Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji firmowej przez konkretny okres, który wyznaczył ustawodawca. W zależności od rodzaju posiadanych dokumentów (np. ZUS pracowników, ZUS przedsiębiorcy, ZUS dla urzędu skarbowego) są ustalone różne terminy ich przechowywania. W dzisiejszym artykule przedstawimy, które dokumenty można wyrzucić w 2024 r., a które należy zatrzymać. Zapraszamy do lektury!
Które dokumenty można wyrzucić w 2024 r.?
Jednymi z najważniejszych dokumentów firmowych jest dokumentacja dla urzędu skarbowego obejmująca m.in. dowody księgowe (np. faktury lub rachunki), deklaracje (np. roczny PIT, VAT) oraz ewidencje (np. przebieg firmowych pojazdów). Należy je przechowywać 5 lat, liczone od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania (z praktycznego punktu widzenia termin ten przedłuża się do 6 lat).
Reasumując, dokumenty obejmujące dokumentację do 2015 r. można zniszczyć w 2024 r. Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku dokumentacji dla urzędu skarbowego za 2018 r., której termin płatności minął 30.04.2019 r. – wówczas należy ją zachować aż do końca 2024 r. kalendarzowego.
Warto również zwrócić uwagę na fakt, czy w stosunku do żadnego dokumentu nie powstały okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji (więcej o tym możemy przeczytać w art. 70 ustawy – Ordynacja Podatkowa).
Jeśli natomiast chodzi o dokumentację ZUS (np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA lub ZUS DRA) – termin wynosi 5 lat od daty złożenia dokumentu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (dotyczy to dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r.).
Sprawdź, jak przebiegała cyfrowa transformacja towarzystwa ubezpieczeniowego ACHMEA we współpracy z Iron Mountain. Zajęliśmy się w tym przypadku transportem, rejestracją i przechowywaniem fizycznych archiwów, co przełożyło się na oszczędność przestrzenną, obniżenie kosztów i maksymalizację efektywności pracowników.
Jakie dokumenty można zlikwidować w 2024 r.?
Poniżej przedstawiamy konkretne dokumenty, które można wyrzucić w 2024 r., oraz zasady ich likwidacji.
Dokumenty księgowe:
- księgi rachunkowe (w tym księgi handlowe, księgi podatkowe, ewidencje pomocnicze) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (lub zaległości podatkowej, w przypadku gdy termin przedawnienia został wydłużony);
- dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych (w tym dowody księgowe, dowody przychodów i rozchodów, deklaracje podatkowe, pisma urzędowe) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą;
- dokumenty związane z pobieraniem podatku w ramach pełnienia funkcji płatnika (w tym umowy o pracę, PIT-11, PIT-40, PIT-4R) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
- dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności składek;
- dokumenty związane z rozliczeniami VAT – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT.
Dokumenty kadrowe:
- dokumenty związane z rekrutacją i selekcją pracowników – 1 rok od dnia zakończenia rekrutacji;
- dokumenty związane z szkoleniami pracowników – 5 lat od dnia zakończenia szkolenia;
- dokumenty związane z podwyżkami wynagrodzeń – 5 lat od dnia podwyżki;
- dokumenty związane z awansami i zmianami stanowiska – 5 lat od dnia awansu lub zmiany stanowiska.
Dokumenty handlowe:
- umowy handlowe – 10 lat od dnia zakończenia obowiązywania umowy;
- faktury VAT – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT;
- reklamacje i zwroty towarów – 5 lat od dnia zakończenia reklamacji lub zwrotu.
Dokumenty techniczne:
- instrukcje obsługi, karty gwarancyjne – 5 lat od daty zakupu urządzenia lub sprzętu;
- dokumenty związane z naprawami i konserwacją urządzeń lub sprzętu – 5 lat od dnia zakończenia naprawy lub konserwacji.
Dokumenty pozostałe:
dokumenty związane z wyjazdami służbowymi – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin rozliczenia wyjazdu;
dokumenty związane z reprezentacją – 5 lat od dnia zakończenia imprezy reprezentacyjnej;
dokumenty związane z reklamą – 5 lat od dnia zakończenia kampanii reklamowej.
Przed zniszczeniem dokumentów należy upewnić się, że nie są one wymagane do celów dowodowych lub rozliczeniowych. Warto również pamiętać, aby dokumenty zniszczyć w sposób bezpieczny – nikt nie może ich później wykorzystać.
Zapamiętaj!
Terminy przechowywania dokumentów mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności gospodarczej. W przypadku wątpliwości co do terminu przechowywania danego dokumentu, należy skonsultować się z prawnikiem lub księgowym.
O tym, czy dokument stracił ważność, dowiesz się, sprawdzając przepisy prawa lub poprzez kontakt z instytucją, która wydała dokument.
Przed wyrzuceniem dokumentów należy je zniszczyć w taki sposób, aby uniemożliwić dostęp do zawartych w nich informacji. Możesz to zrobić, niszcząc je w niszczarce papieru, przecinając na drobne kawałki lub spalając.
Ważne jest, aby dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce, ponieważ mogą zawierać poufne informacje, m.in. dane osobowe, numery rachunków bankowych czy numery PESEL.
Jak zniszczyć lub przechować dokumenty zgodnie z prawem?
Jednym z najlepszych sposobów na pozbycie się dokumentów zgodnie z prawem jest usługa niszczenia dla firm. To bardzo bezpieczna metoda utylizacji poufnych informacji i zapisów, ponieważ wykonywana przez specjalistów działających zgodnie z procedurami, bezpiecznymi oraz przyjaznymi dla środowiska.
Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji
Jeśli dokładnie nie wiemy, za jakie lata możemy zniszczyć dokumenty w 2024 r., powinniśmy zdecydować się na usługę zewnętrznego przechowywania (tzw. archiwizację) – aby ochronić i zachować w stanie nienaruszonym dokumenty, których dozwolonego terminu utylizacji nie jesteśmy pewni. Firma Iron Mountain służy pomocą w uporządkowaniu wszelkich dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem.
Digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów to doskonała metoda, aby zaoszczędzić czas i środki na poszukiwaniu dokumentów papierowych. Dzięki temu dowiemy się szybciej, jakie dokumenty można zniszczyć w 2024 r., a jakie należy zachować. Nie będziemy zmuszeni do przeglądania każdego pokwitowania – wystarczy, że wpiszemy odpowiednią nazwę dokumentu do systemu... i gotowe!
Archiwizacja i digitalizacja dokumentów mają kluczowe znaczenie – dzięki temu firma będzie mieć więcej miejsca w swojej siedzibie.
Które dokumenty firmowe można wyrzucić w 2024 roku? Jak je zniszczyć? Podsumowanie
Większość dokumentów firmowych obejmujących dokumentację do 2015 r. możemy zniszczyć w 2024 r. Pamiętajmy jednak o przeczytaniu art. 70 ustawy (Ordynacja Podatkowa), aby poznać okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji. Jeśli zależy nam na zniszczeniu dokumentów zgodnie z prawem – warto wykorzystać usługę niszczenia dla firm. W przypadku długotrwałego przechowywania i sprawniejszego znajdowania dokumentów rekomendujemy zastanowić się nad archiwizacją, digitalizacją i zarządzaniem zasobami dzięki platformie eVault.
