Temat dotyczący przechowywania dokumentów z działalności gospodarczej po jej zamknięciu jest dosyć obszerny. W artykule wyjaśnimy wszelkie nieścisłości obejmujące tę dziedzinę, a dodatkowo podpowiemy, co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych między innymi z dowodami księgowymi. Dowiedz się, jak długo trzymać faktury i pozostałe dokumenty.
Jak długo trzeba trzymać dokumenty firmowe? Konkretne terminy
Zgodnie z wytycznymi serwisu ordynacjapodatkowa.pl oraz informacjami prawnymi – syndyk i spółki likwidowane muszą przechowywać dokumenty księgowe 5 lat i kadrowe – 10, a nawet w niektórych przypadkach 50 lat. Warto zatem, żeby podmioty te skorzystały z usług firm, które oferują m.in.:
- uporządkowanie dokumentów,
- rejestrowanie,
- długoterminowe przechowywanie.
W Iron Mountain proponujemy również przejęcie dokumentów, niszczenie ich zgodnie z prawem, a także ich transport. Dzięki temu nie będzie konieczności rezerwowania dużej przestrzeni biurowej na niekończące się wolumeny dokumentacji.
Korzystając z naszych usług, możesz zdigitalizować wszelkie dokumenty – aby mieć je w jednym miejscu, oszczędzając nie tylko pieniądze, ale również czas (od teraz możesz znaleźć dokument, wpisując jedynie jego numer lub datę powstania).
Sprawdź również: Jak długo przechowywać dokumenty bankowe?
Co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych z dowodami księgowymi?
Wiesz już, jak długo należy przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności gospodarczej. Warto teraz dokładnie wyjaśnić, co powinni zrobić właściciele spółek likwidowanych z dowodami księgowymi. Teoretycznie należy je przechowywać lub zniszczyć, w zależności od typu dokumentu. Warto jednak pamiętać, aby wykonać to w odpowiedni sposób, zgodny z obowiązującym prawem. O co dokładnie chodzi?
Otóż bezpieczne niszczenie dokumentów lub ich zewnętrzne przechowywanie powinno odbywać się we współpracy z profesjonalną firmą świadczącą kompleksowe usługi zarówno archiwizacji (czyli ochrony i zachowania w stanie nienaruszonym dokumentacji w bezpiecznych obiektach), jak i zarządzania zasobami cyfrowymi (usługa eVault).
Większość podmiotów rynkowych nie oferuje kompleksowej usługi – zazwyczaj należy zgłosić się do dwóch firm. Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku Iron Mountain. Dlaczego? Ponieważ jesteśmy w stanie zaoferować każdą z tych usług. Mogą na tym skorzystać nie tylko przedsiębiorcy, ale także syndyk czy też spółki likwidowane.
Nie wiesz, jak długo trzeba trzymać dokumenty firmowe i chcesz rozpocząć współpracę z naszą firmą? Poproś o bezpłatną wycenę lub zadzwoń pod numer +48 801 800 802. Pozostajemy do Twojej dyspozycji.
Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej po jej zamknięciu? Wyjątki od reguły
Standardowe okresy przechowywania dokumentacji wynikają z przepisów podatkowych, rachunkowych i prawa pracy. Istnieją jednak sytuacje, w których ustawowe terminy ulegają wydłużeniu lub są modyfikowane przez inne regulacje branżowe, wewnętrzne procedury lub specyfikę zdarzeń gospodarczych:
Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej? Wyjątkami są:
- dokumenty dotyczące nieruchomości – wymagają przechowywania przez cały okres posiadania środka trwałego oraz minimum 5 lat po jego zbyciu (dotyczy to m.in. aktów notarialnych, dokumentacji inwestycyjnej, umów najmu czy amortyzacji);
- dokumentacja związana z pomocą publiczną – musi być archiwizowana przez 10 lat od dnia przyznania wsparcia (np. subwencje, granty, dofinansowania unijne – zgodnie z przepisami o pomocy publicznej i wymogami instytucji kontrolujących);
- rejestry VAT, JPK i związane z nimi ewidencje – powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku podatkowego, lecz w razie trwających sporów z organami podatkowymi ten okres ulega zawieszeniu (czas liczony jest od zakończenia postępowania lub wydania prawomocnej decyzji);
- dokumenty dotyczące środków trwałych amortyzowanych przez więcej niż 5 lat – należy zachować przez cały okres amortyzacji i dodatkowe 5 lat (przykładowo budynki, instalacje techniczne, maszyny przemysłowe);
- akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – muszą być przechowywane przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia (dla pozostałych – 10 lat, ale tylko pod warunkiem przekazania raportu informacyjnego ZUS RIA);
- dokumenty dotyczące spraw sądowych, postępowań administracyjnych i audytów – wymagają dłuższego przechowywania, minimum do zakończenia postępowania i przedawnienia ewentualnych roszczeń (obejmuje to także dokumentację sporządzoną w ramach przygotowania do kontroli);
- dowody związane z ochroną danych osobowych – muszą być archiwizowane przez cały okres przetwarzania danych oraz przez czas wymagany do udokumentowania zgodności z RODO (m.in. rejestry czynności, zgody, korespondencja, umowy powierzenia);
- dokumenty objęte tajemnicą zawodową lub wynikające z regulacji branżowych – mogą podlegać odrębnym, dłuższym terminom wynikającym z przepisów sektorowych, np. dla podmiotów medycznych, prawniczych czy finansowych.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy świadczącej usługi digitalizacji dokumentów?
Wiedząc już, ile trzeba trzymać dokumenty firmowe, warto wybrać firmę, która świadczy kompleksowe usługi z zakresu archiwizacji i niszczenia. W pierwszej kolejności rekomendujemy weryfikację kompleksowości oferty – warto, żeby jedno przedsiębiorstwo świadczyło zarówno usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów, zewnętrznego przechowywania dokumentacji oraz zarządzania zasobami cyfrowymi.
Dodatkowo polecamy zapytać, dla jakich firm świadczone są konkretne usługi. Przykładowo w Iron Mountain pomagamy nie tylko „aktywnym” przedsiębiorcom, ale również spółkom w likwidacji i w stanie upadłości, oferując digitalizację dokumentów, ich archiwizację oraz zgodne z prawem, bezpieczne niszczenie.
Dokumenty pracownicze po likwidacji firmy – sposoby przechowywania (w tym digitalizacji), archiwizacji i niszczenia
W zależności od konkretnych założeń, dokumenty pracownicze po likwidacji firmy możesz nadal przechowywać. Istnieje też opcja digitalizacji pozwalająca zaoszczędzić miejsce.
Polecana lektura: Jak długo przechowywać dokumenty ZUS w firmie?
1. Digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania fizycznych materiałów w formaty cyfrowe, umożliwiający łatwiejsze zarządzanie i udostępnianie zasobów. Wykorzystując zaawansowane technologie skanowania oraz oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OCR), jesteś w stanie efektywnie konwertować i indeksować dokumenty – pozwala to na ich szybkie wyszukiwanie oraz przetwarzanie.
Warto również wspomnieć, iż przechowywanie cyfrowych danych w bezpiecznym repozytorium Iron Mountain gwarantuje dostęp do zasobów, jednocześnie chroniąc je.
Integracja procesów digitalizacji z systemami zarządzania treścią oraz archiwizacją elektroniczną upraszcza obsługę danych i pozwala zaoszczędzić cenną przestrzeń biurową.
2. Archiwizacja
Archiwizacja dokumentów polega na bezpiecznym przechowywaniu i zarządzaniu danymi w sposób zapewniający ich długotrwałą ochronę i łatwy dostęp w razie potrzeby. Przenosząc dokumenty do wyspecjalizowanych magazynów oferowanych przez Iron Mountain, skorzystasz z zaawansowanej infrastruktury gwarantującej ochronę przed pożarami, wilgocią oraz innymi zagrożeniami środowiskowymi. Systemy oznaczania, tagowania i klasyfikowania dokumentów umożliwiają ich szybkie lokalizowanie. Ponadto usługi te obejmują również zaawansowane metody kontroli dostępu oraz monitorowania, gwarantując bezpieczeństwo i integralność przechowywanych danych.
3. Bezpieczne niszczenie
Bezpieczne niszczenie dokumentów polega na profesjonalnym i kontrolowanym procesie, który zapewnia trwałe usunięcie poufnych informacji. Przeszkoleni specjaliści wykorzystują w tym przypadku sprzęt klasy przemysłowej do niszczenia dokumentów zgodnie z rygorystycznymi procedurami.
Proces ten może odbywać się zarówno w siedzibie Twojej firmy, jak i poza nią, na zasadach jednorazowych lub cyklicznych. Po zniszczeniu pozostałości są poddawane recyklingowi, a Ty otrzymujesz certyfikat zniszczenia, który potwierdza bezpieczne i zgodne z normami usunięcie danych. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie poufne informacje są skutecznie chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Ile lat trzeba trzymać dokumenty firmowe? Standardowy okres w przypadku sektora B2B i B2C
Dokumenty związane z działalnością gospodarczą należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło zdarzenie gospodarcze. W sektorze B2B oraz B2C okres ten obejmuje faktury, umowy oraz inne dokumenty finansowe czy też księgowe.
Dokumentacja kadrowa, w tym umowy o pracę i listy płac, powinna być przechowywana przez maksymalnie 50 lat (w zależności od okresu zatrudnienia i sposobu przechowywania), zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania akt osobowych. Warto również pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentów związanych z ochroną danych osobowych przez okres trwania przetwarzania oraz po jego zakończeniu przez czas niezbędny do obrony przed roszczeniami.
Przestrzeganie tych terminów pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami prawnymi i podatkowymi.
Sprawdź także: Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
