การกำจัดบันทึกข้อมูลในอดีตเป็นเรื่องที่ทำได้ยากมากเมื่อจัดเก็บแฟ้มเอกสารไว้ในกล่องหรือบนชั้นวางที่มีประเภทบันทึกข้อมูลปะปนกันอยู่และมีวันที่มีสิทธิ์ในการทำลายมากมาย ซึ่งก่อให้เกิดการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลที่มากเกินไป ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น และความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น ขัดขวางไม่ให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจและเป้าหมายการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
ที่ Iron Mountain เราเข้าใจดีว่าลูกค้าต้องการจำแนกและจัดระเบียบเอกสารใหม่เพื่อเพิ่มการมองเห็นแฟ้มเอกสารให้ดีขึ้น ทำให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจได้ง่ายเพื่อป้องกันปัญหาว่าควรทำอย่างไรกับคลังข้อมูลของตน
และนั่นคือเหตุผลที่เราพัฒนา Smart Sort มาดูวิธีการทำงานกัน
- เมื่อเริ่มต้น คุณต้องตัดสินใจว่าต้องจำแนกเอกสารกล่องใดบ้าง ขณะนี้ อาจจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ที่ Iron Mountain กับผู้ขายรายอื่น หรือมาจากสำนักงานหรือศูนย์เก็บบันทึกข้อมูลของคุณ จะที่ไหนก็ไม่สำคัญ เพราะเราจะขนย้ายเอกสารเหล่านี้เพื่อนำไปประมวลผลในสถานที่ให้บริการเหล่านั้นอย่างปลอดภัย.
- เมื่อจัดระเบียบกล่องแล้ว เราจะเริ่มต้นกระบวนการ Smart Sort โดยบันทึก ID แฟ้มเอกสารที่ไม่ซ้ำกันซึ่งอยู่ด้านนอกแฟ้มเอกสาร ด้วยการสแกนบาร์โค้ดหรือการป้อน ID แฟ้มเอกสารด้วยมือ
- เมื่อบันทึก ID แฟ้มเอกสารแล้ว Smart Sort จะบอกผลลัพธ์ของแฟ้มเอกสารนั้นทันทีแบบเรียลไทม์ โดยใช้ข้อมูลที่ดึงมาจากแอปพลิเคชันทางธุรกิจหลักของคุณและตารางเวลาจัดเก็บเอกสาร และเราจะจำแนกและจัดเก็บลงกล่องใหม่ตามนั้น
- ยกตัวอย่าง เช่น เป็นแฟ้มเอกสารที่มีสิทธิ์ในการทำลายไหม หรือต้องเก็บไว้ถึงปีหน้า เป็นแฟ้มเอกสารที่ต้องส่งมอบเพื่อการขายกิจการหรือ Legal Hold หรือไม่ จำเป็นต้องแปลงเป็นดิจิทัลตอนนี้หรือในอนาคต คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าต้องการจำแนกแฟ้มเอกสารอย่างไรและ Smart Sort จะทำงานตามนั้น
- เมื่อกล่องเต็มแล้ว เราจะปิดกล่องและบันทึกว่าเสร็จสมบูรณ์ในระบบของเรา กล่องใหม่และแฟ้มเอกสารที่เกี่ยวข้องจะได้รับการอัปเดตและพร้อมให้ใช้งานบน Iron Mountain Connect™ ซึ่งเป็นฮับออนไลน์ของเรา สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณมองเห็นแฟ้มเอกสารทั้งหมดและสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการในอนาคตได้อย่างง่ายๆ
- กล่องนี้พร้อมให้จัดระเบียบและขนย้ายเพื่อการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยหรือการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
- สำหรับแฟ้มเอกสารที่ตรงตามข้อกำหนดการจัดเก็บเอกสารและสามารถทำลายเพื่อป้องกันปัญหาได้ เราจะทำตามขั้นตอนเดิม แต่ต้องห่อกล่องสีดำและติดป้ายชัดเจนว่าทำลายได้
อย่างที่คุณเห็น Smart Sort ช่วยลดการคัดแยกแฟ้มเอกสารหลายพันแฟ้มด้วยมือแบบเมื่อก่อน และแทนที่ด้วยโซลูชันที่ใช้เทคโนโลยี เป็นแบบอัตโนมัติ และป้องกันได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด คุณจะได้ในสิ่งที่ต้องการอย่างแท้จริง นั่นคือ ลดความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายโดยการทำลายเอกสารที่คุณไม่ต้องการเก็บไว้อีกต่อไปอย่างปลอดภัย ด้วยระบบที่ช่วยในการตัดสินใจในอนาคตเกี่ยวกับคลังข้อมูลของคุณ
แค่คิดว่า Smart Sort เป็นบริการคัดแยกแฟ้มเอกสารที่ปะปนกันของคุณ
ขอบคุณที่รับชม หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Smart Sort โปรดติดต่อตัวแทน Iron Mountain ของคุณหรือไปที่ ironmountain.com/th-th/smartsort.
