Digitalizarea nu înseamnă transformare digitală: eliminarea lacunelor cu guvernanța informațiilor

Mulți lideri de companie intră în noul an încrezători că organizația lor „s-a digitalizat”. S-au scanat documentele pe hârtie, s-au retras sistemele învechite, iar conținutul a fost mutat online. Și totuși, în ciuda anilor de investiții, transformarea digitală rămâne frustrant de incompletă. Organizația pur și simplu nu este pregătită pentru complexitatea reglementărilor sau pentru riscurile de securitate din prezent, cu atât mai puțin pentru IA. În schimb, are mai multe date și mai puțin control.

Aici se află distincția. Digitalizarea îmbunătățește accesul la informații. Transformarea digitală schimbă modul în care funcționează compania. Un factor-cheie de diferențiere este cât de bine sunt administrate informațiile, nu doar cât de multe date au fost digitalizate.

Transformarea digitală necesită guvernanță prin natura sa 

Scanarea documentelor fizice și mutarea datelor în depozite digitale poate să scadă costurile, să îmbunătățească accesibilitatea și să sprijine continuitatea afacerii. Sunt niște primi pași esențiali. Dar fără guvernanță, informațiile digitalizate devin fragmentate și reprezintă riscuri de securitate.

Pentru a trece dincolo de simpla digitalizare, organizațiile trebuie să atingă „maturitatea guvernanței” – stadiul în care politicile sunt încorporate în structura muncii de zi cu zi, nu tratate ca o completare. Utilizați următoarea listă de verificare pentru a evalua situația actuală a organizației dvs.:

Listă de verificare pentru maturitatea guvernanței

• Constanță: Înregistrările sunt create automat în momentul tranzacției?
• Punere în aplicare: Sistemele pun în aplicare automat păstrarea și eliminarea sau vă bazați pe stocare manuală „pentru orice eventualitate”?
• Conformitate: Informațiile cu caracter personal sunt protejate în strictă conformitate cu legislația curentă privind confidențialitatea?
• Posibilitate de găsire: Pot fi recuperate anumite documente în termenele legale necesare?
• Standardizare: Standardele metadatelor sunt aplicate consecvent în întreaga întreprindere?

Planul: guvernanță pe tot parcursul ciclului de viață al informațiilor

Când este matură, guvernanța arată rezultate pozitive în fiecare etapă a ciclului de viață al informațiilor.

Creare și înregistrare: Documentele sunt create și înregistrate în acel punct al activității companiei. Politicile definesc cine este responsabil și unde ar trebui să se afle informațiile. Sistemele susțin crearea unor înregistrări conforme în loc să se bazeze pe decizii luate pe moment.

Conversie și migrare: Informațiile trebuie să se miște în siguranță și cu precizie. Guvernanța matură include politici de conversie și migrare documentate, metodologii oficiale și supraveghere pentru a asigura integritatea.

Acces și securitate: Accesul la informații trebuie să fie conform cu rolurile, responsabilitățile și cerințele legale. Aceasta înseamnă că permisiunile sunt revizuite periodic pentru a preveni accesul neautorizat și pentru a proteja informațiile sensibile, indiferent dacă sunt în tranzit sau în repaus.

Stocare și conservare: O strategie coordonată de stocare ia în calcul necesitățile conservării pe termen lung și monitorizează riscurile ecologice și de sistem. Soluțiile de stocare sunt adaptate la tipul de suport, perioada de păstrare și nevoile de securitate corespunzătoare.

Accesare, păstrare și eliminare: Poate că cel mai clar indicator al maturității guvernanței informațiilor este eliminarea justificabilă. Organizațiile care păstrează totul „pentru orice eventualitate” își vor crește riscul. Programele mature manifestă disciplină în legătură cu termenele de păstrare, ciclurile de eliminare și distrugerea documentelor – inclusiv gestionarea specifică a informațiilor personale.

Guvernanța informațiilor în era IA

Pe măsură ce organizațiile introduc IA în operațiunile lor, rolul guvernanței informațiilor devine mai critic. Sistemele IA sunt la fel de fiabile ca datele pe care le consumă. Informațiile prost administrate introduc nu numai biasuri, ci și expunerea la risc la scară mare.

Programele moderne de guvernanță stabilesc o bază de încredere pentru IA – unde calitatea datelor și responsabilitatea pot oferi instrumente avansate de analiză și IA. Aceasta poziționează guvernanța informației nu ca funcție de back-office, ci ca factor strategic de inovare, înțelegere și reziliență în afaceri.

Liderii pot face pași importanți spre maturizarea guvernanței informațiilor:

• Să evalueze cadrele actuale de ținere a evidențelor în funcție de cerințele legate de ciclurile de viață.
• Să identifice lacunele în politici, standardele metadatelor și controlul sistemelor.
• Să clarifice rolurile și responsabilitățile în cadrul organizației.
• Să se asigure că sistemele pot pune în aplicare regulile de păstrare, acces și eliminare.
• Să ofere instruire continuă, astfel încât personalul să înțeleagă cum și unde să facă înregistrările.
• Să treacă de la atenuarea reactivă a riscurilor la guvernanță proactivă.

Scopul nu este perfecțiunea, ci progresul în alinierea guvernării la rezultatele companiei.

Administrarea întregului ciclu de viață, în parteneriat cu Iron Mountain

Atingerea acestui nivel de maturitate necesită nu doar abordarea corectă, ci și tehnologia și sprijinul potrivit. Iată de ce peste 95% dintre companiile Fortune 1000 i-au încredințat companiei Iron Mountain informațiile lor și guvernanța informațiilor lor.

Iron Mountain InSight® DXP vă permite să gestionați și să controlați informațiile digitale și fizice pe tot parcursul ciclului de viață. Prin gestionarea proactivă a păstrării, prin identificarea și redactarea informațiilor de identificare personală (PII) și prin redactare automată, InSight DXP vă ajută să administrați informațiile pe măsură ce sunt create – oprind problemele înainte de a apărea. 

Nu știți sigur de unde să începeți? Cu deceniile sale de experiență, Iron Mountain vă stă la dispoziție pentru a vă ajuta să obțineți maturitatea guvernanței informațiilor. Contactați astăzi unul dintre experții noștri.