Cum se închide un depozit de documente

Nu vă mulțumiți să mutați riscul, atenuați-l!

Deși în trecut erau locuri aglomerate, depozitele de documente au devenit liniștite odată cu trecerea la prelucrarea electronică. Probabil că spațiul nu a mai fost folosit de ani de zile, dar acum trebuie să-l reevaluați dacă planificați închiderea unui birou, combinarea sediilor sau eliberarea spațiului pentru o forță de muncă flexibilă sau noi strategii.

Există tentația de a pune conținutul depozitului de documente în cutii și de a trimite documentele în locul de depozitare a arhivelor. Dar pe lângă depozitare, există multe alte lucruri de luat în considerare când închideți un depozit de documente. Nu este doar o mare oportunitate de a curăța inventarul documentelor, ci, prin luarea măsurilor potrivite, și de a economisi bani de depozitare, reducând în același timp riscul asociat cu păstrarea documentelor prea mult timp.

Listă de verificare: Reflecție pentru închiderea depozitului de documente

Înainte de a începe un proiect, veți avea nevoie de:

• un program actualizat și autorizat de păstrare a documentelor,
• o bază de date care conține informații despre documente individuale sau cutiile de documente,
• o modalitate de a identifica documentele care au atins perioada de păstrare necesară și de a asigura justificarea deciziilor de distrugere,
• un proces de identificare a documentelor în funcție de datele de eligibilitate pentru distrugere în viitor,
• metode care le permit angajaților să găsească rapid ce le trebuie ca să-și poată face treaba cu ușurință în continuare și să respecte bunele practici de administrare a documentelor,
• un plan pentru ce trebuie făcut cu rafturile și mediile de depozitare fizică, precum și de o modalitate de a le recomercializa, recicla sau elimina sustenabil.

Pe măsură ce avansați, va trebui să vă gândiți la aceste aspecte:

• înțelegerea activității de obținere și reîndosariere a documentelor,
• stabilirea modului în care se va schimba procesul de solicitare a documentelor și informațiilor,
• posibilitatea de a scana și furniza în siguranță și la timp imagini de calitate către o forță de muncă aflată în diverse locuri,
• ținerea evidenței documentelor de pe birourile angajaților (dintre care unii poate că nu au fost la muncă de luni de zile),
• ținerea evidenței documentelor și paginilor suplimentare,
• opțiunea de a păstra o parte a documentelor (cele care sunt active) pe rafturi deschise,
• politica de păstrare pentru documentele care au fost digitalizate,
• un sistem de evidență pentru fișierele tip imagine și posibilitatea de păstrare a documentelor,
• procesele de dezvăluire legală de probe și de suspendare a distrugerii documentelor.

Și va trebui în continuare:

• să transportați și să depozitați documentele de care aveți nevoie în afara sediului într-un mod extrem de sigur,
• să vă asigurați că totul este rentabil și sustenabil din punct de vedere al întreținerii pentru organizație în limitele bugetului definit,
• să luați măsuri pentru închidere.

Luarea măsurilor de închidere

Unul dintre cele mai grele lucruri la închiderea unui depozit de documente este organizarea documentelor amestecate în funcție de data distrugerii (pentru a vă asigura că nu arhivați documentele care deja au depășit perioada obligatorie de păstrare), înainte de a le pune în cutii în arhivă. Smart Sort de la Iron Mountain utilizează baza dvs. de date și programul de păstrare și oferă un proces tehnologic pentru identificarea condițiilor de păstrare pentru documentele dvs. Vom distruge toate documentele care au atins perioada obligatorie de păstrare și apoi vom pregăti și vom pune în cutii în funcție de data de eligibilitate toate documentele care mai trebuie păstrate.

Această soluție nu numai că vă reduce inventarul, ci oferă și un proces standardizat pentru tratamentul justificabil în continuare în viitor. Astfel, documentele care pot fi solicitate de utilizatorii finali sau cele care sunt necesare în format digital pot fi etichetate pentru scanare în timpul procesului de sortare.

Pornind la drum cu un inventar curat și organizat, aveți o bază solidă pentru a digitaliza ce vă trebuie pe viitor. Serviciile noastre digitale și de scanare a documentelor vă permit să sprijiniți trecerea organizației dvs. la un mediu cu mai puțină hârtie. Acest lucru vă ajută în continuare să optimizați procesele, să susțineți lucrul de la distanță și să extindeți securitatea informațiilor. De asemenea, vă vom oferi un plan pentru eliberarea spațiului fizic – inclusiv ce să faceți cu rafturile, dulapurile și echipamentele rămase în depozitul de documente după închidere. Cu Iron Mountain Clean Start, efectuăm o evaluare completă a spațiului și oferim recomandări pentru o închidere completă. Activele IT care nu mai sunt necesare sunt scoase și recomercializate, reciclate sau pot fi depozitate în siguranță în una din unitățile noastre dacă aveți nevoie de acestea în viitor. Este vorba de mobilier, echipamente, consumabile etc.

Iar dacă aveți nevoie de asistență continuă, echipa dedicată de servicii profesionale de la Iron Mountain se asigură că toate procesele și procedurile defined sunt respectate pe tot parcursul contractului și pe mai departe. Jucând un rol de legătură în organizația dvs. – de la asistența pentru utilizatorii finali până la tratamentul la sfârșitul ciclului de viață – profesioniștii noștri calificați se asigură că toți indicatorii-cheie de performanță sunt atinși pentru ca programul să avanseze constant.

Reduceți riscul acum și protejați-vă organizația în viitor.