Iron Mountain® Workflow Automation™

Iron Mountain® Workflow Automation™ zastępuje działania związane z pocztą elektroniczną, łatwymi do zarządzania, bezpiecznymi procesami cyfrowymi.

Pomimo stosowania spójnych strategii cyfrowych w innych obszarach, w przypadku zadań i procesów o charakterze powtarzalnym wiele organizacji nadal decyduje się na stosowanie poczty elektronicznej. Wiele danych pozostaje ukrytych w treści maili, wymaga dużych zasobów oraz zawiera luki, których nie można śledzić, ujmować w raportach ani kontrolować. Choć użytkownicy mogą nie zdawać sobie z tego sprawy, takie przestarzałe, nieobjęte nadzorem działania mogą zagrażać zachowaniu przez firmę zgodności z zewnętrznymi regulacjami, wywierając jednocześnie negatywny wpływ na produktywność i opinie klientów.

Bezpieczeństwo danych I zgodność z przepisami

Dobrym przykładem jest tu projekt z jednym z klientów. Bank o ugruntowanej pozycji w Europie Środkowej, korzystał już z usług firmy Iron Mountain w zakresie zarządzania dokumentacją, skanowania cyfrowego i przechowywania taśm z kopiami zapasowymi i dysków twardych.

Okazało się jednak, że pracownicy spędzają ogromną ilości czasu na obsłudze poczty elektronicznej od klientów i współpracowników, a ukryte w treści informacje utrudniały kontrolę nad rozpatrywaniem skarg i roszczeń, zarządzaniem podróżami i wydarzeniami oraz innymi procesami, takimi jak sprawozdania z posiedzeń Zarządu. Bez centralnego monitorowania i raportowania statusu zadań, niemożliwe było realizowanie kolejnych kroków i dotrzymanie terminów.

I właśnie tu wkracza Iron Mountain^® Workflow Automation™ Łatwe do rozbudowy rozwiązanie, które w omawianym projekcie obejmuje 22 schematy pracy (workflows), 29 typów dokumentów i 660 indeksów metadanych.

Wiadomości e-mail są obecnie szybko rejestrowane i przypisywane jako zadania w ramach ściśle kontrolowanych cyfrowych schematach działania (workflows). Ich właściciele regularnie otrzymują automatyczne przypomnienia i w razie potrzeby mogą składać podpisy elektroniczne. Co istotne, rozwiązanie jest również w stanie spełnić surowe wymagania banku dotyczące wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami.