สำนักทะเบียนคนต่างด้าวในเมือง Schwäbisch Gmünd มีแฟ้มเอกสารมากกว่า 11,000 แฟ้มเก็บอยู่ในชั้นวางแบบหมุนรุ่นเก่าซึ่งกินพื้นที่ และยังเสียเวลาและแรงงานโดยไม่จำเป็นในการจัดการกับการตรวจคนเข้าเมืองที่เพิ่มขึ้น
การแก้ปัญหาของ Iron Mountain ใช้เงินน้อยกว่าการซื้อชั้นเก็บแฟ้มเอกสารแบบหมุนอันใหม่ที่ต้องใช้พื้นที่สำนักงานเพิ่มขึ้นด้วย และตอนนี้เราทำงานและร่วมมือกันได้มากขึ้นจากกระบวนการทำงานแบบดิจิทัล
Iron Mountain® Backfile Scanning มีขั้นตอนที่รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับข้อกำหนดในการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) สามารถแปลงแฟ้มกระดาษแบบเก่าและกระดาษโน้ตที่เขียนด้วยลายมือให้เป็นบันทึกดิจิทัลเพื่ออัปโหลดผ่าน SFTP ไปยังระบบจัดการเอกสารของสภาเทศบาล
เจ้าหน้าที่ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและตอบกลับคำขอของศาลและตัวแทนได้เร็วขึ้น และยังมีความเสี่ยงน้อยลงที่เอกสารสำคัญจะสูญหายหรือเก็บเอกสารผิดที่ด้วย ประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ ประหยัดพื้นที่ ต้นทุนในการจัดเก็บลดลง และเข้าถึงแฟ้มได้ต่อเนื่องสำหรับผู้ที่ทำงานจากระยะไกล
การซื้อชั้นเก็บของแบบหมุนอันใหม่ 3 อันต้องใช้เงินประมาณ 120,000 ยูโร และเรายังคงอยู่กับปัญหาเรื่องพื้นที่และการจัดการแบบเดิมๆ
เมือง Schwäbisch เป็นเมืองที่มีประชากรอาศัยอยู่ราว 60,000 คน ตั้งอยู่ตรงเชิงเขา Swabian Alb และ Dreikaiserberge ที่สวยงามราวภาพวาด สภาเทศบาลได้พัฒนาบริการสาธารณะแบบดิจิทัลและขั้นตอนรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากมีผู้ลี้ภัยเป็นจำนวนมาก สำนักทะเบียนคนต่างด้าวเพื่อการย้ายถิ่นฐานจึงได้รับแรงกดดันมากเป็นพิเศษ และเป็นที่สนใจของประชาชน
“การจัดการกับเอกสารท้าทายสำนักทะเบียนคนต่างด้าวมากขึ้น” Christian Dolle หัวหน้าโครงการกล่าว “มีแฟ้มเอกสารกระดาษมากกว่า 11,000 แฟ้มเก็บอยู่บนชั้นแบบหมุนซึ่งผุพังไปตามเวลาและไม่สามารถซ่อมแซมได้ พื้นที่ถูกใช้จนหมดอย่างรวดเร็วทำให้เราต้องติดชั้นวางชั่วคราวที่ใช้พื้นที่ของสำนักงานมากขึ้นไปอีก”
จากการนำระบบเอกสารมาใช้เมื่อไม่นานมานี้และได้ผสานระบบเข้ากับ LaDiVA ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองของเยอรมนีแห่งอื่นๆ ใช้ สภาเทศบาลจึงได้โอกาสเปลี่ยนเป็นเอกสารดิจิทัล การตัดสินใจในครั้งนี้มีผลดีด้านการเงินด้วย “การซื้อชั้นเก็บของแบบหมุนอันใหม่ 3 อันต้องใช้เงินประมาณ 120,000 ยูโร และเรายังคงอยู่กับปัญหาเรื่องพื้นที่และการจัดการแบบเดิมๆ” Dolle กล่าว
รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!