Está planejando fechar uma sala de arquivos?

Não apenas transfira o risco, mitigue-o

De um espaço agitado e cheio de atividade, as salas de arquivos físicos passaram a ficar silenciosas com a transição para o processamento eletrônico. É provável que esse espaço tenha permanecido intocado por anos, mas agora você precisa voltar sua atenção a ele ao considerar fechar um escritório, consolidar unidades ou liberar espaço para acomodar uma força de trabalho mais ágil ou novas estratégias.

Há uma tendência de simplesmente encaixotar os arquivos físicos e enviar os registros para armazenamento arquivístico. Mas, ao desativar uma sala de arquivos físicos, há muitos outros aspectos a considerar além do armazenamento. Isso não é apenas uma ótima oportunidade para organizar seu inventário de registros, mas também, ao tomar as medidas corretas, você pode economizar com armazenamento e ao mesmo tempo reduzir o risco decorrente da retenção excessiva de registros.

Checklist: Pontos a considerar no fechamento de um arquivo físico

Antes de iniciar um projeto, você precisará de:

• Uma tabela de temporalidade documental atualizada e oficialmente aprovada
• Um banco de dados que contenha informações sobre os arquivos individuais ou caixas de arquivos
• Uma forma de identificar os arquivos que já cumpriram os requisitos de retenção e garantir que as decisões de destruição sejam justificáveis
• Um processo para identificar arquivos de acordo com datas futuras de elegibilidade para destruição
• Métodos que permitam aos seus colaboradores encontrar rapidamente o que precisam, para que possam continuar desempenhando suas funções com facilidade e seguir as melhores práticas de gestão documental
• Um plano para definir o destino da infraestrutura de armazenamento e dos suportes físicos, bem como uma forma sustentável de revendê-los, reciclá-los ou descartá-los.

À medida que o projeto avançar, você precisará considerar os seguintes pontos:

• Entender a atividade de retirada e devolução de arquivos
• Definir como mudará o processo de solicitação de arquivos e informações
• Capacidade de digitalizar com qualidade e entregar imagens com segurança a uma força de trabalho distribuída, em tempo hábil
• Levar em conta os arquivos que estão nas mesas dos funcionários, alguns dos quais talvez não estejam no escritório há meses
• Levar em conta intercalações de documentos e inserções em arquivos
• Possibilidade de manter uma parte dos arquivos, aqueles que estão ativos, em prateleiras abertas
• Política de retenção para arquivos que foram digitalizados
• Sistema de Registro para arquivos digitalizados e viabilização da retenção documental
• Processos de descoberta legal e de preservação para litígios

E você ainda precisará:

• Transportar e armazenar fora do local, de maneira altamente segura, aquilo que precisar manter
• Garantir que tudo isso seja economicamente viável e que sua manutenção seja sustentável para a organização dentro do orçamento definido

Procedimentos para o encerramento

Uma das partes mais difíceis do encerramento de um arquivo físico é organizar arquivos misturados por datas de destruição semelhantes, para garantir que você não esteja arquivando arquivos que já ultrapassaram o prazo de retenção exigido, antes de colocá-los em caixas de armazenamento. O Smart Sort da Iron Mountain usa seu banco de dados e programação de retenção e fornece um processo viabilizado por tecnologia para identificar requisitos de retenção para seus arquivos. Destruiremos todos os registros que já tiverem cumprido os requisitos de retenção e, em seguida, prepararemos e encaixotaremos todos os arquivos que ainda não tiverem cumprido esses requisitos, agrupando-os por datas de elegibilidade semelhantes.

Essa solução não apenas reduz o volume do seu inventário, mas também oferece um processo padronizado para continuar tratando a destinação defensável daqui para frente. Durante o processo, arquivos com alta probabilidade de serem solicitados novamente pelos usuários finais, ou aqueles que seja importante ter em formato digital, podem ser sinalizados para digitalização durante a triagem.

Com um inventário limpo e organizado, você passa a ter uma base sólida para digitalizar o que precisar dali em diante. Nossos Serviços de digitalização de documentos e serviços digitais permitem apoiar a transição da sua organização para um ambiente com menos papel. Isso ajuda você a continuar simplificando processos, apoiando o trabalho remoto e ampliando a segurança da informação. Também forneceremos um plano para organizar o espaço físico, incluindo o destino de estantes, armários e quaisquer equipamentos remanescentes no arquivo após sua desativação. Com o Clean Start da Iron Mountain, realizamos uma avaliação abrangente do espaço e apresentamos recomendações para um encerramento completo. Os ativos que não forem mais necessários são removidos e revendidos ou reciclados, ou podem ser armazenados com segurança em uma de nossas instalações, caso você precise deles no futuro. Isso inclui móveis, equipamentos, suprimentos e muito mais.

E, caso você precise de suporte contínuo, a equipe de Serviços Profissionais Dedicados da Iron Mountain garante que todos os processos e procedimentos definidos sejam seguidos durante toda a execução do trabalho e também depois dela. Atuando como o elo entre as diferentes áreas da sua organização, do suporte ao usuário final até a destinação no fim do ciclo de vida, nossos profissionais qualificados garantem o cumprimento de todos os KPIs para impulsionar seu programa de forma consistente.

Não apenas transfira o risco, mitigue-o agora e proteja sua organização no futuro.