Saksarkiv i stat och kommun

Så får du bättre kontroll över saksarkiv i stat och kommun

Saksarkiv är en central del av informationshanteringen i både statliga verksamheter och kommuner. Arkiven innehåller dokumentation kopplad till ärenden, beslut och kommunikation. Information som ofta behöver bevaras under lång tid.

Samtidigt upplever många organisationer att saksarkiven är spridda över olika system, arkivrum eller fysiska mappar. Det gör det svårt att snabbt hitta rätt dokumentation när den behövs, och mycket tid går ofta åt till att leta efter information.

Genom att strukturera och digitalisera saksarkivet kan du få bättre kontroll över dokumentationen, göra den mer tillgänglig för organisationen och säkerställa att arkivet bevaras på rätt sätt för framtiden.

Vad är ett saksarkiv?

Ett saksarkiv är ett arkiv som innehåller dokumentation kopplad till ärendehantering i en verksamhet. Det kan till exempel handla om inkommande och utgående korrespondens, beslut, rapporter, anteckningar och annan dokumentation som har varit en del av ett ärende.

För offentliga verksamheter är saksarkivet en viktig del av organisationens dokumentation. Arkivet säkerställer att beslut kan följas upp, att historik bevaras och att information kan tas fram vid behov, till exempel vid begäran om insyn eller revision. Därför är det viktigt att saksarkivet är strukturerat, tillgängligt och lagrat på ett sätt som möjliggör långsiktig bevaring.

Vanliga utmaningar med saksarkiv

Många organisationer upplever flera utmaningar när det gäller hantering av saksarkiv. En vanlig utmaning är att arkivet är lagrat i fysiska mappar eller arkivrum. Det kan göra det tidskrävande att hitta rätt dokumentation när den behövs.

I andra fall kan arkivmaterialet vara spritt över flera olika system eller arkivlösningar. Det gör det svårt att få en överblick över vilken dokumentation som finns och var den är lagrad.

När dokument inte är sökbara eller strukturerade på ett tydligt sätt kan det leda till att medarbetare lägger mycket tid på att leta efter information.

Fördelar med digitalisering av saksarkiv

När saksarkivet digitaliseras och struktureras blir informationen betydligt enklare att hitta och använda. Dokument kan göras sökbara över flera delar av arkivet, vilket gör att du snabbt kan hitta rätt ärende eller dokument. Du slipper gå igenom fysiska mappar eller flera arkivsystem för att hitta rätt information.

Digitalisering gör också att dokumentationen kan göras tillgänglig för rätt personer oavsett var de arbetar. Informationen kan nås när den behövs, vilket underlättar arbetet och samarbetet i organisationen.

Några av de viktigaste fördelarna är:

• All information blir tillgänglig digitalt – rätt personer kan komma åt dokumenten oavsett var de arbetar
• Dokument blir sökbara i hela arkivet – du kan hitta rätt ärende eller handling snabbt
• Du sparar tid på att leta efter dokument – informationen finns samlad och strukturerad
• Bättre samarbete i organisationen – flera personer kan arbeta med samma dokumentation
• Arkivet säkras för framtiden – dokumentationen bevaras och skyddas över tid

Samtidigt bidrar digitalisering till bättre bevaring av saksarkivet. Dokumentationen säkras för framtiden och kan lagras i system som gör det enklare att uppfylla arkivkrav och regelverk.

Hur processen fungerar

Att digitalisera och strukturera ett saksarkiv gör i flera steg. För många organisationer kan detta upplevas som ett omfattande projekt, särskilt om arkivmaterialet är utspritt, omfattande eller innehåller dokument som behöver hanteras på olika sätt, men Iron Mountain finns med dig hela vägen.

I stort ser processen ut så här:

1. Genomgång och kartläggning av arkivet
   Först görs en genomgång av arkivmaterialet för att skapa en tydlig bild av omfattning, innehåll och struktur. Här blir det möjligt att identifiera vilka typer av handlingar som finns, hur materialet är organiserat och vad som behöver göras för att förbereda arkivet för nästa steg.
2. Sortering och förberedelse av materialet
   När arkivet har kartlagts sorteras och förbereds materialet inför digitalisering. Det kan handla om att ordna dokument, säkerställa rätt struktur och skapa förutsättningar för att informationen ska kunna registreras och göras sökbar på ett effektivt sätt.
3. Packning och transport
   Om arkivmaterialet behöver flyttas tar vi hand om det på ett säkert och strukturerat sätt. Dokumenten packas och transporteras så att materialet skyddas under hela processen och hanteras med rätt säkerhetsnivå.
4. Skanning och digitalisering
   Därefter skannas dokumenten och omvandlas till digitala filer. Det gör att material som tidigare endast varit tillgängligt i fysisk form kan användas digitalt i verksamheten.
5. Indexering och sökbarhet
   För att saksarkivet ska bli enkelt att använda räcker det inte att dokumenten skannas. Informationen behöver också struktureras och indexeras så att dokumenten blir sökbara över olika delar av arkivet. Det gör det möjligt att snabbt hitta rätt ärende eller handling när du behöver den.
6. Tillgängligt digitalt
   När dokumenten har digitaliserats och strukturerats kommer du åt dem digitalt via Iron Mountain Connect.
7. Avlevering, retur eller fortsatt bevaring
   Beroende på vilken typ av arkiv det handlar om kan materialet därefter avlevereras till rätt arkivdepå, For kommunarkiv er det IKA och for statlige er det nasjonalarkiv.
8. Säker makulering av material som får gallras
   Om delar av arkivmaterialet har godkänts för gallring destruerar vi det på ett säkert sätt efter avslutad process. Det säkerställer att känslig information hanteras korrekt och inte riskerar att hamna i fel händer.

På Iron Mountain kan vi hjälpa dig genom hela processen,från den första genomgången av arkivet till digitalisering, leverans, avlevering och säker makulering. Det gör att du får en smidigare process, bättre kontroll och ett saksarkiv som blir enklare att använda i vardagen.

Avlevering till arkivdepåer

För offentliga organisationer gäller särskilda regler när arkivmaterial ska avlevereras. Kommuner levererar vanligtvis sina arkiv till IKA (interkommunala arkiv) eller andra arkivdepåer. Statliga verksamheter levererar arkivmaterial till Nasjonalarkiv.

Avlevering innebär att arkivmaterialet behöver förberedas och struktureras enligt de krav som arkivinstitutionerna ställer. Det kan handla om sortering, dokumentation och kvalitetssäkring innan materialet överförs till arkivdepå.

När arkivet redan är strukturerat och digitaliserat blir denna process betydligt enklare.

En partner som kan ta hand om hela processen

Att strukturera, digitalisera och avleverera ett saksarkiv kan vara ett omfattande arbete. Med rätt partner kan processen bli både enklare och mer effektiv.

På Iron Mountain har vi lång erfarenhet av att hjälpa både statliga verksamheter och kommuner med hantering av saksarkiv. När arkivet digitaliseras blir dokumentationen sökbar över alla delar av arkivet, och informationen kan göras tillgänglig för rätt personer oavsett var de arbetar. Det sparar tid i vardagen och gör det enklare att hitta rätt dokumentation när den behövs.

Vi kan även hjälpa till med avlevering till både IKA och Nasjonalarkiv, samt säker makulering av arkivmaterial som har godkänts för gallring.

På så sätt kan du få bättre kontroll över saksarkivet samtidigt som dokumentationen bevaras tryggt för framtiden. Kontakta oss för mer information.