej korespondencji. To rozwiązanie adresowane przede wszystkim do określonych grup, w tym:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (wpisane do CEIDG);
• osób prawnych, m.in. spółki zarejestrowane w KRS;

Jeśli należysz do jednej z wymienionych kategorii, musisz wdrożyć e-Doręczenia zgodnie z harmonogramem ustawowym. System ten spełnia wymogi trwałości, integralności oraz identyfikowalności przesyłek. To szansa na zmniejszenie ryzyka błędów oraz pełną cyfryzację procesu doręczeń.

e-Doręczenia jako milowy krok w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstw

Polscy przedsiębiorcy po raz kolejny stoją przed rewolucyjną zmianą. Presja legislacyjna wymusza na firmach podjęcie odpowiednich kroków w zakresie zarządzania dokumentacją. Wiąże się to z inwestycjami, koniecznością rozwoju zaplecza technologicznego organizacji oraz optymalizacją obiegu dokumentów. e-Doręczenia są następnym krokiem w całym procesie cyfryzacji dokumentacji. Warto już dziś opracować odpowiednią strategię zarządzania informacją w firmie i wybrać profesjonalną firmę outsourcingową, która wesprze działania i pokieruje odpowiednio przedsiębiorstwo w jego digitalizacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcamy do kontaktu przez formularz kontaktowy.