Iron Mountain Digital Mail-lösning

Affärsutmaningar 

All inkommande post, oavsett om den är fysisk eller har digitalt ursprung, är en verksamhetskritisk tillgång för din organisation och omfattar allt från fakturor och juridiska skattedokument till kund- och medarbetarärenden. De arbetsstyrkor som ansvarar för att behandla inkommande post är ofta utspridda och kräver säker och snabb åtkomst.

Postrum för intern hantering kan medföra stora omkostnader, öka risken för fel och skapa sårbarheter som leder till dataintrång. Dessa manuella processer kan även leda till leveransfördröjning av tidskänsliga dokument, såsom juridiska och skattemässiga meddelanden, vilket kan orsaka ekonomiska förluster och skada kundrelationer. Vid oförmåga att extrahera och använda värdefulla data går du miste om insikter som behövs för att optimera viktiga driftprocesser, vilket saktar ner kritiska arbetsflöden som bolån, hantering av försäkringsanspråk och checkbetalningar. Hantering av fysiska dokument ökar också risken för att känslig information exponeras. Dessa utmaningar blottar en grundläggande sårbarhet, vilket är ett beroende av föråldrade system som inte går att skala utefter krav i moderna, växande organisationer.

Tänk om du kunde

• Omvandla inkommande post till digitaliserade, hanteringsbara tillgångar, erbjuda säker, rollbaserad åtkomst och samtidigt upprätthålla efterlevnad av företagets och branschens säkerhetsstandarder och regler, särskilt för känslig information
• Spara tid, arbetskraft och kostnader avsevärt och minska risken för fel vid manuell postsortering och leverans med intelligent automatisering av inkommande dirigering till individer och avdelningar baserat på affärsregler och kundkrav
• Minimera kapitalutgifterna (CAPEx) och den totala ägandekostnaden med hjälp av en säker, centraliserad, branschkompatibel och AI-driven plattform för digitalisering, lagring, automatisering och övervakning av postprocesser och arbetsflöden nedströms, och få driftinsikter för att öka effektiviteten

Iron Mountain Digital Mail

Iron Mountain Digital Mail tillhandahåller en säker, omfattande och heltäckande lösning för postomvandling som effektiviserar hela postlivscykeln fram till slutlig disposition. Den här centraliserade SaaS-lösningen (Software-as-a-Service) åtgärdar ineffektiviteten i postberoende processer genom att omvandla inkommande post till hanteringsbara digitala tillgångar, och automatisera dokumentcentrerade arbetsflöden. AI-driven intelligent dokumentbearbetning tillämpas för att extrahera värdefulla data och automatisera routningsprocesser, så att organisationerna kan effektivisera sin verksamhet, påskynda kritiska åtgärder (som godkännande av bolån och anspråkshantering) och ta del av viktig affärsinformation.

Med Digital Mail kan du:

• Tillhandahålla säker poståtkomst med en granskningsbar spårbarhetskedja. Våra kontrollerade skanningsexperter och vår infrastruktur digitaliserar din inkommande fysiska post via vårt omfattande nätverk av globala avbildningscentraler. Hantera posten inom Iron Mountains spårbarhetskedja för få full spårbarhet, från första hämtning till mottagande av den avsedda mottagaren i Digital Mail-lösningen. Det finns dispositionsalternativ som överensstämmer med organisationens policyer att nyttja efter digitaliseringen, inklusive möjligheter till retur, lagring och säker förstörelse. Iron Mountain InSight^® är en intelligent innehållsplattform som erbjuder säker rollbaserad åtkomst till din digitaliserade post dygnet runt, vilket möjliggör effektiv lagring, sökning och hämtning.
• Effektivisera dokumentcentrerade arbetsflöden med hjälp av AI. Iron Mountain identifierar och klassificerar dokumenttyper och extraherar viktiga metadata med hjälp av intelligent dokumenthantering. Dessa insikter leder till intelligenta routningsregler som fungerar sömlöst med dina postdistributionsprinciper för korrekt, automatiserad leverans till rätt person, team eller arbetsflöde. Våra AI-agenter för postdirigering lär sig av tidigare mänskliga beslut i syfte att minska behovet av den manuella hanteringen ytterligare, skapa tydligare regler för automatiserad undantagshantering och hantera liknande routningsscenarier, oberoende av varandra.
• Integrera post sömlöst i affärsprocesser via anslutningar till dina företagssystem (t.ex. ERP eller CRM m.m.). Utöver standardhantering av företagspost erbjuder vi lösningar för avdelnings- och branschspecifika arbetsflöden, till exempel hantering av fakturor, checkar och fordringar, validering efter bolånsavslut och stöd för att skapa lån för att automatisera kritiska processer och effektivisera finansiella transaktioner, inklusive checkinsättning och bokföring av huvudbokskonton. Vi kan även erbjuda anpassade lösningar för din organisations unika krav, oavsett om du systematiskt behöver tillämpa policyer för bevarande och datasekretess eller vill förenkla utgående post, genom att integrera dina innehållsverktyg, vilket möjliggör effektiv och kostnadseffektiva utskrifter, kuvertering, portohantering och posttjänster – alla spårade i realtid för full transparens.

Fördelen med Iron Mountain

Den här lösningen körs på vår Insight-plattform och har ett intuitivt användargränssnitt och omfattande funktioner, som innehållshantering, automatisering av arbetsflöden och informationsstyrning för att optimera din verksamhet. Med en kapacitet att skanna 2,6 miljarder bilder årligen på 141 bildtagningsplatser i 45 länder är vi dessutom en global ledare inom digitalisering.

Iron Mountains styrka är vår oöverträffade skalningsbara och robusta AI-drivna plattform. Vårt tillvägagångssätt verkligen omfattande och behandlar varje postartikel, oavsett om den är fysisk eller har digitalt ursprung, som en värdefull datatillgång så fort det tas emot. Varje steg omfattas av revisionsklar efterlevnad och är mycket säkert – från inhämtning och AI-driven dataextrahering till slutlig disposition.

Kontakta Iron Mountain om du vill veta hur vi hjälper dig att effektivisera din posthantering.