Wiodąca firma FMCG osiąga niezawodną jakość i lepszą wydajność produkcji

Branża

FMCG

Wyzwanie

Nieefektywne zarządzanie dokumentacją papierową w zakładach produkcyjnych, co utrudniało kontrolę i wpływało negatywnie na zgodność z regulacjami.

Rozwiązanie

Firma Iron Mountain® wdrożyła kompleksową usługę obejmującą digitalizację dokumentacji, rejestrację, skanowanie, przechowywanie i bezpieczne niszczenie w ramach jednego procesu.

Rezultaty

• 800 pudeł i 70 tysięcy teczek starannie skatalogowanych
• Identyfikacja 50 typów dokumentów
• Przeprocesowanie 2 milionów dokumentów cyfrowych
• Realizacja w 9 tygodni zgodnie z rygorystycznym harmonogramem

Trudne do zarządzania archiwa

Wiodąca firma FMCG w Polsce, zatrudniająca ponad 5 tys. pracowników, opiera swój sukces na efektywnej produkcji, zgodności z regulacjami i wysokiej jakości. Jednak ogromna liczba dokumentów generowanych w zakładach stanowiła wyzwanie.

Papierowa dokumentacja – obejmująca raporty BHP, rejestry szkoleń czy plany budowlane – była przechowywana na miejscu w różnych formatach, nawet do A0, co znacząco utrudniało efektywne zarządzanie.

Nieprzekraczalny termin 9 tygodni

Najważniejszym wyzwaniem było przeprowadzenie całego procesu w ciągu 9 tygodni, zgodnie z wymaganym przez Klienta harmonogramem. Co udało się osiągnąć bez żadnych komplikacji.

Po rygorystycznym postępowaniu przetargowym i procesie oceny firma Iron Mountain® została wybrana do realizacji strategii związanej z cyfryzacją. Rozwiązanie obejmowało kompleksowe usługi rejestracji, skanowania, przechowywania i niszczenia dokumentów w ramach jednego, w pełni zarządzanego procesu.

Pierwszym etapem było szczegółowe skatalogowanie 800 pudeł i 70 tysięcy teczek. Każdy dokument został zinwentaryzowany i sklasyfikowany – od raportów operacyjnych po dokumentacje prawną.