Przechowywanie, archiwizacja, cyfryzacja dokumentów na uczelni – co warto wiedzieć?

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów są kluczowymi elementami funkcjonowania każdej uczelni. Raporty, prace naukowe oraz dokumenty personalne wymagają odpowiedniej organizacji, aby umożliwić bezpieczne przechowywanie i szybki dostęp w każdym momencie. Jednak w tradycyjnym podejściu góry papierów i przestarzałe metody archiwizacji powodują zamieszanie, utrudniają odnajdywanie potrzebnych informacji oraz zwiększają ryzyko utraty cennych dokumentów. Nowoczesnym rozwiązaniem w tym przypadku jest profesjonalna archiwizacja i cyfryzacja materiałów na uczelni. Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się więcej!

Najważniejsze informacje na temat przechowywania, archiwizacji oraz cyfryzacji dokumentów na uczelni – 9 wskazówek

Polityka zarządzania dokumentami

Uczelnia powinna opracować politykę zarządzania dokumentacją określającą:

• jakie dokumenty są przechowywane,
• przez ile czasu,
• kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nimi,
• jakie zasady dotyczą dostępu do nich.
  
  

Warto także określić, jakie są procedury archiwizacji i cyfryzacji.

Rodzaje dokumentów

Dokumenty należy sklasyfikować pod względem ważności i poufności, aby lepiej zarządzać ich przetwarzaniem. Dotyczy to m.in.:

• akt osobowych pracowników i studentów,
• sprawozdań finansowych,
• protokołów posiedzeń,
• materiałów dydaktycznych,
• badań naukowych.

Przechowywanie papierowych dokumentów

Odpowiednie zarządzanie papierową dokumentacją jest niezwykle istotne. Dostęp do takich dokumentów powinien być ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych. Aby były one w odpowiedni sposób chronione, można skorzystać z usługi zewnętrznego przechowywania dokumentacji – zajmiemy się składowaniem, porządkowaniem i zarządzaniem, abyś zawsze miał wygodny dostęp do wszelkich niezbędnych informacji.

Archiwizacja

Dokumenty o długoterminowej wartości lub te, które są już rzadziej używane, można przenieść do archiwum. Zachowaj systematyczność przy indeksowaniu i etykietowaniu archiwalnych dokumentów. Możesz także zlecić cały proces specjalistom. Archiwizacja dokumentacji w Iron Mountain obejmuje jej ochronę i bezpieczne przechowywanie w zewnętrznym archiwum, wyróżniającym się wysoce jakościową infrastrukturą. W skład omawianego rozwiązania wchodzi bezpieczeństwo przeciwpożarowe, kontrola otoczenia (np.: temperatury, wilgotność) oraz na życzenie Klienta stały łańcuch nadzoru (chain of custody).

Sprawdź również: Archiwizacja danych w firmie – co to jest?

Cyfryzacja dokumentów

Konieczność przechowywania ogromnej liczby dokumentów sprawia, że cyfryzacja jest niezwykle istotnym procesem. Konwersja dokumentów do formatu elektronicznego:

• ułatwi dostęp,
• usprawni zarządzanie i przeszukiwanie treści,
• zwiększy moce przerobowe Twojego zespołu.

Zadbaj w tym przypadku o odpowiednią jakość skanowania oraz stosowanie właściwych formatów plików. Zarządzanie dokumentami cyfrowymi może ułatwić usługa eVault, w ramach której zdigitalizujemy wszelkie dokumenty, które nam przekażesz. System eVault to narzędzie usprawniające nawigację cyfrowych i papierowych przechowywanych w magazynach Iron Mountain. Znalezienie odpowiednich informacji nie będzie od tej pory żadnym problemem! Dzięki tej usłudze będziesz mógł także zrezygnować z papierowych dokumentów i korzystać z tych umieszczonych w systemie eVault, a dokumenty, których termin retencji minął – bezpiecznie zniszczysz.

Bezpieczeństwo danych

Odpowiednie zabezpieczenie dotyczy zarówno papierowych, jak i cyfrowych dokumentów. Dysponując materiałami elektronicznymi, najlepiej wykorzystywać skomplikowane hasła (np. pochodzące z generatorów) oraz szyfrowanie i kontrolę dostępu.

Kopia zapasowa

Wszystkie cyfrowe dokumenty powinny zawierać aktualne kopie zapasowe. Można je wykonać na serwerach wewnętrznych uczelni lub korzystając z zewnętrznych usług. Ze swojej strony polecamy usługi back-up Iron Mountain on premises lub Iron Cloud. Rozwiązania te pozwalają wdrożyć kompleksową strategię zarządzania danymi w optymalnych kosztach.

Przestrzeganie przepisów prawnych

Uczelnie powinny przestrzegać przepisów prawa dotyczących przechowywania dokumentów. Jest to związane z RODO oraz gromadzeniem informacji finansowych.

Usunięcie przestarzałych dokumentów

Warto również regularnie przeglądać i likwidować przestarzałe dokumenty w celu zachowania porządku i uniknięcia przechowywania zbędnych danych. Jeżeli potrzebujesz zniszczyć materiały papierowe lub nośniki elektroniczne w sposób zgodny z przepisami prawa, sprawdź usługę Secure Shredding – Bezpieczne Niszczenie.

Jak długo uczelnia przechowuje dokumenty?

Okres przechowywania dokumentów na uczelni może się różnić w zależności od rodzaju dokumentu i polityki danej instytucji. W większości przypadków uczelnie gromadzą materiały uczniów przez 5-10 lat. Po tym czasie mogą zostać zniszczone lub zarchiwizowane w sposób umożliwiający długotrwałe przechowywanie (czyli np. poprzez archiwizację dokumentacji z Iron Mountain).

Wrażliwe dane osobowe są zazwyczaj przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i politykami bezpieczeństwa, w celu ochrony prywatności studentów. Istnieją jednak różnice między uczelniami, dlatego warto skonsultować się z odpowiednim działem administracji lub archiwum uczelnianym, aby uzyskać dokładne informacje na temat przechowywania konkretnych materiałów poufnych.

Cyfryzacja na podstawie historii austriackiego szpitala digitalizującego dokumentację z myślą o poprawie efektywności działania

Dobrym przykładem, z sektora medycznego, w którym sprawdziła się digitalizacja dokumentacji, jest firma Oberösterreichische Gesundheitsholding GmbH, która całkowicie zastąpiła dokumenty papierowe oraz procesy angażujące pracę ludzką wydajnymi rozwiązaniami cyfrowymi.

Naszemu Klientowi z branży medycznej zaproponowaliśmy usługę kompleksowego zarządzania danymi pacjentów. Odebraliśmy wówczas dokumenty, przetransportowaliśmy je do naszej siedziby i zdigitalizowaliśmy oraz zniszczyliśmy zbędne informacje w wersji papierowej.

Dzięki temu zniwelowaliśmy ryzyko uszkodzenia lub zgubienia dokumentów. Zmniejszyło to również koszty przechowywania, ponieważ można było je z powodzeniem zniszczyć, bez konieczności przechowywania przez 30 lat (tak, jak w przeszłości). Wszystko za sprawą kompleksowej digitalizacji i automatyzacji.

Sprawdź już teraz: Austriacki szpital digitalizuje dokumentację pacjentów z myślą o poprawie efektywności działania (CASE STUDY).