The University of Texas Medical Branch (UTMB) Health Teksas'ın, güneydoğusundaki dört kampüste araştırma, eğitim ve hasta bakımı alanlarında faaliyet gösteren öncü bir akademik sağlık bilimleri merkezidir. Kuruluşun Galveston, Teksas'taki kampüsü, Lipton Tea binası olarak bilinen depolama tesislerinden birinin kira süresinin dolmak üzere olduğu 2022 yılında önemli bir zorlukla karşılaştı.
Yetmiş iki yıllık bu eski depoda hasta kayıtları, 2008'deki Ike Kasırgası nedeniyle acilen taşınan fiziksel kayıtlar ile UTMB Health'in daimi kayıt politikasının uygulandığı dönemden kalma mikrofişler ve mikrofilmler bulunuyordu.
Envanter, dört katta toplanmış karmakarışık, eski ve hassas fiziksel kayıtlardan oluşuyordu:
Başka bir deyişle, bir kayıt yöneticisinin kabusuydu. Mart 2022'de UTMB Health gayrimenkul ekibi, binanın tahliyesine yönelik ilk planları hazırlamak için Iron Mountain ile yakın iş birliği içinde çalıştı.
UTMB Health, halihazırda 400.000'den fazla kaydı Iron Mountain'ın Houston, Teksas'taki güvenli harici depolama tesislerinde saklamaktaydı. Bu yüzden Iron Mountain Smart Sort, Lipton Tea binasındaki ve diğer kampüslerdeki kayıtların tespit edilmesine, tasnif edilmesine ve dosya düzeyinde görünürlüğünün artırılmasına yardımcı olacak mükemmel çözümdü.
UTMB Health Sağlık Bilgileri Yönetimi ve Tıbbi Personel Hizmetleri Direktörü Carla Cuney, "Iron Mountain ekibi bu projenin derinliğini ve kapsamını gerçekten kavradı. Bu, son derece büyük bir işti," diye açıklıyor durumu.
Bu büyük ölçekli Smart Sort projesi Ağustos 2022 itibarıyla yürütülmeye başlanmıştı. UTMB Health ekipleri, imha edilecek ve başka bir yere taşınacak kayıtları belirlemek üzere sahada çalışıyordu.
Savunulabilir şekilde imha edilebilecek kayıtlar tesisten çıkarıldı ve geri kalanlar ise güvenli bir şekilde Iron Mountain'ın Dallas, Teksas'taki depolama tesisine taşındı.
Cuney, "Ekiple istisnasız haftada bir görüşme yapıyorduk. Gösterge tabloları, her gün kaydettikleri ilerlemeyi bize gösteriyordu. Her şey son derece düzenliydi," diyor.
Smart Sort projesi 2024'ün üçüncü çeyreğinde tamamlandı; kayıtlar artık süresiz olarak saklanmak yerine imha edildiğinden UTMB Health'in depolama maliyetlerinde %40 azalma elde edildi. Güncel dosya düzeyindeki listeler sayesinde UTMB Health kayıt ekibi artık kayıtları kolayca arayıp yönetebiliyor ve gelecekteki dijitalleştirme çalışmaları ile devam eden savunulabilir imha işlemleri hakkında karar verebiliyor.
