Elektroniczna archiwizacja dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla małych i większych firm. Dowiedz się, jakie masz możliwości!
Coraz częściej archiwizacja dokumentów przenosi się do świata cyfrowego. Taki sposób zarządzania dokumentami pozwala zaoszczędzić miejsce i ułatwić pracownikom dostęp do dokumentacji z każdego miejsca na ziemi. Podobnie jak tradycyjna archiwizacja danych w firmie, elektroniczna również podlega odpowiednim przepisom. Zobacz, o czym musisz pamiętać, gdy chcesz zlecić elektroniczną archiwizację dokumentów Twojej firmy.
W każdej firmie – niezależnie od wielkości – obowiązuje archiwizacja dokumentów, ponieważ muszą one być dostępne do wglądu dla różnych instytucji prawnych, np. Urzędu Skarbowego. Elektroniczna archiwizacja dokumentów to proces, który polega na przeniesieniu wszystkich dokumentów papierowych do archiwów cyfrowych tak, aby były one łatwo dostępne dla wyznaczonych pracowników. Do takich dokumentów wliczają się różnego rodzaju umowy, faktury, rachunki, które dokumentują współpracę między podmiotami.
Czas trwania elektronicznej archiwizacji dokumentów zależy od ilości dokumentacji, stopnia jej uporządkowania oraz wybranego modelu digitalizacji. Proces ten trwa od kilku dni do kilku tygodni – wszystko bazuje na wielkości zasobów oraz poziomie automatyzacji działań.
Jeśli masz do czynienia z dużym archiwum historycznym w formie papierowej, konieczne będzie wcześniejsze przygotowanie dokumentów, czyli segregacja i czyszczenie. Niezbędne okazuje się także przystosowanie dokumentów do skanowania i ich opis metadanymi, co ma bezpośredni wpływ na efektywność wyszukiwania w przyszłości. Szczególnie czasochłonna jest digitalizacja materiałów niejednorodnych lub zniszczonych.
Przygotuj się na następujące etapy:
Cały proces archiwizacji danych w firmie powinien być realizowany zgodnie z normami bezpieczeństwa i przepisami regulującymi elektroniczną archiwizację dokumentów.
Ustawy zakładają, że:
Pamiętaj też, że jeśli zmieniasz dokumentację swojej firmy z papierowej na elektroniczną, musi ona posiadać podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.
Sprawdź również: Kategoria archiwalna A/B/BC/BE – co oznacza?
Archiwizacja dokumentacji elektronicznej to obecnie standard w nowoczesnym zarządzaniu informacją, szczególnie przy dużych i zróżnicowanych zasobach danych. Przechodząc na cyfrowy model, zyskujesz większą kontrolę nad dostępem, bezpieczeństwem oraz jakością obiegu dokumentów.
Wdrożenie archiwizacji elektronicznej warto rozważyć z uwagi na:
Iron Mountain może pomóc Twojej firmie zatroszczyć się o digitalizację archiwum. Zapewniamy bezpieczne i profesjonalne usługi, które możesz wykorzystać w wielu działach Twojej firmy. Poznaj nasze sposoby na elektroniczną archiwizację dokumentów i sprawdź, który z nich będzie najlepiej pasował do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
Dobrze wiemy, że praca z dokumentami w wersji elektronicznej jest znacznie poręczniejsza. Nie musisz wchodzić do archiwum i przerzucać wielu kartonów z lekko wyblakłymi kartkami. Dzięki naszej usłudze skanowania i digitalizacji dokumentów:
Możesz mieć pewność, że informacje będą odpowiednio zaszyfrowane, a więc nikt niepowołany nie będzie miał do nich dostępu.
Polecana lektura: Na czym polega i co oznacza ekstrakcja danych?
Ta usługa pozwoli Ci na kompleksową obsługę zasobów cyfrowych Twojej firmy, a w tym ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Zapewniamy skanowanie dokumentacji pracowniczej, finansowej, technicznej i wielu innych rodzajów. Na proces zarządzania dokumentami z eVault składa się kilka punktów:
System eVault usprawnia nawigację po wszelkiego rodzaju dokumentach elektronicznych. Możesz je w dowolnej chwili i wybranym przez siebie miejscu przeglądać, udostępniać, a także raportować. Jeśli jednak potrzebujesz formy papierowej dokumentu, zawsze możesz zlecić wyszukanie jej w naszych archiwach oraz dostawę we wskazane miejsce.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów powinna być przede wszystkim bezpieczna i niezawodna. Warto zwrócić się po pomoc do wyspecjalizowanych podmiotów, które mają w tym obszarze znaczne doświadczenie. Powierz elektroniczną archiwizację dokumentów Twojej firmy Iron Mountain, korzystaj ze zdigitalizowanego archiwum dokumentów i zrób więcej miejsca w swoim biurze!
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!