Soluția Iron Mountain Digital Mail

Provocări de afaceri

Fiecare articol de corespondență primit, fie că este fizic sau nativ digital, este un element esențial pentru organizația dvs., cuprinzând totul, de la facturi și documente fiscale legale până la solicitări ale clienților și angajaților. Forțele de muncă responsabile pentru tratarea corespondenței primite sunt deseori dispersate și necesită acces rapid și în siguranță.

Camerele de corespondență construite și susținute intern pot să presupună cheltuieli mari, să crească riscul de erori și să creeze vulnerabilități care duc la breșe de securitate a datelor. De asemenea, aceste procese manuale pot întârzia livrarea documentelor urgente, cum ar fi notificările legale și fiscale, ceea ce are potențialul de a provoca pierderi financiare și de a afecta relațiile cu clienții. Incapacitatea de a extrage și de a utiliza date valoroase împiedică obținerea unor informații necesare pentru optimizarea proceselor operaționale de bază, încetinind fluxurile de lucru critice, cum ar fi aprobarea creditelor ipotecare, prelucrarea cererilor de despăgubire și a plăților bancare. Manipularea documentelor fizice crește și riscul de expunere a informațiilor sensibile. În esență, aceste dificultăți dezvăluie o slăbiciune de bază: dependența de sisteme depășite care nu au flexibilitatea de a răspunde cerințelor unei organizații moderne în creștere.

Cum ar fi dacă ați putea

• să transformați corespondența primită în active digitalizate și utile, oferind acces securizat, pe bază de roluri, menținând în același timp conformitatea cu standardele și reglementările de securitate ale companiei și ale domeniului de activitate, în special pentru informațiile sensibile
• să reduceți semnificativ timpul, efortul, costurile și erorile de sortare și de livrare manuală a corespondenței prin automatizarea inteligentă a dirijării interne către persoane și departamente pe baza regulilor operaționale și a cerințelor clienților
• să minimizați cheltuielile de capital (CapEx) și costul total de proprietate printr-o platformă bazată pe IA care este sigură, centralizată și conformă cu cerințele domeniului de activitate pentru digitalizarea, stocarea, automatizarea și monitorizarea proceselor legate de corespondență și a fluxurilor de lucru ulterioare, obținând informații operaționale și stimulând eficiența

Iron Mountain Digital Mail

Iron Mountain Digital Mail reprezintă o soluție completă și sigură pentru transformarea corespondenței, simplificându-i întregul ciclu de viață până la casare. Această soluție centralizată de software ca serviciu (SaaS) rezolvă deficiențele proceselor dependente de corespondență, transformând corespondența primită în active digitale utile și automatizând fluxurile de lucru axate pe documente. Utilizează prelucrarea inteligentă cu IA a documentelor pentru a extrage date valoroase și a automatiza procesele de dirijare, permițându-le organizațiilor să-și optimizeze operațiunile, să accelereze acțiunile importante (cum ar fi aprobările creditelor ipotecare și prelucrarea cererilor de despăgubire) și să obțină informații strategice esențiale.

Digital Mail vă permite:

• să oferiți acces în siguranță la corespondență, cu un lanț de custodie verificabil. Experții și infrastructura noastră de scanare vă transformă corespondența fizică primită în documente digitale prin rețeaua noastră vastă de centre globale de digitalizare. Puteți să vă păstrați corespondența în lanțul de custodie de la Iron Mountain și să obțineți trasabilitatea sa completă, de la preluarea inițială până la primirea de către destinatarul vizat în soluția Digital Mail. După digitalizare, sunt disponibile opțiuni de eliminare aliniate cu politicile organizației dvs., de exemplu returnare, stocare sau distrugere în siguranță. Iron Mountain InSight®, o platformă de conținut inteligentă, vă oferă non-stop acces securizat pe bază de roluri la corespondența dvs. digitalizată, permițând stocarea, căutarea și găsirea eficientă.
• să accelerați cu IA fluxurile de lucru axate pe documente. Utilizând prelucrarea inteligentă a documentelor, Iron Mountain Digital Mail identifică și clasifică tipurile de documente și extrage metadatele principale. Aceste informații duc la reguli de dirijare inteligentă, funcționând în armonie cu politicile dvs. de distribuție a corespondenței, pentru a permite livrarea corectă și automatizată către persoana, echipa sau fluxul de lucru potrivite. Pentru a reduce și mai mult intervenția manuală, agenții noștri IA de dirijare a corespondenței învață din deciziile umane anterioare, perfecționând regulile automatizate de gestionare a excepțiilor, pentru a gestiona independent situații de dirijare similare.
• integrați armonios corespondența în procesele de afaceri prin conectarea la sistemele întreprinderii dvs. (de exemplu ERP, CRM). Dincolo de prelucrarea standard a corespondenței corporației, oferim soluții pentru fluxurile de lucru departamentale și specifice domeniului de activitate – cum ar fi prelucrarea facturilor, a plăților și a cererilor de despăgubire, validarea post-acordare a creditelor ipotecare și susținerea inițierii împrumuturilor – pentru a automatiza procesele critice și a accelera tranzacțiile financiare, precum depunerea cecurilor și înregistrarea în Cartea mare. De asemenea, putem proiecta o soluție personalizată pentru a satisface cerințele unice ale organizației dvs., indiferent dacă trebuie să aplicați sistematic politici de păstrare și confidențialitate a datelor sau să simplificați corespondența trimisă, prin armonizarea cu instrumentele dvs. de conținut, generând eficiență și rentabilitate în imprimare, inserare, timbrare și serviciile de expediere, toate urmărite în timp real pentru transparență maximă.

Avantajul oferit de Iron Mountain

Această soluție rulează pe platforma noastră InSight și oferă o interfață intuitivă și capacități cuprinzătoare, printre care gestionarea conținutului, automatizarea fluxurilor de lucru și guvernanța informațiilor, pentru a vă optimiza operațiunile. În plus, cu capacitatea de a scana 2,6 miliarde de imagini anual în 141 de centre de digitalizare din 45 de țări, suntem lider global în digitalizare.

Avantajul Iron Mountain constă în amploarea sa fără egal și în platforma robustă cu IA. Într-un proces complet, abordarea noastră este cu adevărat cuprinzătoare, tratând fiecare articol de corespondență, indiferent dacă este de natură nativă digitală sau fizică, ca un activ cu date de mare valoare încă din momentul primirii. De la asimilare și extragerea datelor cu IA până la casare, fiecare pas are parte de un nivel ridicat de securitate, cu respectarea cerințelor de audit.

Contactați Iron Mountain pentru a afla cum vă putem ajuta să optimizați operațiunile legate de corespondență.