Πώς να οργανώσετε ή να κλείσετε οριστικά μια αρχειοθήκη

Μην μεταφέρετε αλλού τον κίνδυνο. Μετριάστε τον

Οι κάποτε πολυσύχναστες αρχειοθήκες έχουν πλέον σιγήσει με τη μετάβαση στην ηλεκτρονική επεξεργασία. Αυτοί οι χώροι παρέμεναν πιθανότατα αναξιοποίητοι για χρόνια. Όμως, τώρα χρειάζεται να επανεξετάσετε τη χρήση τους, καθώς μελετάτε το κλείσιμο ενός γραφείου, την ενοποίηση τοποθεσιών ή την απελευθέρωση χώρου για να στηρίξετε ένα ευέλικτο εργατικό δυναμικό ή νέες στρατηγικές.

Υπάρχει η τάση να φορτώνετε την αίθουσα αρχειοθέτησης σε κουτιά και να τα στέλνετε για αποθήκευση. Ωστόσο, η αποθήκευση δεν είναι ο μοναδικός παράγοντας που θα πρέπει να λάβετε υπόψη όταν κλείνετε μια αίθουσα αρχείου. Αν και αποτελεί μια εξαιρετική ευκαιρία για την εκκαθάριση του αποθέματος αρχείων σας, ταυτόχρονα σας επιτρέπει, ακολουθώντας τα σωστά βήματα, να εξοικονομήσετε χρήματα από την αποθήκευση, περιορίζοντας παράλληλα τον κίνδυνο που προκύπτει από την υπερβολική διατήρηση αρχείων.

Λίστα ελέγχου: Παράγοντες προς εξέταση για το κλείσιμο μιας αρχειοθήκης

Πριν ξεκινήσετε ένα έργο, θα χρειαστείτε:

• Ένα ενημερωμένο, εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα διατήρησης αρχείων
• Μια βάση δεδομένων με πληροφορίες για τα επιμέρους αρχεία ή τα κουτιά αρχείων
• Έναν τρόπο εντοπισμού των αρχείων που έχουν εκπληρώσει τις απαιτήσεις διατήρησης, ώστε οι αποφάσεις καταστροφής να είναι τεκμηριωμένες.
• Μια διαδικασία εντοπισμού αρχείων βάσει μελλοντικών ημερομηνιών επιλεξιμότητας για καταστροφή
• Μεθόδους που επιτρέπουν στους εργαζομένους σας να βρίσκουν γρήγορα ό,τι χρειάζονται, ώστε να συνεχίζουν εύκολα την εργασία τους και να ακολουθούν τις βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης αρχείων
• Ένα σχέδιο για τα ράφια και τα φυσικά μέσα αποθήκευσης, καθώς και έναν τρόπο βιώσιμης μεταπώλησης, ανακύκλωσης ή απόρριψής τους

Καθώς προχωράτε, θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα εξής σημεία:

• Κατανόηση της δραστηριότητας ανάκτησης αρχείων και επαναρχειοθέτησης
• Ορισμός του τρόπου διεκπεραίωσης της υποβολής αιτημάτων για αρχεία και πληροφορίες
• Δυνατότητα ποιοτικής σάρωσης και ασφαλούς, έγκαιρης παράδοσης εικόνων σε ένα κατανεμημένο εργατικό δυναμικό
• Πρόνοια για τα αρχεία στα γραφεία των εργαζομένων (ορισμένοι από τους οποίους ενδέχεται να μην έχουν βρεθεί στο γραφείο για μήνες)
• Πρόνοια για τα ενδιάμεσα αρχεία και τα ένθετα εγγράφων
• Επιλογή διατήρησης ενός μέρους των αρχείων (των ενεργών) σε ανοιχτά ράφια
• Πολιτική διατήρησης των αρχείων που έχουν ψηφιοποιηθεί
• Σύστημα καταγραφής για τα ψηφιοποιημένα αρχεία και υποστήριξη της διατήρησης αρχείων
• Διαδικασίες νομικής αναζήτησης στοιχείων και δέσμευσης αρχείων λόγω εκκρεμούς δίκης

Και θα χρειαστεί επίσης να:

• Μεταφέρετε και να αποθηκεύσετε ό,τι χρειάζεστε εκτός εγκαταστάσεων με υψηλό επίπεδο ασφάλειας
• Διασφαλίσετε ότι όλη η διαδικασία είναι οικονομικά αποδοτική και ότι η συντήρησή της είναι βιώσιμη για τον οργανισμό, εντός του καθορισμένου προϋπολογισμού σας

Βήματα προς το κλείσιμο

Μία από τις μεγαλύτερες δυσκολίες στο κλείσιμο μιας αρχειοθήκης είναι η οργάνωση των ανακατεμένων αρχείων ανά παρόμοια ημερομηνία καταστροφής (ώστε να διασφαλιστεί ότι δεν θα αρχειοθετείτε αρχεία που έχουν ήδη ξεπεράσει την απαιτούμενη περίοδο διατήρησης), πριν αυτά τοποθετηθούν σε κουτιά αποθήκευσης. Το Iron Mountain Smart Sort αξιοποιεί τη βάση δεδομένων και το χρονοδιάγραμμα διατήρησης που διαθέτετε, προσφέροντας με τη βοήθεια της τεχνολογίας μια διαδικασία για τον προσδιορισμό των απαιτήσεων διατήρησης των αρχείων σας. Θα καταστρέψουμε όλα τα αρχεία που έχουν εκπληρώσει τις απαιτήσεις διατήρησης και, στη συνέχεια, θα προετοιμάσουμε και θα συσκευάσουμε τα υπόλοιπα αρχεία ανά παρόμοια ημερομηνία επιλεξιμότητας.

Αυτή η λύση όχι μόνο μειώνει τον όγκο του αποθέματος αρχείων σας, αλλά προσφέρει και μια τυποποιημένη διαδικασία για τη συνέχιση της τεκμηριωμένης διάθεσης αρχείων στο μέλλον. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, τα αρχεία που ενδέχεται να ζητηθούν ξανά από τους τελικούς χρήστες ή εκείνα που είναι σημαντικό να υπάρχουν σε ψηφιακή μορφή, μπορούν να επισημανθούν ώστε να ψηφιοποιηθούν κατά τη διάρκεια της ταξινόμησης.

Με μηδενική αφετηρία και ένα οργανωμένο απόθεμα αρχείων, θέτετε ένα ισχυρό θεμέλιο για να ψηφιοποιήσετε ό,τι χρειάζεστε στο μέλλον. Οι υπηρεσίες Σάρωσης εγγράφων και ψηφιακών λύσεων που προσφέρουμε σας επιτρέπουν να υποστηρίξετε τη μετάβαση του οργανισμού σας σε ένα περιβάλλον με ελάχιστη χρήση χαρτιού. Αυτό διευκολύνει την περαιτέρω απλοποίηση των διαδικασιών, την υποστήριξη της εξ αποστάσεως εργασίας και την ενίσχυση της ασφάλειας των πληροφοριών σας. Θα σας παράσχουμε επίσης ένα σχέδιο για την εκκαθάριση του φυσικού χώρου, συμπεριλαμβανομένων των ραφιών, των ερμαρίων και του εξοπλισμού που απομένει στην αίθουσα αρχείου μετά το κλείσιμό της. Με το Iron Mountain Clean Start πραγματοποιούμε μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση του χώρου και διατυπώνουμε συστάσεις για το πλήρες κλείσιμό του. Ο εξοπλισμός πληροφορικής που δεν είναι πλέον απαραίτητος απομακρύνεται και μεταπωλείται ή ανακυκλώνεται, ενώ εναλλακτικά μπορεί να αποθηκευτεί με ασφάλεια σε μία από τις εγκαταστάσεις μας, για την περίπτωση που θα τον χρειαστείτε στο μέλλον. Αυτό περιλαμβάνει έπιπλα, εξοπλισμό, αναλώσιμα και άλλα.

Επιπλέον, αν χρειάζεστε συνεχή υποστήριξη, η ειδική ομάδα Επαγγελματικών υπηρεσιών της Iron Mountain εγγυάται την τήρηση όλων των καθορισμένων διεργασιών και διαδικασιών, τόσο κατά τη διάρκεια της συνεργασίας όσο και μετά την ολοκλήρωσή της. Λειτουργώντας ως συνδετικός κρίκος σε ολόκληρο τον οργανισμό σας, από την υποστήριξη τελικών χρηστών έως τη διάθεση στο τέλος του κύκλου ζωής των αρχείων, οι εξειδικευμένοι επαγγελματίες μας διασφαλίζουν την επίτευξη όλων των βασικών δεικτών απόδοσης, ώστε το πρόγραμμά σας να υλοποιείται με σταθερό ρυθμό.

Μετριάστε τον κίνδυνο τώρα και προστατεύστε τον οργανισμό σας για το μέλλον.