Eski kayıtları ölçeklenebilir ve savunulabilir biçimde temizleyerek içinizin rahat etmesini sağlayın

Kuruluşunuz zaman içinde birikmiş çok büyük miktardaki fiziksel kaydı ele almak istiyorsa yalnız değilsiniz. Iron Mountain sponsorluğunda Economist Impact tarafından yürütülen bir araştırmaya göre dünya genelindeki yöneticilerin %93'ü eski kayıtları temizleme girişimi başlatmayı planlıyor veya bu girişimi zaten başlatmış durumda.

Bu kayıtları temizlemenin, özellikle de nelerin saklanacağı, imha edileceği veya dijitalleştirileceği konusunda savunulabilir kararlar almak için gerekli tüm bilgilere sahip olmadığınızı düşünüyor olabilirsiniz; bu oldukça zor bir hal alabilir. Ancak bu zorluğu göz ardı etmek verimsizliğe, artan maliyetlere, uyum ihlallerine ve daha yüksek risklere yol açabilir.

Elinizde hangi kayıtların bulunduğunu belirleyerek, dosyaları düzenleyerek ve kutu ve dosya düzeylerinde saklama kuralları belirleyerek kayıt envanteriniz hakkında güvenle savunulabilir kararlar alabilirsiniz. Sonuç olarak, bir yandan iş hedeflerinize ulaşacak, maliyetleri düşürecek ve riskleri azaltacak, diğer yandan tüm bunları daha verimli ve daha dijital bir çalışma biçimine geçerken gerçekleştireceksiniz.

Akıllı ve gerekçelendirilebilir bir süreç oluşturma

Bir kuruluşun kayıt envanteri söz konusu olduğunda, tanımlayıcı bilgileri yetersiz olabilen veya birden fazla iş koluna, coğrafi bölgeye ve hatta farklı hizmet sağlayıcılara yayılmış, birbirine karışmış dosyalarla dolu kutular içerebilen bir envanteri ayıklamak için tek bir çözüm yeterli değildir.

Ancak akıllı ve çok yönlü bir yaklaşım uygulayarak eski kayıtların temizlenmesinde tahmine dayalı hareket etme gerekliliğini ortadan kaldıracak ve iyi yapılandırılmış bir programın sağladığı avantajlara ve iç rahatlığına kavuşacaksınız:

1) Bugün ve gelecek için savunulabilir karar verme

Eski kayıtları temizleme girişimi büyük olasılıkla bir süredir öncelik listenizde yer alıyor. Bu işi nihayet tamamlamanın sağlayacağı rahatlığın etkileri yıllarca hissedilecek. Eski kayıtları yönetmek için sağlam ve savunulabilir bir süreç oluşturduğunuzda, yalnızca bugün itibarıyla uyum gerekliliklerini karşılamış kayıtları ele almakla kalmayacak, aynı zamanda zaman içinde uyumu sürdürmenizi sağlayacak bir sisteme de sahip olacaksınız.

Savunulabilir bir süreç sayesinde, hangi kayıtların saklanacağı, imha edileceği veya dijitalleştirileceği konusunda yasal ve düzenleyici gerekliliklerin yanı sıra kuruluşunuza özgü iş hedefleri doğrultusunda doğru kararları güvenle alabilirsiniz. Iron Mountain Smart Sort hakkında daha fazla bilgi edinin

2) Maliyet optimizasyonu

Depolama, özellikle de artık saklamakla yükümlü olmadığınız fiziksel kayıtlarla dolu kutuları depolamak için ödeme yapıyorsanız zaman içinde maliyetli hale gelebilir. Kağıt temelli devasa kayıt envanterlerine sahip kuruluşlar için bu alanların temizlenmesi bir öncelik haline gelmiştir. Iron Mountain sponsorluğunda yakın zamanda gerçekleştirilen eski kayıtları temizleme anketinde, kağıt kayıtların muhafaza edilmesiyle ilgili maliyetleri azaltmanın katılımcıların %79'u için en önemli öncelik olduğunu tespit ettik.

Hangi kayıtların saklanması gerektiğini ve hangilerinin savunulabilir şekilde imha edilebileceğini belirlemeye yardımcı olacak savunulabilir bir süreç oluşturmak, yalnızca maliyetleri değil, uyumsuzluk riskini ve buna bağlı cezaları da azaltacaktır.

3) Artan verimlilik

Envanterinizi azaltarak, dosyaları düzenleyerek ve kutu ve dosya düzeylerindeki meta verileri güncelleyerek kayıtların yerini daha kolay tespit edebilir ve bunlara erişebilir, böylece bilgi aramak için harcadığınız süreyi azaltabilirsiniz.

Ayrıca iş açısından kritik kayıtları dijitalleştirerek ihtiyaç duyduğunuz bilgileri bulmayı ve bu bilgileri ihtiyaç duyan çalışanlara iletmeyi daha da kolaylaştırabilirsiniz. Fiziksel kayıtların kolayca bulunabilmesi ve bunlara erişilebilmesi için kutulara ve dosyalara ilişkin meta verilerin sisteme kaydedilmiş olması büyük önem taşır.

4) Hızlandırılmış dijital dönüşüm

Eski fiziksel kayıtları ele almak, kuruluşunuzun dijital dönüşümünü hızlandırabilir. Temizleme süreci, zorunlu saklama süresini tamamlamış ve savunulabilir şekilde imha edilebilecek kayıtları belirlemenize yardımcı olacaktır. Bu süreç, düzenli olarak erişmeniz gereken ve dijitalleştirilmesi gereken kritik kayıtları belirlemenize de yardımcı olacaktır.

Kağıt kayıt envanterlerinizi ele alarak manuel süreçleri ortadan kaldırabilir ve daha dijital bir çalışma biçimine geçebilirsiniz. Bu, çalışanların dijital ortamda daha verimli ve etkili çalışmasını sağlarken zamandan tasarruf etmenize ve maliyetleri azaltmanıza da yardımcı olur.

Eski kayıtları temizleme girişiminizi başarıyla yürütme

Kayıt envanterini yönetmenin kendine özgü zorlukları vardır. Göz korkutucudur. Yoğun kaynak gerektirir. Ayıca çalışanların dikkatini asıl işlerinden uzaklaştırır.

İyi haber şu ki, bu süreci tek başınıza yürütmek zorunda değilsiniz. Kayıtları temizleme girişiminizin ölçeği veya karmaşıklığı ne olursa olsun, tahmine dayalı hareket etme gerekliliğini büyük ölçüde ortadan kaldırmanıza ve karar alma sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olabiliriz. Sürece ne kadar fazla nesnellik kazandırılırsa süreç o kadar tutarlı olur.

Nihai amaç, Iron Mountain Smart Sort gibi teknoloji destekli çözümler kullanarak insan unsurundan kaynaklanan öznelliği ortadan kaldırmaktır.

Sonuç, tam olarak ihtiyacınız olan şeydir: tasnif edilmiş, iyi düzenlenmiş ve gerektiğinde bulunabilen bir kayıt envanteri. Temizleme süreci boyunca ve sonrasında kayıtlarınızla ilgili savunulabilir adımları kolayca ve güvenle atabileceğinizi bilmenin huzurunu yaşayacaksınız. Eski kayıtları temizleme çözümlerimiz hakkında daha fazla bilgi edinin.