律師事務所透過 Iron Mountain Clean Start 降低風險並擴大空間

挑戰

經過多年的日常營運、併購活動和員工流動，這家總部位於紐約的地區律師事務所面臨清理辦公空間和整理資訊資產的挑戰。 該公司在整個工作場所都有不安全和未分類的資訊，包括文件和資訊科技 設備。 由於內部資源和專業知識有限，無法安全有效地完成專案。

解決方案

Iron Mountain Clean Start®

結果

• 對 13,000 多個檔案進行盤點、排序、分類、組織和標記
• 提升風險管理
• 消除潛在的員工健康危害
• 提高跨職能生產力
• 簡化從任何位置存取案例文件的過程
• 增強空間管理

對於這家總部位於紐約的全方位服務區域律師事務所來說，保持客戶和其他組織文件井然有序，對於確保生產力和合規性至關重要。 完善且嚴格遵循的儲存、追蹤和利用實體和數碼資訊的流程將使公司能夠在多個團隊和地點無縫、高效和高生產力地工作。

多年的正常運作造成凌亂和混亂

多年的營運、併購活動和員工流動導致公司需要清理、組織和重新配置其資訊、流程和辦公室空間。 透過日常工作活動，可以明顯看出資訊的追蹤、保護和組織有限，並且無法清楚地識別文件。 這些都導致生產力下降、過度保留甚至引發資料外洩的風險。

更令人擔憂的是，一些記錄位於一個不安全的地下儲藏室，而建築物的另一個租戶可以進入。 地下儲藏室的門沒有門鎖，所有的文件都堆在架上或堆放在地板。 任何人都可以穿過儲藏室並篩選敏感的客戶資訊，這給律師事務所帶來巨大的風險。

由於地下室位置，部分文件也遭受了水損。 這導致地板上成堆的文件被幾英寸的黑色黴菌損壞。 更複雜的是，該公司的許多遺留文件與新客戶記錄混合在一起，這可能會導致潛在的利益衝突訴訟。