การแก้ปˏญหา
ลูกค้าเลือกไอออนเมานเ์ทนให้ช่วยปรับปรุงประสทิ ธภิ าพและใช้งานโครงการทีˑ สอดคล้องกันโดยใชป้ ระโยชน์จากความเป˞นผู้นําและความเชีˑยวชาญของ
ไอออนเมาน์เทนกวา่ 50 ปˣในการบริหารจัดการเอกสาร รวมทั˓งการใช้งานพื˓นท
องค์ประกอบทีˑสําคัญของโครงการก็คือการแต่งตั˓งผ้จู ัดการเอกสารภายในสถานทีˑ ผู้เชีˑยวชาญเฉพาะด้านของไอออนเมาน์เทนทีˑมีความรับผิดชอบโดยรวมต่อโครงการบริหารจัดการเอกสารของบริษัท ผู้จัดการเอกสารภายในสถานทีˑทํางานเต็มเวลา
ในสถานทีˑของลูกค้าเพืˑอตรวจสอบและจัดหาผู้เชีˑยวชาญในการ
พัฒนา การบํารุงรักษา และสนับสนุนด้านเอกสารรวมทั˓ง
นโยบายบริหารจัดการข้อมูลอย่างต่อเนืˑอง ผู้จัดการจะให้
คําแนะนําลูกค้าเกีˑยวกับข้อบังคบั ของรัฐบาลทˑมีผลกระทบ ี และข้อกําหนดตามกฎหมายพื˓นฐานสากล
ความรับผิดชอบหลกั ของผู้จัดการเอกสารในสถานทˑีคือ
ตารางเวลาจัดเก็บเอกสารของลูกค้า ซึˑงระบุว่าเอกสารใดทีˑเก็บ
รักษาไว้และเป˞นเวลานานเท่าใด ตารางเวลานี˓จะอธิบายการ
ปรับปรุงแก้ไขทีˑเกีˑยวข้องกันของเอกสารทางกายภาพและดิจทิ ัล
และติดตามแนวโน้มการฟองร้องทั ˔ ˑวโลกรวมทั˓งคําตัดสินทีˑ สัมพันธก์ ันซˑงึ อาจมีผลกระทบตอ่ ลูกค้า เมˑอได้รับการอนุมัติ ื จากลูกค้า ผู้จัดการเอกสารจะจัดทํารายการเปลีˑยนแปลงใน
ตารางเวลาจัดเก็บเอกสาร และแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียราย
สําคัญของลูกค้าทราบถึงการเปลีˑยนแปลงนี˓ตามกระบวนการ
ควบคุมการเปลีˑยนแปลงอัตโนมัติ
ผ้จู ัดการเอกสารภายในสถานทีˑของไอออนเมาน์เทนจะ
ควบคุมดูแล Global Records and Information
Management Help Desk ซึˑงให้บริการตอบคําถามทีˑเกีˑยวกับ
ขั˓นตอนการบริหารจัดการเอกสาร รวมถึงการฝ˥กอบรม นโยบาย
และการจดั การอีเมลด้วย ผ้จู ัดการเอกสารภายในสถานทีˑยัง
จัดหาผู้เชีˑยวชาญเฉพาะด้านเกีˑยวกับวิธีการค้นหาเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผลลัพธ์ทีˑได้คือ
ลูกค้าได้ประโยชน์จากความเป˞นผู้นําและผู้เชีˑยวชาญของไอออน
เมานเ์ทนในการกําหนดมาตรฐานโครงการตามหลักปฏิบัติทีˑดี
ทีˑสุดของอุตสาหกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปˏจจบุ ันผู้จัดการเอกสารในบริษัทกําลังนําแผนริเริˑมมาใช้ทําดัชนี
ข้อมูลเก่าของลูกค้าขึ˓นใหม่ ข้อมูลดังกล่าวอย่ใูนเอกสารมากกว่า
2,000,000 ลูกบาศก์ฟุตเพืˑอให้การค้นหาและกู้คืนเอกสารมี
ประสิทธิภาพมากขึ˓น เมืˑอแผนริเริˑมเสร็จสมบูรณ์ ลูกค้าจะทราบ
ประเภทของเอกสารทีˑเก็บไว้และสถานทีˑเก็บทีˑชัดเจน ทําให้การ
ควบคุมคุณภาพดีขึ˓น และขั˓นตอนการกู้คืนเอกสารมีประสิทธิภาพ
มากขึ˓น
นอกจากนี˓โปรแกรม Iron Mountain ConnectTM ยังทําให้
นโยบายของบริษัทมีความโปร่งใสมากขึ˓น ส่งเสริมความเชืˑอมัˑนของผู้บริหารระดับสูงในการเตรียมการสาํ หรับการตรวจสอบท˓งัภายในและภายนอก ระบบนี˓มีความชัดเจนมากขึ˓นและทําให้
ขั˓นตอนการบริหารจัดการเอกสารมีความสอดคล้องกันในองค์กรระดับโลกเมืˑอมีไอออนเมาน์เทนเป˞นผู้แนะนําและผู้จัดการทัˑวไป ณ สถานทีˑตั˓ง
ผลลัพธ
เมืˑอโครงการบริหารจัดการเอกสารจากไอออนเมาน์เทนเสร็จเรียบร้อยและมีความสอดคลอ้ ง ลูกค้าจะสามารถรวมการบริหารจัดการเอกสารแบบกายภาพและดิจิทัลได้ตามความต้องการ ปรับปรุงประสิทธิภาพของขั˓นตอน และเข้าถึงเอกสารทีˑสําคัญมากได้ทันทีลูกค้าได้เพิˑมระดับความพึงพอใจของลูกค้าของตนโดยมีการตอบรับทีˑมากขึ˓น และปˏจจบุ ันจัดการกับค่าใช้จ่ายโดยรวมในการจัดเก็บและการก้คู ืนเอกสารไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพมากขึ˓น
เมืˑอลกู ค้ามีแนวโน้มทีˑจะถูกฟอ˔ งรอ้ ง ผู้เชˑยวชาญด้านการี บริหารจัดการการจัดระเบียบ การจัดประเภท และการจดั เก็บเอกสารของไอออนเมาน์เทนสําคัญมากในการช่วยให้ลูกค้าทราบและเตรยี มการเพˑือการตรวจสอบและเป˞นไปตามข้อบงั คับในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และทีˑสําคัญเทา่ ๆ กันก็คือผู้เชีˑยวชาญด้านการบริหารจัดการเอกสารของไอออนเมาน์เทนรับประกันการกํากับดูแลกิจการทีˑดีด้วยการลดค่าใช้จ่ายของลูกค้าและปกป˔องความน่าเชืˑอถือในรัฐบาลและการปฏิบตั ิตามขั˓นตอนตา่ งๆ ตามกฎหมาย
