Şişecam İK, belge yönetim sürecini dijitalleştirerek şirketin sürdürülebilir küresel büyüme stratejisine de destek veriyor
Müşteri Başarı Hikayeleri
İnsan Kaynakları, Iron Mountain dijital çözümleriyle kayıt yönetimini dijitalleştirerek Şişecam'ın küresel büyümesine katkıda bulunuyor.
Sektör
Cam ve kimya endüstrisi
Zorluk
1935’e kadar uzanan ve Türkiye’de 17 farklı lokasyondaki 29 arşiv odasında tutulan 149 çeşit kağıt tabanlı özlük dosyalarını dijital ortama aktarmak.
Çözüm
Iron Mountain® çözümü, yasal mevzuata uyum gerektiren İK belgelerini son derece güvenli belge tarama ve dijital depolama beceriyle otomasyona geçirdi ve yönetimini kolaylaştırdı.
Faydalar
- 13 bin fiilen çalışanın kaydı dijitalleştirildi
- Bilgilere daha kolay ve 45 kata kadar hızlı erişim mümkün kılındı
- Ortak Hizmet Merkezi’ne yüzlerce saate varan zaman tasarrufu ve verimlilik artışı kazandırıldı
- Arşiv mekânı ihtiyacının azalmasıyla ofis maliyetlerinde de düşüş sağlandı
- 1200 m3 karbon salınımının önüne geçildi
Cam üretiminin uzmanı
Satışlarının yarıdan fazlasını 150’nin üzerinde ülkeye yaptığı ihracatıyla gerçekleştiren Şişecam, 45 tesisi ve 24 bin çalışanıyla, dünyanın lider ve en yenilikçi cam ve kimyasal üreticilerinden biri.
Kâğıt tabanlı dosyalama sistemlerini emek yoğun iş akışlarıyla yöneten birçok kuruluşta olduğu gibi, Şişecam’ın İnsan Kaynakları (İK) biriminde de bu yoğunluk önemli operasyonel zorluklara neden olmaktaydı. Çok farklı noktalarda tutulan özlük dosyalarının aranıp bulunması ciddi bir zaman kaybıyla sonuçlanabiliyordu. Dört kıta ve 14 ülkede üretim faaliyetleri yürüten ve büyüyen küresel bir şirket için bu durum, karşılaşılan zorlukların da artması anlamına geliyordu.
Şişecam’da İK Ortak Hizmet Merkezi Direktörü olarak görev yapan Cem Oğuz, “Özlük bilgilerinin yönetilmesi giderek zorlaşıyordu,” diyor. “İlk görüşme notlarından işe giriş evrakı ve kaza tutanaklarına, çalışan ile ilgili çok sayıda detayı içeren bu tip kayıtlarımızın geçmişi 1935 yılına kadar uzanıyordu.”
Dijital geleceğe ayak uydurma hazırlığı
Şişecam, CareforNext stratejisi kapsamında yürütülen sürdürülebilirlik yolculuğuna paralel olarak kâğıt tabanlı bordro ve özlük yönetimi süreçlerini de dijitalleştirme kararı aldı. Proje, Türkiye genelinde 29 lokasyona dağılmış 149 farklı türde evrakı kapsayan zorlu bir çalışma gerektiriyordu.
Kayıtlara erişim/yönetim sürecini otomasyona geçirmek ve böylece çalışanlara daha fazla değer üretebilecekleri işler için zaman yaratmak üzere iddialı bir dijitalleştirme programı başlatıldı. İlk hedef, İK belge yönetimini şirketin İstanbul’daki genel merkezinde ve Türkiye’deki diğer tesislerinde dijitalleştirmekti. Ardından aynı yaklaşımın, 2025 yılında Bulgaristan ve İtalya’da, 2026’da ise Romanya, Bosna Hersek, Macaristan, Slovakya, Mısır, Hindistan ve Gürcistan’daki Şişecam tesislerinde uygulamaya konulması gerekecekti. Dolayısıyla, küresel ölçekte hizmet ve uzman desteği sunabilen deneyimli ve güvenilir bir iş ortağıyla ilerlemek en önemli öncelikleri arasındaydı.