Gör rätt från början - Så kommer du igång med en dokumenthanteringsplan

Introduktion

En snabbguide för att hjälpa dig att planera, skapa och hantera dokumenthanteringsplaner för din verksamhet.

Effektiv dokument- och informationshantering gör det möjligt att planera, organisera och få kontroll över din organisations fysiska och digitala dokument – från skapelse och aktiv användning till säker förstörelse, långsiktig arkivering eller hantering av stora datamängder. Din gallringsplan är grunden för god dokumenthantering. Det är ett viktigt steg inte bara för att uppnå efterlevnad, utan också för att kontrollera kostnader och säkerställa att din information är tillgänglig när den behövs – oavsett var den är lagrad.

Dina medarbetare behöver snabb tillgång till information

Vad är en dokumenthanteringsplan?

En dokumenthanteringsplan är en policy och ett system för att styra hur dokument och information hanteras genom hela dess livscykel. Den ska säkerställa att dokumenten:

• Identifieras och kategoriseras korrekt så att de är tillgängliga vid behov.
• Bevaras under den tid som krävs av juridiska, regulatoriska eller affärsmässiga skäl.
• Kasseras på ett säkert och korrekt sätt när de nått slutet av sin bevarandeperiod

En godkänd dokumenthanteringsplan fungerar som en universell vägledning för bevarande och avveckling av dokument. Den stöds av er policy för dokument- och informationshantering: ett övergripande dokument som beskriver korrekt hantering av både pappersdokument och elektroniska dokument från skapelse till avveckling.

Varför är en dokumenthanteringsplan viktig?

En dokumenthanteringsplan fångar upp alla olika dokument som skapas och används i din organisation, oavsett format, och anger hur länge varje dokumentklass måste bevaras för att uppfylla juridiska, regulatoriska och operativa krav. För att säkerställa laglighet och trovärdighet i din plan kan det vara en god idé att söka hjälp från en extern expert som har kunskap om relevanta regler och förordningar för din bransch. Bevarandeperioder och krav kan variera beroende på din ort, ditt land och dina affärsverksamheter. Att få stöd från dina juridiska, efterlevnads- och affärsenheter, samt andra funktioner inom din organisation, hjälper till att uppnå en organisationstäckande acceptans. Att ha och tillämpa en dokumenthanteringsplan visar på gott uppsåt och rimlighet – vilket är viktigt vid rättstvister, revisioner eller utredningar.

Vilka är fördelarna med en dokumenthanteringsplan?

Att uppnå juridisk och regulatorisk efterlevnad är avgörande, men en välhanterad dokumenthanteringsplan ger också följande fördelar:

• Minska mängden dokument som lagras och spara utrymme: Genom att rensa ut överflödiga dokument kan du optimera lagringsutrymmet.
• Minska kostnaderna för rättstvister: En tydlig plan för dokumenthantering kan hjälpa till att undvika kostnader för rättsliga tvister genom bättre dokumenthantering.
• Minska risker vid dataintrång: Genom att ha en dokumenthanteringsplan kan du minska riskerna för dataintrång genom att hålla ordning på känslig information.
• Kontrollera dokumentvolymen: Planen hjälper dig att hantera och begränsa mängden dokument som lagras.
• Förbättra hastighet och noggrannhet vid dokumentåtervinning: En välstrukturerad plan gör det lättare att snabbt och korrekt hitta dokument när de behövs.
• Underlätta tillgång till värdefull information: Genom att organisera dokumenten effektivt kan du enklare få tillgång till viktig information.