Co to jest system ERP i jak usprawnić jego funkcjonowanie?

Przedsiębiorstwa regularnie opracowują nowe sposoby na „prześcignięcie” konkurencji i stanie się tzw. branżowym liderem. Jedne wdrażają metody pozwalające efektywniej zarządzać zasobami, a inne usprawniają komunikację oraz przyspieszają wymianę informacji pomiędzy działami, aby zmaksymalizować wydajność firmy. Jeszcze inne inwestują w system ERP gwarantujący pełną kontrolę nad najważniejszymi procesami, ponieważ wiedzą, że stawiając na kompleksowość w każdym obszarze działalności, zdobędą przewagę konkurencyjną. W artykule wyjaśniamy, czym jest system ERP i jak usprawnić jego funkcjonowanie.

System ERP – co to jest?

System ERP (ang. Enterprise Resources Planning) jest zaawansowanym oprogramowaniem umożliwiającym zarządzanie najważniejszymi zasobami przedsiębiorstwa i kontrolowanie ich. W zależności od konkretnych założeń właściciela firmy, obszary, które może obejmować system ERP to m.in.:

• sprzedaż,
• magazynowanie,
• produkcja,
• finanse,
• zaopatrzenie,
• księgowość.

Kluczowym wyróżnikiem ERP jest praca na tzw. pojedynczej bazie danych. W praktyce oznacza to, że informacje wdrożone w dowolnym obszarze systemu (np. w handlu) stają się widoczne niemal od razu przez innych użytkowników omawianego systemu (np. u kierownika produkcji, na magazynie oraz w dziale księgowym).

Dlaczego warto wykorzystywać system ERP?

System ERP ma za zadanie ujednolicić rozwiązania informatyczne. Powinniśmy go wykorzystać w celu uporządkowania przebiegu poszczególnych procesów, a także uzyskania nad nimi pełnej kontroli.

Co obejmuje pojęcie ERP?

Pojęcie ERP obejmuje kilka istotnych kwestii, a mianowicie:

• maksymalizację efektywności zarządzania zasobami,
• optymalizację kosztów i zapasów magazynowych,
• usprawnienie komunikacji oraz przyspieszenie wymiany informacji.

Dzięki wdrożeniu systemu ERP można poprawić jakość obsługi Klienta i co najważniejsze – skrócić czas realizacji zamówień.

System ERP – w jakich branżach sprawdzi się najlepiej?

System ERP jest znakomitym rozwiązaniem w każdej branży, w której zarządzanie konkretnymi procesami wymaga wsparcia informatycznego, m.in.:

• e-commerce,
• retail,
• logistyka,
• handel,
• usługi.

Zaawansowana technologia ERP wspomaga przedsiębiorstwa, które pracują w modelu sprzedaży wielokanałowej (omnichannel). Obejmuje ona również stacjonarne punkty obsługi Klienta. Pozwala zracjonalizować koszty operacji w logistyce, gwarantując większą terminowość.

System ERP – zalety

Z systemu ERP powinny skorzystać przedsiębiorstwa, którym zależy na następujących kwestiach:

• automatyzacji zatowarowania,
• obsłudze całości działań w jednym narzędziu,
• ograniczeniu nieprawidłowych decyzji biznesowych,
• niskich kosztach pracy,
• realnym zwrocie z inwestycji,
• kompleksowej kontroli nad zachodzącymi procesami,
• zgodności z przepisami,
• zwiększonej wydajności.

Jak usprawnić funkcjonowanie systemu ERP?

Jednym z takich narzędzi jest skanowanie i digitalizacja dokumentów, które pomogą usprawnić działanie systemu ERP. W tym przypadku warto skupić się w głównej mierze na digitalizacji dokumentów. Dlaczego? Ponieważ, o ile ERP umożliwia kontrolowanie poszczególnych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, o tyle dodatkowa cyfryzacja gwarantuje nam kompleksowość.

Łącząc system ERP z usługą digitalizacji i automatyzacji dokumentów można usprawnić procesy i infrastrukturę w taki sposób, żeby zwolnić cenną przestrzeń, którą wykorzystamy do zbudowania nowych miejsc pracy (ze względu na przekształcenie dokumentów fizycznych na cyfrowe).

Warto również pamiętać o zwiększeniu bezpieczeństwa w firmie. Każdy użytkownik będzie miał dostęp wyłącznie do niezbędnych dla niego informacji.