Bankacılık dijital ofis dönüşümü vaka çalışması

Temi̇z bi̇r başlangiç

Başarili bi̇r di̇ji̇tal ofi̇s dönüşümü gerçekleşti̇ren banka nasil bi̇r yol İzledi̇?

Sektör

Bankacılık

Karşilaşilan zorluk

Üç katlı çalışma alanını bir buçuk kata indirirken doğru iş yeri dönüşüm stratejisi ve çözümleri ile bankanın fiziksel bilgi varlıklarını değerlendirmesi.

Faydalar

• Dosya ve diğer varlıkların kurum içinde saklanma oranını azaltarak emlak maliyetini yıllık 450.000 Amerikan dolarının üzerinde düşürdü.
• Meta veri standartlarının tutarlı ve doğru kullanımı yoluyla belge saklama süreleriyle ilgili yönetmeliklere uyarak yasal uyumu sağladı.
• Kullanım ömrünü tamamlamış ve kullanılmayan BT varlıklarını belirleyip elden çıkararak iş yerini düzenledi.
• Artık kullanılmayan ve yasal olarak saklanması gerekmeyen belgeleri belirleyip güvenli bir şekilde imha ederek riskini azalttı ve yasal uyumu iyileştirdi.

Modern ofi̇si̇n gücü

Çalışma alanımız olan ofisler artık işin yapıldığı fiziksel alanın ötesine geçti. Çalışanlar ofislerinden çok daha fazlasını bekliyor ve daha ilgi çekici, teknolojinin etkin olduğu, konfor alanı açısından zengin ortamlarda çalışmak istiyorlar. Kuruluşlar, yetenek avı savaşını kazanma stratejilerinin bir parçası olarak iş yerine daha fazla önem verdikçe, modern, kağıtsız ofisler oluşturmak için iş yeri dönüşüm projelerine büyük yatırımlar yapıyorlar.

Gayrimenkul sektöründen hem yetenekli profesyonellere cazip gelecek hem de yenilikçi ve üretken bir çalışma şeklini destekleyecek ofisler yaratmaları bekleniyor. Bunu yaparken rekabet avantajı sağlamaları ve metrekarenin değerli olduğu alanlarda portföy yönetmeleri isteniyor.

Artık kullanılmayan belgeler, ayakkabılar ve yılbaşı süsleriyle dolu dosya dolaplarının dönüştürülmüş bir ofis alanında yeri yoktur. Böyle bir yerde “içinde bilgi olan hiçbir şeyi atma” zihniyeti de bulunmaz. Ama yıllardır biriken o kağıtlardan nasıl kurtulacaksınız? Dosya sahiplerini onlardan vazgeçmeye ve kötü bilgi yönetimi alışkanlıklarını değiştirmeye nasıl ikna edeceksiniz? İstemediğiniz ve yeni iş yerinize yanınızda götüremeyeceğiniz tüm fiziksel varlıkları ne yapacaksınız? Daha dijital bir çalışma biçimini nasıl benimseyebilirsiniz?

Di̇ji̇tal Iş yeri̇ dönüşümü

Bir iş yeri dönüşüm projesinin ana odağı tipik olarak bir fiziksel alanı modernize etmek olsa da bu aynı zamanda eski, kağıt ağırlıklı bilgi süreçlerini dijitalleştirmek için bir tetikleyici gerekçe olarak da hizmet edebilir. Daha dijital bir çalışma düzenine geçmek üzere küresel bir girişim başlatan bu banka, dijitalleşmeyi iş yeri dönüşüm projelerine dahil etmeyi bir fırsat olarak gördü.

Bankanın Kurumsal Hizmetler Direktörü, “Dijital çalışma alanı bizim için ilk adımdı. Bunu benimsememiz gerektiğini biliyorduk ve teknolojimiz buna hazırdı ama oraya nasıl ulaşacağımızı bulmamız gerekiyordu.” Bankanın ofis alanı toplam 8.918 metrekareydi ve üç kata yayılmıştı. Ofis ayak izini üç kattan bir buçuk kata düşürmek ve çalışma alanlarının yarısını ortadan kaldırmak amacıyla fazladan saklanan fiziksel belgeleri ele almaları gerekiyordu.

Bu kadar büyük bir alandan vazgeçmek asla kolay bir iş değildi, üstelik yıllardır üç katta çalışma alışkanlığı sorunu daha da karmaşıklaştırıyordu. İncelenerek akıbetine karar verilmesi gereken onlarca yıllık belge birikmişti ve saklanan bu dosyaların çoğunun artık bir sahibi bile yoktu.

En az 70 çekmece dolusu sahipsiz dosya belirlendi. Bankanın bu dosyaların sahibini bulması ve ona göre ne yapılması gerektiğini belirlemesi gerekiyordu. Bu süreç, özellikle bir bölüm kapatıldığında veya şirket faaliyetine son verdiğinde karşımıza çıkar.

Belgeler çok, zaman az

Ofis Yöneticisinin bu banka için kısıtlı bir zamanda önemli bir ofis alanını boşaltması gerekiyordu. Ofisin 929 metrekareden fazlasını kaplayan bu belgelerin elden geçirilerek elenmesi sonucunda yenilenen ofiste sadece gerekli belgelerin bulunması planlanmıştı.

Bunun için aşağıdaki soruların cevaplanması gerekiyordu:

•  halihazırda ofiste saklanan dosyalarda neler var?
• bunların hangilerinin saklanması gerekiyor?
• hangi dosyalardan vazgeçebilirler?
• ve bunlardan nasıl kurtulabilirler?

Proje açısından bakıldığında, gereksiz pek çok şeyin saklandığı görülüyordu. Ayrıca, bankada çok fazla personel değişimi olmuştu. Mevcut çalışanlar, kime ait olduğu belli olmayan bir çekmecede, hangi bilgiyi içerdiğini bilmedikleri on yıldan eski belgelerle uğraşırken sıkışıp kaldılar. Bu şekilde yüzlerce çekmece olduğunu düşünürseniz, durumun ne kadar göz korkutucu olduğunu anlayabilirsiniz. Peki, nereden başlamak gerekir?

Zaman kısıtı da önemli bir faktördü. Hiçbir çalışanın dosyalarını uygun bir zaman aralığında temizleme lüksü yoktu. Bu büyük, karmaşık bir iş yüküydü ve normal iş süreçlerinden oldukça fazla zamanlarını alacaktı - en azından bunu yalnız yapmaya zorlansaydılar, böyle olacaktı. Neyse ki, başka bir seçenek vardı.

temi̇z bi̇r başlangıç (clean start)

Iron Mountain Clean Start programı ile bir kuruluşun fiziksel alanı, bilgi varlıkları ve iş süreçleri ücretsiz olarak değerlendirilir. Değerlendirme sonucunda, kuruluşun fiziksel varlıklarını uzmanların yardımıyla ve yasalara uyumlu bir şekilde temizlemesine yardımcı olacak Iron Mountain hizmetlerinin bir listesi sunulur. Çekmeceleri, eski mobilyaları, fazla ofis malzemelerini ve artık kullanılmayan BT varlıklarını temizlemek, iş yeri dönüşümünün önünü açar.

Bankanın Ofis Yöneticisi Iron Mountain’ı arayarak bir değerlendirme talep etti. Değerlendirme sonucuna dayanarak, ofis yöneticisi ve banka, bilgi varlıklarını ve fiziksel alanlarını ele alacak özelleştirilmiş bir program oluşturmak için Iron Mountain ile birlikte çalışmaya karar verdi. Iron Mountain, bu karmaşık işi kısa bir zaman diliminde yürütmeye hazır bilgi yönetimi uzmanlarına sahipti. Banka, Iron Mountain iyileştirme projesine katılımını zorunlu kılmadığı için 18 farklı departmanı belgelerinin kontrolünü devretmeye ikna etmek hiç de kolay bir iş değildi.

Bankanın Ortak Hizmetler Bölümünden Sorumlu Başkan Yardımcısı, Clean Start yaklaşımının başarılı pilot uygulamasından sonra bile, çalışanların hala ikna olmadığını ve birlikte çalışma konusunda isteksiz olduğunu söyledi.

Ofis Yöneticisi ve Iron Mountain’ın oluşturmaya çalıştığı yaklaşım, kimsenin katılmaması halinde başarılı olmayacaktı. İlk olarak, en çok dosyaya sahip departmanlardan birkaçını ikna etmeye odaklandılar, çünkü bu süreçten en çok etkilenecek olanlar onlardı. “Onlarla görüştük ve programa katılmalarını sağladık. Programa dahil olup ekibe katıldıklarında işlemin ne kadar kullanışlı ve kolay olduğunu görmeye başladılar. Bu durumun kulaktan kulağa yayılmasıyla diğer çalışanların da ilgisini çektik.”

Vaka çalışmasının devamını okumak için kaynağı indirin.