Traitement des documents hérités : rejoignez le mouvement Don't Do It Yourself

Sans processus et contrôles appropriés, il est facile de conserver des fichiers de manière excessive, ce qui rend difficile la réalisation de vos objectifs en matière de gouvernance des informations et d'organisation. Cela se traduit par :

• une augmentation des coûts
• des risques de conformité inutiles
• une perte de productivité due à une mauvaise visibilité sur votre inventaire de documents

Quels sont donc les défis auxquels sont confrontés les professionnels de la gestion des documents et de l'information (RIM) ? 

Il est difficile de trier des milliers de boîtes contenant différents types de fichiers (fichiers mélangés). Les règles complexes de conservation basées sur des événements augmentent également la difficulté. Les responsables RIM font souvent tout cela seuls, avec un petit budget, peu de ressources et une assistance minimale.

Pour atteindre vos objectifs, il peut sembler possible d'adopter une approche do-it-yourself (DIY), mais cela pourrait poser des défis importants, notamment :

1. Tout conserver. Face à la tâche colossale que représente l'organisation de votre inventaire de dossiers, il peut sembler plus facile de conserver vos fichiers de façon permanente. Mais il faut aussi tenir compte des coûts annuels de stockage et du fait que vous ne parvenez toujours pas à optimiser la gestion de votre inventaire. Tout conserver entraîne une complexité accrue, des risques inutiles et des difficultés à répondre à l'évolution des exigences de conservation des dossiers.
    
2. Se trouver dans une impasse et abandonner. La simple idée d'examiner des milliers ou des dizaines de milliers de boîtes remplies de fichiers est accablante. Le processus de récupération des conteneurs d'archives, d'examen de chaque fichier et de prise de décision sur l'élimination exige des ressources considérables. Il est facile de comprendre pourquoi les équipes RIM peuvent être frustrées par une approche DIY et abandonner à mi-parcours, ou simplement mettre fin au projet avant son démarrage.
    
3. Difficulté liées aux examens manuels et à la recherche de la bonne expertise. Imaginez le scénario suivant : vous passez en revue absolument chaque fichier de votre inventaire d'archives avec l'expertise requise pour prendre des décisions sûres et justifiables sur ce qu'il faut conserver, éliminer ou numériser au niveau des dossiers individuels. Sans technologie ni processus automatisé, l'équipe sera débordée et devra faire face à des mois, voire des années, de travail.

Plutôt que le DIY, envisagez une approche don't do it yourself qui s'appuie sur un partenaire doté de la technologie, des processus justifiables et reproductibles ainsi que de l'expertise pour vous aider à reprendre le contrôle de votre inventaire de dossiers.