Scăpați de griji folosind soluția de curățare adaptabilă și justificabilă a documentelor vechi

Dacă organizația dvs. caută să se ocupe de volume mari de documente fizice acumulate în timp, nu este singura. Conform unui studiu realizat de Economist Impact și sponsorizat de Iron Mountain, 93% dintre directori la nivel global intenționează să inițieze sau au început deja curățarea arhivelor vechi .

Înțeleg că acest proces de curățare a acestor documente poate fi dificil, mai ales dacă nu credeți că aveți toate informațiile necesare pentru a lua decizii justificabile cu privire la ce să păstrați, ce să distrugeți și ce să digitalizați. Dar ignorarea problemei poate duce la ineficiență, costuri mai mari, neconformitate și riscuri mai mari.

Obținând cunoștințe despre documentele pe care le dețineți, organizându-le și atribuind reguli de păstrare la nivel de cutie și de document, puteți lua cu încredere decizii justificabile cu privire la inventarul de documente. Prin urmare, vă veți îndeplini obiectivele de afaceri, veți reduce costurile și veți atenua riscurile, trecând totodată la un mod mai eficient și mai digital de a lucra.

Stabilirea unui proces inteligent și justificabil

Când este vorba de inventarul de documente al unei organizații, o singură soluție nu poate curăța un inventar care poate avea informații descriptive inadecvate sau conține cutii de documente amestecate care privesc mai multe domenii de activitate, zone geografice și chiar diverși furnizori. Însă, implementând o abordare inteligentă și pe mai multe planuri, veți elimina presupunerile din procesul de curățare a documentelor vechi și veți obține beneficiile și lipsa de griji specifice unui program bine structurat:

1) Luarea deciziilor justificabile în prezent și în viitor

Cel mai probabil aveți de ceva vreme pe lista de priorități curățarea documentelor vechi. Ușurarea de a reuși să faceți acest lucru în sfârșit va avea un efect de propagare în anii următori. Odată ce ați stabilit un proces riguros și justificabil pentru administrarea documentelor vechi, nu numai că vă veți ocupa de documentele care și-au atins condițiile de conformitate în prezent, ci veți avea și o metodă care să mențină conformitatea în timp.

Cu un proces justificabil implementat, puteți lua cu încredere deciziile corecte cu privire la ce documente să păstrați, să distrugeți sau să digitalizați pe baza cerințelor legale și de reglementare, precum și a obiectivelor dvs. specifice de afaceri.

Aflați mai multe despre Iron Mountain Smart Sort

2) Optimizarea costurilor

Depozitarea poate deveni costisitoare în timp, mai ales dacă plătiți pentru a depozita cutii de documente fizice pe care nu mai trebuie să le păstrați. Pentru organizațiile care au încă inventare mari de documente pe hârtie, curățarea lor a devenit o prioritate. Într-un studiu recent despre curățarea documentelor vechi sponsorizat de Iron Mountain, s-a constatat că reducerea costurilor legate de păstrarea documentelor pe hârtie era prioritatea principală pentru 79 % dintre respondenți.

Stabilirea unui proces justificabil pentru identificarea documentelor care trebuie păstrate și a celor care pot fi distruse în siguranță nu reduce doar costurile, ci și riscurile de neconformitate și amenzile asociate.

3) Productivitate îmbunătățită

Reducând inventarul, organizând documentele și actualizând metadatele la nivel de cutie și de document, puteți localiza și recupera mai ușor informațiile, reducând timpul petrecut cu căutarea lor. În plus, prin digitalizarea documentelor critice pentru activitate, vă va fi și mai ușor să găsiți ce vă trebuie și să le trimiteți informații angajaților care au nevoie de acestea. Pentru documentele fizice, este esențial să vă asigurați că cutiile și documentele au metadate specificate pentru a vă asigura că documentele pot fi ușor localizate și accesate.

4) Transformare digitală accelerată

Gestionarea documentelor fizice vechi poate accelera transformarea digitală a organizației dvs. Procesul de curățare vă va ajuta să identificați documentele care au atins cerințele de păstrare și pot fi distruse în siguranță. Procesul vă va ajuta și să identificați acele documente critice pe care trebuie să le accesați periodic și care ar trebui să fie digitalizate.

Ocupându-vă de inventarele de documente pe hârtie, puteți să eliminați procesele manuale și să treceți la un mod de lucru mai digital. Astfel, veți economisi timp și veți reduce costurile, permițându-le totodată angajaților să lucreze mai eficient într-un mediu digital.

Procedura de curățare a documentelor vechi

Gestionarea inventarului de documente are propriile provocări: este copleșitoare, consumă multe resurse și distrage angajații de la activitatea lor de bază. Vestea bună este că nu trebuie să vă ocupați singuri de acest proces.

Indiferent de amploarea sau de complexitatea procesului de curățare a documentelor, putem să eliminăm o mare parte din presupuneri și să automatizăm procesul decizional. Cu cât procesul se bazează pe mai multă obiectivitate, cu atât mai consecvent va fi. Scopul final este de a elimina elementul uman subiectiv prin utilizarea unor soluții tehnologice, cum ar fi Iron Mountain Smart Sort.

Rezultatul este exact cel care vă trebuie: un inventar de documente sortat, bine organizat și care poate fi descoperit când este necesar. Nu veți mai avea de ce să vă faceți griji știind că puteți lua cu ușurință și cu încredere măsuri justificabile legate de documentele dvs. pe tot parcursul procesului de curățare și ulterior.

Aflați mai multe despre soluțiile noastre de curățare a documentelor vechi.