A Universidade de Ciências Médicas do Texas (UTMB) é um dos principais centros acadêmicos de ciências da saúde para pesquisa, educação e atendimento ao paciente, localizado em quatro campi no sudeste do Texas. O campus da UTMB Health em Galveston, TX, enfrentou um desafio significativo em 2022, quando o contrato de locação de uma de suas instalações de armazenamento – conhecida como edifício Lipton Tea – estava prestes a expirar. Esse armazém de 72 anos continha registros de pacientes, documentos físicos emergencialmente realocados do furacão Ike em 2008 e microfichas e microfilmes que remontavam à antiga política de registros permanentes da UTMB Health.
O inventário incluía quatro andares de registros físicos históricos e frágeis – ou seja, um verdadeiro pesadelo paraum gestor de arquivos. Em março de 2022, a equipe imobiliária da UTMB Health trabalhou em estreita colaboração com a Iron Mountain para desenvolver planos iniciais para a desocupação do edifício. Como a UTMB Health já armazenava mais de 400.000 registros nas instalações seguras de armazenamento externo da Iron Mountain em Houston, TX, ficou claro que o Iron Mountain Smart Sort era a solução perfeita para ajudar a identificar, classificar e aumentar a visibilidade dos arquivos do edifício Lipton Tea e de outros campi.
“A equipe da Iron Mountain realmente compreendeu a profundidade e a complexidade desse projeto. Foi uma grande empreitada.” — Carla Cuney, Diretora de Gestão da Informação em Saúde e Serviços de Pessoal Médico da UTMB Health. Em agosto de 2022, o projeto Smart Sort de grande escala foi iniciado. As equipes da UTMB Health começaram a identificar registros para descarte ou realocação. Os registros que poderiam ser destruídos de forma defensável foram eliminados, enquanto os demais foram transportados com segurança para uma instalação da Iron Mountain em Dallas, TX.
O projeto Smart Sort foi concluído no terceiro trimestre de 2024 e resultou em uma redução de 40% nos custos de armazenamento da UTMB Health, já que os registros agora estão sendo destruídos em vez de armazenados indefinidamente. Com listagens atualizadas no nível dos arquivos, a equipe de registros da UTMB pode agora localizar, gerenciar e tomar decisões facilmente sobre digitalizações futuras e destruições defensáveis em andamento.
