Optimizarea complexității datelor pentru a atinge pregătirea pentru audit și IA

Scopul Kyndryl este de „a contribui la protecția împotriva perturbărilor a operațiunilor celor mai importante companii din lume și de a sprijini clienții”. Însă după ce s-a desprins de IBM, Kyndryl s-a confruntat cu o provocare specifică clienților, anume de a acționa într-un peisaj de date complex. În același timp, Paul Morton, director asociat pentru guvernanța datelor la Kyndryl, a fost însărcinat să pună în aplicare un proces de arhivare și păstrare – în termen de nouă luni.

Dincolo de desprindere și de noul proces, au apărut alte evoluții. Kyndryl operează în peste 70 de țări, afirmând că gestionează sute de cerințe de reglementare diverse și specifice fiecărei țări pentru păstrarea datelor. Pentru a implementa un proces eficient de arhivare și păstrare și pentru a atinge pregătirea pentru audit, Kyndryl a trebuit să rezolve trei probleme majore:

• Gestionarea unui amestec de sisteme vechi și noi în toate funcțiile din companie: peste 1800 de întrebuințări în peste 50 de centre de date la nivel global care au trebuit să fie reduse, simplificate și optimizate.
• Rezolvarea problemelor încurcate dintre Kyndryl și IBM legate de proprietatea înregistrărilor: 1 milion de înregistrări ale contactelor și 300.000 de înregistrări directe ale clienților au necesităt atenție.
• Depășirea dificultăților și a unei strategii de date ambigue: sistemele, platformele, datele și aplicațiile foarte diverse și sutele de reguli de păstrare a datelor specifice fiecărei țări au generat un mediu complicat al tehnologiei informației (IT).

„Kyndryl a abordat simultan mai multe probleme la scară mare pentru a implementa un proces eficient de arhivare și păstrare în vederea pregătirii pentru audit. Avantajul suplimentar a fost că această abordare a făcut ca Kyndryl să fie pregătită și pentru IA. După pregătirea inițială a proiectului și cu ajutorul Iron Mountain, procesul de arhivare și păstrare a devenit operațional în șase luni”, a afirmat Morton.

Abordarea provocărilor

În vederea pregătirii pentru audit, echipa IT de la Kyndryl a decis să adopte o abordare bazată pe proces. În primul rând, echipa a identificat procesele de afaceri specifice pe care echipa IT trebuia să le sprijine. Apoi echipa s-a concentrat pe platformele care puteau sprijini aceste procese de afaceri. Aceste platforme prioritare erau folosite ca indicatori pentru a optimiza dezvoltarea aplicațiilor. De exemplu, nu era necesară o nouă aplicație dacă pe o platformă curentă exista aceeași funcționalitate sau una similară.

Echipa a impus și ca noul proces de arhivare și păstrare a datelor să ofere transparență în guvernanța datelor și să utilizeze o singură sursă de adevăr. Seturile și formatele de date disparate trebuiau combinate într-o singură platformă pentru a simplifica accesul la date, a crește capacitatea de utilizare și a pregăti compania pentru viitor.

Criteriile Kyndryl pentru selectarea unui partener și a unei platforme au inclus trei elemente-cheie:

1. O soluție „la cheie” de la un singur furnizor, care să fie configurabilă pentru nevoile Kyndryl
2. Un lider recunoscut în domeniu
3. Un aliat de încredere pentru partenerii de afaceri ai Kyndryl

Kyndryl a ales să se asocieze cu Iron Mountain. Pe lângă îndeplinirea cerințelor, Morton știa că Iron Mountain avea competențele necesare atât în guvernanța informațiilor, cât și în tipurile de documente gestionate, deoarece Kyndryl stocase deja informații fizice la Iron Mountain.

Pregătirea datelor

Condusă de Morton, echipa IT de la Kyndryl a lucrat cu responsabilii interni și cu Iron Mountain pentru a dezvolta un set de reguli – guvernanța – pentru stocarea datelor. Au fost articulate criterii specifice pentru datele active („fierbinți”) utilizate zi de zi, datele pasive („calde”) pentru disponibilitatea accesului offline, și datele de arhivă („reci”) care trebuie păstrate numai din motive legale, nu ca sursă de rezervă.

„Regulile arhivelor noastre sunt importante pentru accesarea și legalitatea datelor în sine. A avea date prea mult timp este un dezavantaj la fel de mare ca a nu le avea deloc”, spune Morton. „Inițial, setul de reguli generale pentru păstrarea datelor includea 400 de reguli scrise în limbaj juridic, fiind greu pentru oameni să știe ce reguli se aplică. Am lucrat cu echipa de servicii de consultanță în guvernanța informațiilor de la Iron Mountain pentru a reduce seturile de reguli globale la 93 de reguli extrem de simplificate, care guvernează acum arhivele de date ale Kyndryl. Acum estimăm că este cu 60% mai eficient să evaluăm regulile de păstrare a datelor în prezent decât era în trecut. Și mai important este că avem încredere în datele de referință”.

Kyndryl a sintetizat în continuare regulile la cele mai importante componente, făcându-le mai ușor de înțeles și de utilizat. Fiecare regulă era definită de subiectul datelor, cerința de păstrare minimă și maximă, anul, țara și formatul datelor.

Securitatea este esențială pentru Kyndryl, care a dorit să păstreze controlul și ciclul de viață al datelor lor. Iron Mountain a lucrat cu Kyndryl pentru a prelua înregistrările stocate în AWS, Microsoft Azure și în alte părți și le-a făcut disponibile pentru vizualizare și administrare în Iron Mountain InSight®, platforma de servicii de conținut. Kyndryl poate aplica sistematic reguli de păstrare a informațiilor sale în InSight printr-o coordonare cu Centrul de politici, platforma de gestionare a politicilor de confidențialitate și de păstrare în cloud de la Iron Mountain, operațională în peste 60 de țări.

Obținerea pregătirii pentru IA

Pentru Kyndryl, unul dintre cele mai transformatoare rezultate ale procesului de arhivare și păstrare a fost beneficiul suplimentar de a obține date pregătite pentru IA. Asta deoarece procesul de pregătire pentru IA constă în gestionarea eficientă a informațiilor, însoțită de practici riguroase de conformitate a documentelor.

Pe lângă guvernanța clară a datelor, Kyndryl a mai adoptat și o abordare solidă catalogării datelor pentru a consolida administrarea informațiilor. Folosind InSight, datele sunt clasificate, etichetate cu metadate și organizate pentru administrare, accesibilitate și utilizare în întreaga organizație. Deoarece găsirea datelor este întotdeauna o provocare, Kyndryl se folosește de crowdsourcing pentru termenii utilizați de unitățile de afaceri când caută date. Kyndryl poate acum să administreze și să utilizeze toate datele din catalog și toate metadatele din arhivă.

„Kyndryl a mai câștigat și pregătirea pentru IA. Deoarece știm ce date avem și în ce format, am obținut o consecvență a datelor și am stabilit standarde. Pentru aceasta, Kyndryl a dezvoltat două cataloage de date. Unul conține informații despre date, iar celălalt conține informații despre locul în care se află datele. În consecință, datele Kyndryl sunt acum pregătite și pentru audit, și pentru IA”, a completat Morton.

Rezultat

Echipa IT de la Kyndryl se concentrează pe sprijinirea unităților de afaceri și pe avansarea rezultatelor de afaceri. Implementarea procesului de arhivare și păstrare, care a permis în același timp pregătirea pentru IA, a fost un succes în ambele privințe. Unitățile de afaceri au îmbunătățit accesul la date utilizabile, accelerând luarea inteligentă a deciziilor, pentru rezultate mai bune în afaceri.

În ansamblu, acest proiect a făcut Kyndryl de 70 de ori mai eficientă, a simplificat înțelegerea regulilor, a îmbunătățit administrarea datelor, a redus costurile de gestionare a regulilor de conformitate îmbunătățind în același timp conformitatea și a pus bazele disponibilității pentru IA. „Asemenea rezultate sunt transformaționale pentru Kyndryl. Am pus bazele unui viitor mai puternic, mai inteligent și mai flexibil”, a declarat Morton.

Doriți să vă pregătiți datele pentru IA?

Contactați Iron Mountain pentru a discuta despre nevoile dvs. specifice.