Iron Mountain Smart Sort ทำให้การขายกิจการของบริษัทเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายๆ

ในการขายกิจการของบริษัทนั้น การค้นหาและจัดการกับบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง — ด้วยการระบุได้ว่าแฟ้มเอกสารใดต้องส่งมอบให้ผู้ซื้อและแฟ้มใดควรเก็บไว้ที่ผู้ขาย — อาจเป็นการดำเนินการที่ซับซ้อนและอาจต้องมีการตรวจสอบบันทึกข้อมูลหลายพันรายการ (ถ้าไม่มีมากกว่านี้) โดยมีเวลาจำกัดและกฎระเบียบที่เข้มงวดตามข้อกำหนดที่บังคับใช้ เกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว และตามกฎหมาย

แต่เดิมงานเช่นนี้จะดำเนินการโดยผู้ตรวจสอบและนักวิเคราะห์ที่ต้องตรวจสอบแฟ้มเอกสารแต่ละกล่องด้วยตนเอง แต่ล่าสุดสามารถสแกนบันทึกข้อมูลและดึงข้อความในรูปแบบดิจิทัล 

ไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็มีขั้นตอนที่เสียเวลาและมีค่าใช้จ่าย รวมทั้งยุ่งยากมากขึ้น (เหมือนในหลายกรณี) เมื่อแฟ้มกระจายอยู่ในห้องเก็บแฟ้มและศูนย์บันทึกข้อมูลหลายห้อง (ทั้งในสถานที่และนอกสถานที่) โดยมีบันทึกข้อมูลหลากหลายประเภทปะปนอยู่ในกล่องเดียวกัน

ในการจัดการกับความท้าทายนี้ Iron Mountain ขอเสนอ Smart Sort — โซลูชันขั้นตอนการทำงานที่ให้คุณสามารถค้นหา คัดแยก จัดระเบียบ และจัดการกับบันทึกข้อมูลจำนวนมากได้ในเวลาอันจำกัด

การทำงานของ Smart Sort

Smart Sort ใช้ข้อมูลพื้นฐาน (เช่น หมายเลขกรมธรรม์) จากแอปพลิเคชันธุรกิจหลักขององค์กร จับคู่ข้อมูลนั้นๆ กับการสแกนหรือรายการที่ป้อนข้อมูลของ ID แฟ้มเอกสาร ผลลัพธ์คือรายชื่อไฟล์ที่เป็นปัจจุบันซึ่งบอกตำแหน่งของแฟ้มเอกสารทั้งหมดในกล่องแต่ละใบ ทำให้ตัดสินใจได้ทันทีว่าจะควรจัดการกับแฟ้มเอกสารแต่ละแฟ้มอย่างไรให้เป็นไปตามข้อกำหนดเร่งด่วน

มาดูว่ามีการใช้งาน Smart Sort อย่างไรเพื่อรองรับการขายกิจการที่มีความซับซ้อน: