Digitalizacja w służbie farmacji

Studium przypadku

Dowiedz się, jak wyglądała digitalizacja zasobów HR w międzynarodowej firmie farmaceutycznej GlaxoSmithKline. Zadbaj z Iron Mounatin o czas swojej pracy!

24 lutego 20258 min read

GlaxoSmithKline

Usługa digitalizacji zasobów HR-owych w międzynarodowej firmie pozwala na wygenerowanie aż 80-krotnych oszczędności czasu pracy. Dzięki temu każda, nawet największa organizacja, może zarządzać globalnymi procesami całej firmy w jednym miejscu.

Jako Iron Mountain Polska możemy dać Klientowi komfort zarządzania całym procesem przejęcia dokumentów oraz digitalizacji na miejscu, w naszym polskim centrum scanningowym, bez konieczności udawania się przez nas, jak i Klienta, do każdego z 15 krajów z osobna. Daje to ogromną korzyść w formie oszczędności czasu dla Klienta już na etapie wdrożenia projektu, a nam pełną kontrolę nad działaniami i tym, że wszystko będzie wykonane z najwyższą starannością.

Andrzej MarchewkaKey Account Manager W Iron Mountain Polska, Odpowiedzialny Z Projekt Z GlaxoSmithKline

Loading component...

Wyzwanie

Zatrudnianie pracowników w międzynarodowej organizacji z siedzibami rozproszonymi w różnych krajach jest niezwykłym wyzwaniem dla działu kadr – mnogość dokumentów, do których dostęp powinien być zagwarantowany w każdym momencie, wielojęzykowa obsługa, czy zmiany kadrowe, które powinny na bieżąco być aktualizowane w teczkach osobowych to jedne z wielu zadań stojących przed działami HR. Pracownicy firmy są również zobowiązani do licznych podróży służbowych, a powierzchnie biurowe przeznaczone na archiwum dokumentów generują kolejne koszty.

Korzyści z pełnej digitalizacji

Kilkanaście sekund – tyle obecnie zajmuje odnalezienie odpowiedniej teczki pracowniczej. Wcześniej odszukanie jej i dostarczenie do rąk klienta zajmowało 24h.
5 – tyle osób po stronie GSK wystarczy, aby po wprowadzonych zmianach, zarządzać centralnie z Polski całym działem HR w 15 krajach europejskich.
Liczne oszczędności – wynikają z możliwości odzyskania powierzchni biurowej, która do tej pory była poświęcona na archiwum papierowe.

Współpraca w liczbach

300 000 – tyle stron z polskiego oddziału firmy zeskanowaliśmy. Poza tym przeprowadziliśmy także kompletowanie i walidację dokumentów. Do sumy należy również doliczyć kilka tysięcy teczek nieaktywnych pracowników, do których dostęp również zagwarantowaliśmy w ramach archiwum elektronicznego.
14 – na tyle krajów europejskich została rozszerzona usługa po wprowadzeniu jej z sukcesem w polskim oddziale (w tym Danię, Norwegię, Szwecję, czy Finlandię). W planach jest także opracowanie personalizowanego rozwiązania dla kolejnych działów (finanse, księgowość).
1 miesiąc – tyle zajął proces digitalizacji polskiego oddziału.

Jak tego dokonaliśmy?

Współpraca Iron Mountain Polska z GlaxoSmithKline rozwijała się stopniowo – od porządkowania dokumentacji papierowej po pełną digitalizację danych kadrowych. Skompletowaliśmy, zwalidowaliśmy i zdigitalizowaliśmy 90 tys. dokumentów. Każdy dokument z archiwum papierowego obecnie ma swoje odwzorowanie w wersji elektronicznej.

Wszystkie dane zaimplementowaliśmy do narzędzia e-Vault, które docelowo będzie zastąpione przez platformę M-Files. Platforma pozwoli również na zatwierdzanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego, który jest akceptowany we wszystkich krajach, będących siedzibą firmy GSK. Taka funkcjonalność pozwala także na zredukowanie podróży pracowników działu HR w celu uzupełnienia teczki personalnej. Cały proces od zatrudnienia pracownika może odbyć się za pomocą platformy.

Zadowolony klient

Loading component...

Współpraca z Iron Mountain rozpoczynała się od pomocy w porządkowaniu dokumentów. Z czasem przekonaliśmy się jednak, że proces całkowitej digitalizacji dokumentacji kadrowej znacząco ułatwi nam funkcjonowanie. Jak się okazało, zapewniło nam to znaczącą oszczędność miejsca, ułatwienie w procesowaniu danych, a przede wszystkim oszczędność czasu poświęconego na pracę na dokumentach. Firma regularnie pokazuje nam szanse, możliwości, innowacje – jest partnerem, który stymuluje nasz wewnętrzny postęp. Ta współpraca od wielu lat bardzo dobrze się układa i pozwala na stały rozwój biznesu.

Marek MazurGlaxoSmithKline

Loading component...

Featured services

Nauki przyrodnicze – life sciences

Chroń, przechowuj i zarządzaj informacjami podczas całego cyklu ich życia. Przyśpiesz transformację cyfrową i przearanżuj miejsce pracy. Zmniejsz ryzyko i aktywuj zarządzanie informacjami w całym przedsiębiorstwie.

Skanowanie dokumentów i repozytorium

Cyfrowa transformacja Twojej firmy, skanowanie dokumentacji i centralizacja informacji

Elevate the power of your work

Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!

Dowiedz się więcej