İnsan kaynakları operasyonlarınızı dönüştürün

Iron Mountain İnsan Kaynakları çözümü

Zorluk

İnsan Kaynakları ( İK ) kayıtlarınız farklı formatlarda ve lokasyonlardaysa, ayrıca hibrit bir iş gücünüz varsa bu kayıtları verimli ve hatasız şekilde yönetmeniz oldukça zorlaşacaktır. Çalışan belgelerinizin eksiksiz, güncel olmasını ve sürekli değişen yasa ve düzenlemelere uygun olarak yönetilmesini sağlamak bir önceliktir.

Diğerlerinin yanı sıra, imzalı onay formu, çalışma hakkı durumu, sözleşme yükümlülükleri veya iş sağlığı hususları gibi İK Bilgilerine ulaşmak ve denetim raporları oluşturmak zaman alıcı ve manuel olarak yoğun olabilir. En önemlisi de düzgün yönetilmediği takdirde, çalışan belgelerinin paylaşılması hassas bilgileri açığa çıkarabilir.

Etki

Dijitalleşmenin etkisi göz ardı edilemez. Kâğıt belgeleri yönetmek kuruluşlara hem zamana hem de paraya mal olur: Örneğin, bir Iron Mountain InSight® müşterisi, dijital belgelerle artan çalışan iş birliği sayesinde yılda 26.000 saate kadar tasarruf sağladığını bildirmiştir¹ .

Ayrıca, kuruluşların, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) ve Veri Koruma Yasası (Birleşik Krallık için bir GDPR uygulaması) gibi katı mevzuat uyum düzenlemelerine uymaları ve kişisel verilerin kendi kayıt saklama programı kurallarına göre savunulabilir bir şekilde imha edilmesini sağlamaları gerekmektedir. Buna uyulmaması, işletmeler üzerinde olumsuz etki yaratabilecek para cezalarıyla sonuçlanabilir.

Peki ya şunları yapabilseydiniz?

Hem mevcut dijital hem de yeni dönüştürülmüş fiziksel belgeleri bir araya getiren birleşik, güvenli ve uyumlu bir platform kullanarak aşağıdaki şekilde bu zorlukların üstesinden gelebilme:

• Aradığınız belgeleri kolay ve hızlı bir şekilde arayıp bulma
• Uzaktan bile etkin iş birliği sağlayarak İK departmanının üretkenliğini artırma
• Çalışan verilerini koruma ve güvenliği ve denetlenebilirliği artırma
• Önemli belgelerin güncel olmasını ve yenilemelerin atlanmamasını sağlamaya yardımcı olma

İnsan Kaynakları için fiziksel ve dijital kayıtları birleştirme

Iron Mountain İnsan Kaynakları çözümü, çalışanların ve dahili iş ortaklarının İK ile ilgili tüm dosyaları tarayıp güvenli bir bulut içerik havuzunda depolamasını sağlayan ve İK süreçlerinin hızlandırılmasını destekleyen bir hizmet olarak yazılım (SaaS) teklifidir. Rol tabanlı erişim haklarına dayalı olarak, ihtiyacınız olan belgeleri arayabilecek ve çalışma konumundan bağımsız olarak daha etkili iş birliği sağlamak için bunları iç ve dış paydaşlarla paylaşabileceksiniz. İhtiyacınız olan gözetimi sağlayan merkezi görünürlüğün yanı sıra, sona erme tarihleri konusunda uyarılma özelliği de dahil olmak üzere, sizi güçlü içgörüler sunan veri ve metriklerle donatan gösterge tablolarına da sahip olacaksınız. Çözüm sayesinde İK departmanları, çalışan belgelerini takip edebilir ve süresi sona ermeden önce sertifikaları, kimlikleri yenilemek ve çalışan politikalarına uymak gibi proaktif eylemlerde bulunabilir.