Cyfrowy detoks: Praktyczne sposoby porządkowania danych ROT

Podczas konferencji ARMA International InfoCon dało się wyraźnie odczuć rosnące zainteresowanie tematyką zarządzania danymi oraz cyfrowego detoksu. W trakcie trzydniowej konferencji miałem przyjemność odbyć rozmowę z dwoma liderami zarządzania informacją, aby omówić to kluczowe zagadnienie w kontekście naszego programu Virtual Forum.

Dołączyli do mnie uczestnicy dyskusji: Chantel Johnson, wiceprezes ds. danych w Bank of China, oraz Steve Matthews, dyrektor ds. obsługi Klientów w Iron Mountain. W czasie dyskusji poruszyliśmy kluczowe kwestie związane z ryzykami i wyzwaniami nowoczesnego zarządzania danymi oraz przedstawiliśmy sprawdzone strategie efektywnego oczyszczania i zarządzania zbędnymi, przestarzałymi i nieistotnymi (ROT) danymi. Nasi eksperci zaprezentowali kluczowe rekomendacje dotyczące skutecznego zarządzania, obejmujące między innymi:

• Zrozumienie, czym są dane ROT oraz związane z nimi ryzyka
• Proces porządkowania danych ROT wraz z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi i zasobów niezbędnych do jego skutecznej realizacji
• Kluczowa rola systematycznego zarządzania i monitoringu danych

Czym są dane ROT i dlaczego stanowią zagrożenie?

Organizacje stają przed wyzwaniem gwałtownego wzrostu danych, co skutkuje rosnącymi kosztami magazynowania, zwiększoną złożonością zarządzania oraz wyższym poziomem ryzyka w porównaniu do tradycyjnej dokumentacji papierowej. Znaczna część tych danych — zarówno ustrukturyzowanych, jak i nieustrukturyzowanych — to często informacje zbędne, przestarzałe i nieistotne (ROT). Dane ROT to informacje pozbawione wartości biznesowej, obejmujące szeroki wachlarz zbędnych zasobów cyfrowych — od prywatnych zdjęć po dane, które osiągnęły wymagany okres przechowywania.