Wyzwanie
W 2018 międzynarodowa centrala firmy określiła globalne najlepsze praktyki w celu
zarządzania fizyczną, kluczową dokumentacją. Działanie to stanowiło część szerszej
wizji w zakresie cyfryzacji danych, zastosowania analizy sztucznej inteligencji/uczenia
maszynowego (AI/ML) oraz udoskonalenia ogólnego profilu bezpieczeństwa. Każdej spółce
zależnej dano około 24 miesięcy na spełnienie tych wymogów.
Grupa zadaniowa utworzona w celu spełnienia wymogu firmy matki niemal natychmiast
odczuła presję. Definicja istotnej dokumentacji uległa rozszerzeniu i objęła wiele rodzajów
dokumentów, którym wcześniej nie zapewniano szczególnej obsługi. Nowe wytyczne
dotyczyły około 60% istniejących dokumentów papierowych przez co wyzwanie stało się
bardzo trudne. Ponadto różnego rodzaju systemy śledzenia dokumentacji i informacji
bazowały głównie na dokumentach papierowych i nie można było zwiększyć ich
wydajności bez zwiększenia liczby personelu potrzebnego do ich obsługi.
Rozwiązanie
Zespół ds. zarządzania informacjami firmowymi zorganizował spotkanie z grupą
zadaniową producenta wyrobów medycznych i Iron Mountain w celu opracowania
planu działania z wykorzystaniem rozwiązań cyfrowych. Opracowano kompleksowy
program zarządzania i przechowywania dokumentacji w celu:
- Bezpiecznego zeskanowania
każdego dokumentu i
zagwarantowania odtworzenia
w wysokiej jakości
- Zachowania oryginalnej
dokumentacji fizycznej
w zatwierdzonych miejscach
poza firmą
- Wydania kopii elektronicznych
w celu zabezpieczenia
przechowywania cyfrowego i
przetwarzania mikrofilmów
- Automatycznej aktualizacji
firmowej bazy danych istotnej
dokumentacji
Wyniki
Implementacja rozwiązania usatysfakcjonowała Zarząd firmy.
Automatyzacja zadań pomogła w rozwiązaniu nieścisłości i zmniejszyła
obciążenie pracą dla koordynatorów dokumentacji w działach. Sukces
aktualizacji procesu zarządzania kluczową dokumentacją pozwolił na
przeniesienia koordynatorów dokumentacji zatrudnionych w niepełnym
wymiarze czasu pracy na stanowiska produkcyjne w pełnym wymiarze
czasu pracy, rozszerzenie automatyzacji zarządzania na inne obszary
przedsiębiorstwa oraz rozwoju projektów związanych z analizą
danych AI/ML.
