GBSBank konsekwentnie dążył do wyeliminowania ryzyk związanych z zagubieniem dokumentów oraz występowaniem błędów ludzkich. Wyzwaniem była niespójność procesów, ponieważ prawie każdy oddział stosował odmienne metody kompletowania i skanowania, co uniemożliwiało standaryzację teczek pracowniczych. Ponadto, obsługa dokumentacji w formie papierowej generowała opóźnienia.
„Naszym celem była poprawa efektywności działu HR, tak by proces kompilacji dokumentów odbywał się bez konieczności fizycznego archiwizowania, organizowania czy etykietowania” – wyjaśnił Węgrzynowski.
Kolejnym priorytetem było ograniczenie duplikacji dokumentacji, co jest kluczowe dla minimalizacji ryzyka w zakresie bezpieczeństwa i prywatności danych.
W procesie poszukiwania dostawcy usług digitalizacji zasobów, Iron Mountain wyróżnił się elastycznością, zaawansowaną funkcjonalnością systemu oraz przejrzystością w zakresie kosztów utrzymania.
Roland Węgrzynowski podsumowuje: “Konkurencyjność cenowa stanowiła ważny aspekt decyzyjny. Jednakże dodatkowym atutem, który przeważył na korzyść Iron Mountain, było ich bogate doświadczenie oraz referencyjne portfolio klientów z sektora bankowego, co w znacznym stopniu uwiarygodniło firmę i potwierdziło trafność naszego wyboru.”Roland Węgrzynowski Dyrektor Zespołu Technologii.
30 – dniowa transformacja cyfrowa
Po rozpoczęciu projektu firma Iron
Mountain potrzebowała zaledwie 30 dni na
skonfigurowanie cyfrowej bazy i zebranie
materiałów oraz zeskanowanie 18 500 stron
dokumentacji kadrowo-płacowej, która następnie
została poddana walidacji i zabezpieczeniu.
Jednocześnie, setki starych teczek pracowniczych
włączono do cyfrowego archiwum GBSBanku,
zapewniając bezpieczny dostęp
w celu ochrony prywatności danych.
Cały projekt został zrealizowany w oparciu o
formułę Proof-of-Concept (PoC), co – zdaniem
Rolanda Węgrzynowskiego – okazało się
słusznym wyborem.
„Kiedy zaproponowano nam pracę w oparciu o
Proof-of-Concept, początkowo mieliśmy obawy,
ponieważ chcieliśmy zdefiniować nasze potrzeby
poprzez wewnętrzne spotkania” – powiedział
Węgrzynowski. „Jednak szybko okazało się, że
koncepcja PoC pomogła nam w zachowaniu
dyscypliny przez cały czas trwania projektu.
Wdrożenie zrealizowane w ramach wspólnych
warsztatów zaowocowało ukończeniem projektu
na czas i zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Nie
doświadczyliśmy również żadnych problemów
technicznych w trakcie ani po wdrożeniu, co
przyczyniło się do pozytywnej oceny projektu
przez dział HR.”
Bardziej efektywny model pracy
Pracownicy działu HR nie muszą już pracować
z dokumentacją papierową w fizycznych
segregatorach. Przejście na cyfrowy format
znacząco zwiększyło efektywność pracy
poprzez skrócenie czasu potrzebnego na
wyszukiwanie i weryfikację dokumentacji.
Przykładowo, zaświadczenia lekarskie mogą być
teraz zlokalizowane za pomocą prostej funkcji
wyszukiwania słów kluczowych. Dodatkowo,
digitalizacja ułatwiła generowanie raportów
i wydawanie powiadomień, które są obecnie
kierowane wyłącznie do właściwych osób,
zamiast być rozsyłane do całego zespołu.
„Pracownicy HR mogą także udostępniać
audytorom teczki kadrowe tylko w trybie do
odczytu, bez konieczności drukowania czy
przekazywania fizycznych kopii” – dodaje
Węgrzynowski. „Odzyskaliśmy powierzchnię
biurową, którą aktualnie redukujemy, aby obniżyć
koszty i umożliwić rozwój naszej spółce GBS
Nieruchomości. Co więcej, członkowie działu HR
mogą teraz jednocześnie pracować nad tymi
samymi dokumentami w ramach różnych zadań
i obowiązków. Wreszcie, pracownicy HR zyskali
możliwość pracy zdalnej, którą inni już od dawna
praktykują.”
