Eliminação de registros antigos e desnecessários em uma instituição financeira internacional

Instituições financeiras estão sujeitas a uma fiscalização regulatória significativa. No entanto, uma instituição financeira internacional descobriu que alguns de seus arquivos digitais, especialmente planilhas ad hoc e documentos não estruturados criados para uso pontual, haviam se tornado obsoletos além do cronograma de retenção de registros. Embora os principais sistemas de registro de transações continuassem confiáveis, a ausência de uma solução abrangente de gestão de dados tornava o conteúdo criado por funcionários desnecessário e, muitas vezes, redundante em relação ao registro principal.

Para resolver o problema, a instituição financeira usou os serviços Information Governance (IG) Cleanse da Iron Mountain para filtrar arquivos que não precisava manter. Ela também implementou uma nova solução que permitiria identificar dados que deveriam ser excluídos regularmente. Como resultado, reduziu seu perfil de risco, melhorou a eficiência e manteve a conformidade.

Quando salvar se torna arriscado

No setor de serviços financeiros, todos os aspectos das operações são fortemente regulamentados. Instituições financeiras internacionais enfrentam a complicação adicional de precisar lidar com várias leis diferentes dos países onde atuam.

Diante dessa realidade, os funcionários de instituições financeiras muitas vezes se preocupam que excluir dados possa violar requisitos de conformidade. Salvar tudo frequentemente parece a escolha mais segura. Embora bem-intencionada, essa abordagem pode levar a consequências não intencionais. Com o tempo, os sistemas de armazenamento ficam sobrecarregados com arquivos redundantes, obsoletos ou triviais, comumente conhecidos como "ROT".

Esse ROT apresenta riscos significativos para as instituições. Ele aumenta as chances de os funcionários usarem informações desatualizadas ou imprecisas em decisões críticas. Além disso, volumes crescentes de dados aumentam a vulnerabilidade a ataques cibernéticos, enquanto a ausência de um gerenciamento abrangente complica a conformidade regulatória.

Como parte de uma iniciativa mais ampla de transformação digital, essa instituição financeira decidiu lidar com seus dados ROT. Um funcionário observou: "Algumas áreas estão modernizadas e são de ponta, mas outras ainda estão ficando para trás." A limpeza de dados se tornou uma etapa fundamental para impulsionar esse esforço de modernização.

O processo de limpeza

Para enfrentar esse projeto, a instituição financeira recorreu à Iron Mountain, uma parceira confiável com quem a empresa já tinha um relacionamento forte e sólido. A experiência comprovada da Iron Mountain fez dela a escolha clara para apoiar essa iniciativa crítica.

A primeira etapa do trabalho foi uma iniciativa de quatro a seis meses para limpar os arquivos existentes. A Iron Mountain trabalhou em estreita colaboração com o Chief Data Officer (CDO) e o departamento jurídico da instituição financeira para desenvolver filtros personalizados que a solução IG Cleanse usou para identificar arquivos que poderiam ser excluídos com segurança.

Nem sempre foi um processo tranquilo. A complexidade dos requisitos exclusivos e das necessidades regulatórias da instituição financeira significou que a equipe precisou realizar uma depuração intensa que não havia previsto inicialmente. Mas, no fim, o trabalho valeu a pena. Eles conseguiram identificar mais de 10 milhões de arquivos para exclusão, o equivalente a mais de 6 TB de dados.

Um dos funcionários da instituição financeira envolvidos no projeto disse: "Foi uma ótima jornada trabalhar com a equipe da Iron Mountain." E acrescentou: "Conseguimos trabalhar lado a lado e superar os obstáculos. A Iron Mountain tem sido uma parceira útil, confiável e de confiança."

Uma nova abordagem para as operações habituais

Na segunda fase do projeto, a instituição financeira implementou monitoramento e controles contínuos para impedir que arquivos ROT voltassem a se acumular. Ela continua usando o IG Cleanse e realiza uma análise trimestral para identificar quaisquer arquivos que devam ser excluídos.

Como resultado, obteve vários benefícios operacionais:

• Risco reduzido
• Conformidade aprimorada
• Aumento da eficiência
• Menores custos de armazenamento de dados

A solução IG Cleanse também ajudou a instituição financeira a implementar o que ela descreve como "uma mudança cultural no gerenciamento da retenção de registros". Isso permitiu que a instituição financeira se aproximasse de suas metas estratégicas de modernizar e simplificar suas operações diárias, ao mesmo tempo em que reduz riscos.

Saiba mais sobre a solução IG Cleanse da Iron Mountain.

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