Obowiązkowe KSeF – od kiedy? E-faktury

Zastanawiasz się, od kiedy KSeF będzie rozwiązaniem obowiązkowym? Kto będzie musiał wdrożyć nowy system w swoim przedsiębiorstwie? Poznaj najnowsze informacje na temat platformy KSeF, która rewolucjonizuje sposób generowania faktur w Polsce. Dowiedz się, jak Iron Mountain może wesprzeć Twoją firmę w pełnej transformacji cyfrowej oraz przygotowaniu do KSeF.

KSeF – co to jest?

KSeF to ogólnodostępna platforma, dzięki której możesz generować i udostępniać faktury ustrukturyzowane. Ten scentralizowany system stworzony został, aby cały proces rejestrowania dokumentów sprzedaży w obrocie gospodarczym skierować do jednego, centralnego repozytorium.

KSeF ma wspomóc podatników w wystawianiu, przechowywaniu i udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych oraz ułatwić ich obrót pomiędzy działami księgowymi przedsiębiorstw.

 

KSeF – jak dział ogólnopolski system informatyczny?

E-faktury KSeF zapisywane są w formacie XML, funkcjonują tylko w formie elektronicznej i są zgodne ze wzorem FA(2) udostępnionym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Ustrukturyzowane dokumenty sprzedaży otrzymują znacznik czasu oraz unikalny numer identyfikacyjny ID.

Faktury strukturalne możesz wystawić poprzez:

• bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów,
• z wykorzystaniem dedykowanych platform komercyjnych.

KSeF – ustawa

Dokładne terminy wprowadzenia ustrukturyzowanych faktur są określone w ustawie z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598).

Zgodnie z jej zapisem KSeF będzie obowiązywał:

• czynnych podatników VAT,
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
• przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy mają nadany numer NIP.

Na ten moment faktury strukturalne są dobrowolną formą dokumentowania transakcji i występują równocześnie z fakturami papierowymi i elektronicznymi.

KSeF – od kiedy obowiązkowy

KSeF funkcjonuje w Polsce od 2022 r., a polscy przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z tego cyfrowego rozwiązania.

Choć wstępnie przystąpienie do KSeF miało być obligatoryjne od 1 lipca 2024 r., Ministerstwo Finansów odroczyło ten termin. Obowiązek fakturowania w KSeF zawieszono do końca 2024 r., a ostateczna data przejścia na ustrukturyzowaną formę rozliczania nie została jeszcze ogłoszona.

Przejście na KSeF – wyzwania dla podatnika

Wejście w życie KSeF wiąże się z prawdziwą rewolucją i rzeorganizowaniem funkcjonowania firmy. Krajowy System e-Faktur wyeliminuje bowiem aktualną formę dokumentów sprzedażowych. Aby wystawiać nowe ustrukturyzowane faktury, powinieneś już dziś zacząć przygotowania, żeby adaptacja była płynna i bezproblemowa..

Wymaganie technologiczne

Generowanie i odbiór e-Faktur, agregacja danych, ich przetwarzanie i przesyłanie mogą wymagać od Ciebie odpowiedniego przygotowania technicznego. Integracja z platformą KSeF będzie możliwa, kiedy odpowiednio przekształcisz czy dostosujesz posiadane już przez Ciebie systemy.

Wymagania procesowe

Powinieneś tak dostosować zadania w Twojej organizacji, aby proces fakturowania przebiegał w sposób najbardziej ustrukturyzowany i zautomatyzowany. Pozwoli Ci to zniwelować ryzyko pojawienia się ewentualnych niespójności i nieprawidłowości.

Wymagania dotyczące zasobów

Kiedy zdecydujesz się wystawiać faktury ustrukturyzowane, zadbaj o to, aby szerokie, kompleksowe bazy danych były skatalogowane centralnie w elektronicznej formie. To w znacznym stopniu przyspieszy i ułatwi integrację z państwową platformą fakturowania.

 

Przygotuj swój biznes do KSeF – zacznij od EOD

Krajowy system e-Faktur to kolejny krok w stronę pełnej digitalizacji przedsiębiorstwa. Kiedy wprowadzisz w swojej organizacji Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD), powiązanie z programem KSeF przebiegnie bezawaryjnie, a sam akces do ogólnopolskiej platformy usprawni zarządzanie zautomatyzowaną komórką finansowo-księgową Twojego przedsiębiorstwa.