การจัดเก็บเอกสารมีความท้าทาย
วิธีการจัดเก็บเอกสารเต็มไปด้วยอุปสรรค (แม้จะหวังว่าคงไม่มีทั่งหล่นใส่) เหมือนกับเส้นทางของตัวการ์ตูนที่พบแต่ปัญหา ที่ประกอบด้วย:
- ข้อมูลมากจนล้น ข้อมูลมากมายที่บริษัทของคุณทำงานด้วยในสถานที่ตั้งที่มีทั่วไปกำลังเพิ่มขึ้นทุกวัน พร้อมกับจำนวนและประเภทของแหล่งข้อมูล
- กฎ กฎ กฎ กฎและข้อบังคับที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาทำให้ข้อกำหนดมีความซับซ้อนมากขึ้น
- ปัญหาเล็กน้อยภายใน การใช้ตารางเวลาจัดเก็บเอกสารกับระบบที่เหมาะสม—ตารางเวลาที่มีการบริหารจัดการเอกสาร—ยังคงเป็นขั้นตอนแบบแมนนวล ขั้นตอนที่มีช่องว่างและความไม่สอดคล้อง
- ช่องว่างในการสื่อสาร การนำความเปลี่ยนแปลงมาใช้ในระบบและสอนให้เพื่อนร่วมงานรู้จักความเปลี่ยนแปลงนี้เป็นขั้นตอนแบบแมนนวลที่มีการใช้มากและไม่คล่องตัว และโดยปกติแล้วเป็นความรับผิดชอบของบุคคล ทีม หรือฝ่ายภายในบริษัท
- การประเมินการจัดเก็บโดยรวม คือการใช้กฎและข้อบังคับจำนวนมากในแต่ละประเทศหรือที่ตั้งที่คุณทำธุรกิจ
สี่ขั้นตอนเพื่อให้การจัดเก็บทันสมัย
เมื่ออุตสาหกรรมใช้เครื่องจักร—ไม่ว่าจะเป็นผู้ผลิตรถยนต์หรือพื้นที่ผลิตในโรงงานผลิตเบียร์ หรือแท็กซี่ส่งของ—ล้วนเป็นตัวเปลี่ยนเกมที่ส่งเสริมความก้าวหน้าของผลิตภัณฑ์ ประหยัดต้นทุน มีประสิทธิภาพ และได้ผลผลิตมากขึ้น
ดังนั้นโครงการจัดเก็บเอกสารของคุณจะได้รับประโยชน์แบบเดียวกัน (และความสบายใจเมื่อได้รู้ว่าคุณทำตามกฎระเบียบ) เมื่อปฏิบัติตามขั้นตอนสู่ความทันสมัยทั้ง 4 ข้อนี้
ขั้นที่ #1: ตรวจสอบข้อบังคับอย่างสม่ำเสมอ
เนื่องจากกฎมีการเปลี่ยนแปลง ข้อกำหนดในการจัดเก็บก็เช่นกัน คุณต้องมีวิธีการปรับปรุงคู่มือในการจัดเก็บให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอเพื่อจะได้ทราบการเปลี่ยนแปลงตามกฎหมาย องค์กรของคุณจะได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ขั้นตอนที่ #2: นำการจัดเก็บเอกสารไปรวมกับระบบที่ส่งมา
แชร์ตารางเวลาจัดเก็บเอกสารของคุณกับระบบที่ใช้การบริหารจัดการเอกสารในโครงสร้างพื้นฐานของคอนเทนต์ของคุณด้วยวิธีที่เป็นระบบ ในการยกเลิกกระบวนการแบบแมนนวล ให้พิจารณาทางเลือกแบบคลาวด์: ใช้คลาวด์เป็นที่เก็บสำหรับตารางเวลาและคู่มือจัดเก็บเอกสาร จากนั้นแจกจ่ายไปยังระบบของคอนเทนต์ที่เหมาะสมผ่านทางอินเทอร์เฟซ API แบบเปิด
ขั้นที่ #3: แจ้งให้ทราบและติดตามการเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ
การปรับปรุงข้อกำหนดการจัดเก็บเอกสารเพียงครั้งเดียวยังไม่เพียงพอ: คุณจะต้องจัดทำเป็นเอกสารและติดตามการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเพื่อคุณจะได้ทำตามสิ่งที่ผู้ตรวจสอบต้องการ ไม่เช่นนั้นคุณจะมีความเสี่ยงที่จะไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบมากขึ้นอีก ให้ระบบที่ใช้การบริหารจัดการเอกสารทุกระบบของคุณทำงานร่วมกัน: เมื่อดำเนินการเช่นนี้ คุณสามารถรับประกันได้ว่านโยบายการจัดเก็บเอกสารของคุณนำมาใช้กับข้อมูลได้อย่างสอดคล้องไม่ว่ารูปแบบหรือที่ตั้งใด
ขั้นที่ #4: ประเมินโครงการจัดเก็บเอกสารโดยรวม
คุณทราบว่าการปฏิบัติตามข้อบังคับของสหพันธรัฐและของรัฐนั้นยากเพียงใด คุณจึงเข้าใจถึงความท้าทายในการปฏิบัติตามและการรวมข้อกำหนดการจัดเก็บเอกสารระดับสากล รวมการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงและการควบคุมเวอร์ชันไว้ที่ศูนย์กลางโดยเริ่มและรักษาชุดการหารือร่วมกันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในข้อมูลทุกคน นอกจากนี้ต้องแน่ใจว่าคุณได้สร้างโครงสร้างพื้นฐาน—ทั้งด้านเทคนิคและทรัพยากรบุคคล—เพื่อรองรับการจัดเก็บเอกสารและแผนริเริ่มการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล
RIM และ IG: 8 ขั้นตอนสำคัญในการสร้างนโยบายที่ดี
นโยบายการบริหารจัดการข้อมูลขององค์กรสามารถรองรับทุกอย่างตั้งแต่การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานไปจนถึงการปกป้องเอกสารข้อมูล ปฏิบัติตามขั้นตอนทั้ง 8 ข้อนี้เพื่อสร้างและบังคับใช้นโยบาย RIM และการกำกับดูแลข้อมูล
ขั้นตอนโบนัสพิเศษ: ทีมพร้อมผู้เชี่ยวชาญการจัดเก็บเอกสาร
การทำให้โปรแกรมจัดเก็บเอกสารของคุณทันสมัยอาจต้องการผู้เชี่ยวชาญและทรัพยากรภายในมากกว่าที่คุณมีอยู่ในขณะนี้ ตัวอย่างเช่น การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับล่าสุดได้เองเป็นความรับผิดชอบสำคัญ ณ เวลานี้ การร่วมทีมกับคู่ค้าที่มีความรู้เรื่องการบริหารจัดการเอกสารเป็นอย่างดีและติดตามการเปลี่ยนแปลงนโยบายในกฎหมายของสหพันธรัฐและของรัฐจะช่วยให้โครงการจัดเก็บเอกสารของคุณดำเนินไปได้อย่างปลอดภัยในแบบเชิงรุก
การเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีในโครงการจัดเก็บเอกสารนี้มีผลต่อการบริหารจัดการเอกสารที่ใช้เวลายาวนานของคุณอย่างไร? ตอนนี้ยิ่งคุณก้าวเร็วแค่ไหน คุณก็ยิ่งก้าวหน้าเร็วเท่านั้น
คุณมีคำถามเกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลหรือไม่? อ่านเรื่องราวเพิ่มเติมในศูนย์รวมความรู้ในหัวข้อนี้ หรือติดต่อทีมบริหารจัดการข้อมูลของไอออนเมาน์เทน คุณจะได้ติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์และบริการที่รอบรู้ซึ่งสามารถระบุความท้าทายที่เฉพาะเจาะจงได้
