MEDAŞ’ta verimliliği artırmak ve daha çevre dostu, daha sürdürülebilir bir iş ortamına kavuşmak için yoğun kâğıt kullanılan iş süreçleri 13 yıldır dijital

Sektör

Kamu hizmetleri (elektrik dağıtımı)

Zorluk

İş süreçlerini tamamen takip edilebilir, daha hızlı, daha güvenilir ve daha güvenli bir yapıya kavuştururken, artan mevzuat gereklerine uyumu da yakalayabilmek.

Çözüm

Iron Mountain InSightTM platformu, bilgi, belge, evrak yönetimi ve iş akışlarını 2011’den başlayarak otomasyona geçirdiği gibi belgelere tek bir merkezi sistem üzerinden erişmeyi mümkün kılarak bilgiyi daha işlevsel hale getirdi.

Faydalar

• 217 iş süreci otomasyona geçirildi
• Toplam 8,5 milyondan fazla evrak dijitalleştirildi
• Müşteri ve düzenleyici kurumların talepleri daha hızlı karşılanıyor
• Yüzde 90’a varan son kullanıcı memnuniyet oranı sağlandı
• Yürürlükteki 21 Ar-Ge projesine destek veriliyor
• Yaklaşık 70 metreküp CO2 tasarrufu sağlandı
• Yılda 4 bin 934 kg’lık atık oluşumuna engel olundu

Ekonomiye güç veriyor

Konya, Karaman, Aksaray, Nevşehir, Niğde ve Kırşehir gibi 80 bin kilometrekareye yayılmış 6 il ve 66 ilçeyi kapsayan bir bölgede yılda 12 milyar KWh elektrik enerjisi dağıtan Meram Elektrik Dağıtım A.Ş (MEDAŞ), Türkiye’nin yüzölçümü itibarıyla en geniş dağıtım alanında 2 milyondan fazla tüketiciye (toplamda 4,5 milyon vatandaşa) hizmet sunarak ülke ekonomisine güç katmaktadır.

MEDAŞ, başarısını, inovasyon konusunda öncü rol üstlenmiş olmasına borçludur. Denetleyici kontrol ve veri toplama sistemi (SCADA), uzaktan sayaç okuma sistemi (AMR) ve coğrafi bilgi sistemini (GIS) şebeke altyapısına entegre etmiş bir kurum. Böylelikle, olası şebeke arızalarını uzaktan takip ederek proaktif bir şekilde yönetimini gerçekleştiriyor, müşteri taleplerini online kanallar üzerinden daha hızlı sonuçlandırıyor.

Kâğıdın yol açtığı gecikmeleri geride bırakmak

Bu teknolojik yeniliklere açık olma ruhu, şirketin daha akıllı ve çevre dostu çalışma hayatı uygulamaları tasarlamasına olanak tanırken yasal düzenlemelere eksiksiz şekilde uyumunu da mümkün kılıyor. MEDAŞ, kamu kurumları ve düzenleyici kurum yetkilileriyle mevzuat gereği birtakım yazışmalar yürütmekle de yükümlü. Bu süreçler çok yoğun şekilde kâğıt kullanımı gerektirdiği gibi, yasal uyumluluk denetimleri çok büyük zaman israfına yol açabiliyordu.

MEDAŞ’ta İş Zekâsı ve Veri Analitiği Müdürü olarak görev yapan Ömer Oruç, “Güvenli ve kesintisiz elektrik enerjisi dağıtımı bir ülkenin kalkınma başarısının da merkezinde yer alıyor” diyor. “Ancak, abonelerimizin talepleriyle düzenleyici kurumların mevzuat gerekliliklerini karşılamak için yürütmemiz gereken evrak işleri, bir noktada iş süreçlerimizi geliştirmeyi neredeyse imkânsız hale getirmişti.”

Hizmetini kamu adına yine kamuya yaptığının bilinciyle hareket eden bir şirket olarak MEDAŞ’ın müşteri şikâyet ve taleplerine belirli bir zaman dilimi içinde yanıt verme mecburiyetinde olduğu da unutulmamalı. Ancak, etkili bir doküman yönetim sistemi olmaksızın kurum içi evrak takibinin yürümesi ve değerlendirme sonuçlarının abonelere iletilmesi yoğun emek ve maliyetli bir çalışma gerektiriyordu.

MEDAŞ’ın evrak üzerinden yürüyen iş akışlarını dijitalleştirmesi ve manuel takip edilen süreçleri otomasyona geçirmesi önündeki en önemli zorluklardan biri de yönetilmesi gereken evrak türlerinin fazlalığıydı.