W jaki sposób iron mountain ustandaryzował procesy i uprościł realizację w jednej z dużych firmy produkującej wyroby medyczne.
Po przeprowadzeniu fuzji dwóch różnych firm produkujących wyroby medyczne, nowo połączony globalny zespół operacyjny ds. zasobów ludzkich (HR) nie miał wglądu w przechowywane informacje zdrowotne (PHI), jak i inną wrażliwą dokumentację.
Bez całościowego wglądu w to, co było przechowywane, firma nie miała informacji o dokumentach, które powinny zostać poddane bezpiecznemu niszczeniu. W efekcie przedsiębiorstwo przechowywało całość dokumentacji. To wpływało nie tylko na koszty przechowywania, ale także zwiększało ryzyko niepowodzenia audytu, co mogło prowadzić do nałożenia wysokich kar finansowych i utraty zaufania Klientów i Partnerów.
Ponadto z uwagi na pandemię, dział operacyjny obejmujący wiele krajów, nie dysponował wystarczającą ilością pracowników w celu obsługi dodatkowej funkcji przetwarzania dokumentów.
Biorąc pod uwagę globalną obecność Iron Mountain, doświadczenie w branży nauk przyrodniczych, oraz głęboką wiedzę fachową w zakresie zarządzania informacją, zespół HR po stronie Klienta wybrał IM w celu opracowania rozwiązania przy ograniczonym budżecie i ściśle określonym terminie realizacji.
Pierwsza faza koncentrowała się na stworzeniu strategii firmowej dotyczącej przetwarzania dokumentacji przechowywanej na trzech największych rynkach, w Stanach Zjednoczonych, Meksyku i Urugwaju. Korzystając z Policy Center, zespoły HR w każdym kraju przy pomocy ekspertów merytorycznych Iron Mountain opracowały ujednolicone procesy zarządzania zasobami. Równolegle personel Iron Mountain dokonał przeglądu dokumentacji fizycznej, identyfikując wymagane metadane, klasyfikując je według rodzaju i niszcząc nieistotne dokumenty.
W drugiej fazie Iron Mountain przeszedł do realizacji kompletnego globalnego rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentami. Działy HR firmy od tej pory będą odpowiedzialne za przegląd dokumentacji i wdrażanie polityki na pozostałych obszarach geograficznych.
Iron Mountain zwiększył zgodności z procedurami (compliance) całego przedsiębiorstwa i uświadomił konieczność bieżącego zarządzania dokumentami. Działając w ramach ograniczeń budżetowych Klienta, Iron Mountain odpowiedział na najpilniejsze potrzeby i przedstawił praktyczny plan przechowywania dokumentacji na terenie obydwu Ameryk oraz na innych obszarach geograficznych. Zespoły HR zwiększyły zakres współpracy, przewidywane są znaczne oszczędności kosztów przechowywania. Sukces przedsięwzięcia został ogłoszony przez Klienta w całej firmie.
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!