Efektywna i bezpieczna praca zdalna – jak zadbać o nią w firmie?

1 stycznia 2019 r. to wyjątkowy dzień dla pracodawców. Od tej daty mogą oni bowiem przechowywać dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej. Oznacza to, że obecnie można całkowicie zdigitalizować obieg dokumentów w obszarze HR, co wpływa również bardzo pozytywnie na aspekty ekologiczne. W artykule podpowiemy, jak przejść na elektroniczne akta osobowe pracownika. Miłej lektury!

Elektroniczne akta osobowe – od kiedy?

Na elektroniczne akta osobowe można przejść od 1 stycznia 2019 r. Są one aktualnie równoważne dokumentacji papierowej. Jeśli chcesz zagłębić się w tę tematykę, przeczytaj: „Ustawę z dnia 10 stycznia o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją”.¹ Zapisy dostępne w powyższej ustawie wprowadzają dwie istotne zmiany w m.in.:

• funkcjonowaniu działów personalnych,
• okresie przechowywania akt pracowniczych.

Istotne zapisy podkreślające ważność omawianej ustawy wyglądają następująco:

1. „Art. 94(8). § 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. (...)”
2. „Art. 94(11). Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.”

Warto jednak pamiętać, że samo zeskanowanie dokumentów nie wystarczy. Dlaczego? Ponieważ prawo wymaga opatrzenie skanu kwalifikowanych dokumentów podpisem elektronicznym (szczegóły znajdziesz w Art. 94(8)²).

Elektroniczne akta osobowe – jak przejść na nie zgodnie z prawem?

Digitalizacja akt osobowych jest dosyć prostym zadaniem pod warunkiem, że korzystamy z narzędzi umożliwiających kompleksową automatyzację procesów HR (z ang. Human Resources). W tym wypadku jednym z najlepszych rozwiązań na rynku okazuje się teczka HR od Iron Mountain. Wyróżnia się licznym zaletami, umożliwiając m.in.:

• archiwizację,
• sprawne tworzenie spisu zawartości,
• zaoszczędzenie czasu pracy,
• digitalizację zgodną z ochroną danych osobowych,
• skrócenie czasu obiegu dokumentów.

Przekazując teczkę HR do ekspertów z Iron Mountain zostaniesz odciążony z obowiązków dot. digitalizacji. Nasza firma zajmie się wszystkim od „A” do „Z”, czyli od dokładnej weryfikacji teczek pracowników, aż po ich archiwizację w naszej siedzibie, dbając o RODO i bezpieczeństwo danych.

Dlaczego warto przejść na elektroniczne akta osobowe?

Digitalizacja to przede wszystkim bardzo wygodne rozwiązanie pozwalające zminimalizować koszty związane z utrzymaniem archiwum. Warto również wspomnieć, iż dzięki przejściu na elektroniczne akta osobowe odzyskasz także przestrzeń biurową, którą będziesz mógł śmiało zagospodarować na kolejne stanowiska dla pracowników lub tzw. przestrzeń operacyjną.

Elektroniczne akta osobowe – zalety

Zalety, jakie wiążą się z digitalizacją dokumentów:

• zaoszczędzenie przestrzeni biurowej,
• minimalizacja kosztów,
• łatwy dostęp do zawartości elektronicznych akt osobowych (nie trzeba „przekopywać się” przez stertę dokumentów).

Digitalizacja dokumentów to jak już wcześniej wspomnieliśmy także bezpieczeństwo, ponieważ archiwizując teczki HR w siedzibie Iron Mountain gwarantujemy zgodność całego procesu z przepisami RODO.

Jak przejść na elektroniczne akta osobowe pracownika? Podsumowanie

Aby przejść na elektroniczne akta osobowe e-teczka, należy wykorzystać innowacyjne narzędzia ułatwiające digitalizację (np. teczki HR). Warto jednak pamiętać, że w zależności od Twoich preferencji i założeń, możesz także bezpiecznie niszczyć dokumenty papierowe, jeśli nie są już potrzebne i upłynął ich termin przydatności (np. za pomocą usługi Secure Shredding). Dziękujemy za czas poświęcony na przeczytanie dzisiejszego artykułu i życzymy powodzenia w digitalizacji akt osobowych pracowników!