Cem Oğuz, “Fiziksel arşivleme ve bilgi yönetiminde küresel bir lider olan Iron Mountain ile gerçekleştirdiğimiz bu çalışma Şişecam’ın dijital ve veri odaklı yaklaşımının bir yansıması,” diyor.
Titiz ve ayrıntılı planlama süreci
Iron Mountain®, İK belge yönetimini otomasyona geçirmek ve daha kolay hale getirmek üzere güvenli bir ortamda belge tarama ve dijital depolama hizmetleri sunduğu kapsamlı bir çözüm hayata geçirdi. Bu doğrultudaki ilk adım, yasal gözetim zinciri esas ve kurallarını ihlal etmeden, dijitalleştirilecek belgelerdeki öncelikleri ihtiyaçlara uygun şekilde belirleyen ayrıntılı bir plan hazırlamak oldu.
Yasal uyumluluğu kuvvetli bir omurga temelinde endekslemeye gitmek, belgeleri dijitalleştirmek, yönetilecek şekilde depolayıp muhafaza etmek ve ayrıca kâğıt evrakı da erişilebilir kılmak, Şişecam gibi büyük bir şirket için son derece dikkatli bir analiz ve hassas bir planlama süreci gerektiriyordu. Ayrıca, Şişecam’ın küresel büyüme planlarını destekleyici bir performans sergilerken, kişisel verilerin gizliliğini güvence altına almak ve olası ihlallere karşı koruma sağlamak da şarttı.
Cem Oğuz, “Dosyaları nakliye ve dijitalleştirme safhaları için Iron Mountain’a teslim ettiğimizde, onlara bir süre erişemeyeceğimizi biliyorduk,” diyor. “Ancak, arada bazı ihtiyaçları giderememek riskler doğurabilirdi. Dolayısıyla Iron Mountain ile bu ihtimallerin nasıl yönetileceğine ve hangi tarama işlemlerinin önceliklendirileceğine yönelik hazırlıklar da yapmamız gerekti.”
Tarihimizin korunması ve geleceğe aktarılması
Çalışma, şirketin yaklaşık 90 yıl önce Beykoz, Paşabahçe’de kurulmuş cam üretim tesisindeki, o dönemdeki ilk 500 çalışana ait dosyaların taranarak dijitalleştirilmesiyle Eylül 2022’de başladı. Iron Mountain uzmanları bu dosyaları sahadan topladı, içeriklerini kontrol ederek özlük evrakının bilgi teyitlerini gerçekleştirdi. İhtiyaç olan evraklarda gerekli restorasyonlar yapıldıktan sonra Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi kullanılarak taranan ve endekslenmesi gerçekleştirilen belgelerin dijital nüshaları, kolayca erişilebilmesi amacıyla güvenli bir şekilde Şişecam’ın web portalına yüklendi.
Cem Oğuz projenin Paşabahçe ayağında yürütülen çalışma sonrası belgelerin asıllarına ne yapıldığını şu sözlerle özetliyor: “Ocak 2023’te tamamlanan çalışma sonrası 1099 koli içerisinde 31 bin 203 adet özlük dosyası Iron Mountain tesislerine gönderildi. En eski özlük dosyaları aşırı kurumayı önlemek ve olası bozulmalara karşı güvenli bir şekilde korunmalarını sağlamak için asit içermeyen şeffaf bantlar, solüsyonlar ve zarflar kullanılarak dikkatlice restore edildi.”
Zamansal ve mekânsal engelleri ortadan kaldırmak
Iron Mountain, bugüne dek yaklaşık 66 bini şirketten ayrılmış, 13 bini aktif çalışmakta olan toplam 79 bin çalışanın özlük dosyasını fiziki arşivlerinde güvence altına aldı. Ek olarak tüm aktif çalışanların ilgili evrakı 1,5 milyon sayfa tarama yapılarak dijitalleştirildi. Şirketin platformuna sorunsuz bir şekilde yüklenen bu 13 bin dijital dosya, bugün çeşitli SAP uygulamalarıyla entegre bir şekilde çalışıyor ve zahmetsizce yönetiliyor.
Daha önce, birkaç yüz sayfa içerebilen kâğıt tabanlı bir özlük dosyası içindeki özlük bilgilerine mesai saatleri içinde ulaşmanın ortalama 30, mesai saatleri dışında ise 90 dakikalarını aldığını belirten Cem Oğuz, kat edilen mesafeyi şu ifadelerle dile getiriyor: “Titiz bir endeksleme ile geliştirdiğimiz omurga yapısında istenilen dijital bir belgeye bugün 2 dakika içinde erişilebiliyor. Ayrıca, Ortak Hizmet Merkezi ekibimiz ofisten ya da evlerinden çalışan diğer çalışanımızla olduğu gibi dünyanın dört bir yanındaki Şişecam tesislerinde görev yapan birimlerimizle de daha verimli bir iş birliği yürütebiliyor.”
Saklanması gereken pasif özlük belgeleri ise Iron Mountain’ın son teknolojiyle donatılmış, güvenli belge saklama ve depolama tesislerine gönderilmiş durumda. Böylelikle, deprem, sel, yangın gibi doğal felaketlerden ya da aşırı sıcaklık ve nem gibi faktörlerden ötürü kıymetli belgelerde oluşabilecek hasar riski ve hırsızlık ihtimali de önemli ölçüde ortadan kaldırılmış oldu.
“Iron Mountain’in RFID teknolojileri sayesinde, evrakımızın asılları da her zaman her yerde elimizin altında sayılır,” diyor Cem Oğuz. “Bu sayede, paydaşlarımızın ya da denetçilerin taleplerini yerine getirirken ihtiyaç duyulan bilgilerin bulunduğu dosyaların tam yerini çok hızlı bir şekilde belirleyebiliyoruz.”
